Microsoft stellt bei vielen Kunden die Abrechnung auf die Microsoft-Kundenvereinbarung (MCA) um. Für Unternehmen ist das mehr als eine Änderung im Microsoft 365 Admin Center.
Denn mit dem Wechsel verändern sich auch die Möglichkeiten, Lizenzen zu reduzieren, Verträge zu verwalten und Kosten zu steuern.
💡 Microsoft-Kundenvereinbarung: Was steckt dahinter?
Die Microsoft Kundenvereinbarung/Microsoft Customer Agreement, kurz MCA, ist Microsofts digitaler Kundenvertrag für den Bezug von Microsoft-Produkten und Cloud-Diensten.
Microsoft beschreibt die MCA als einen vereinfachten, digitalen Vertrag, der nicht regelmäßig neu abgeschlossen werden muss. Produkte und Services werden dem entsprechenden Abrechnungskonto beziehungsweise Abrechnungsprofil zugeordnet.
Für Unternehmen bedeutet das zunächst einmal:
- Verträge werden stärker digital verwaltet.
- Abrechnung und Vertragsinformationen werden im Microsoft 365 Admin Center gebündelt.
- Abonnements können unterschiedliche Laufzeiten besitzen.
- Abrechnungsprofile können beispielsweise für unterschiedliche organisatorische Einheiten verwendet werden.
- Die Lizenzverwaltung wird stärker an das jeweilige Abonnement gekoppelt.
Das klingt zunächst nach einer technischen Verwaltungsfrage. In der Praxis ist es aber vor allem eine Frage des Lizenzmanagements.
⚡ Der entscheidende Punkt: Gekauft ist nicht gleich genutzt
Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen hat 250 Microsoft-365-Lizenzen gekauft, davon werden aktuell aber nur 218 benötigt. Die Differenz von 32 Lizenzen fällt im täglichen Betrieb möglicherweise überhaupt nicht auf.
Besonders problematisch wird das bei langfristigen Laufzeiten. Wenn Lizenzen nicht mehr kurzfristig reduziert werden können, bleibt die nicht benötigte Menge unter Umständen bis zum nächsten Verlängerungstermin bestehen.
Damit wird aus einer kleinen Abweichung im Lizenzbestand schnell ein relevanter Kostenfaktor. Deshalb sollte die Umstellung auf die MCA nicht isoliert betrachtet werden, sondern auch als Anlass zur Kontrolle des Microsoft Lizenzbestands führen.
ℹ️ Was ändert sich bei der Lizenz-Flexibilität?
Ein wichtiger Unterschied betrifft die Möglichkeit, Lizenzen während einer Laufzeit zu reduzieren oder ein Abonnement zu beenden. Unter den bisherigen MOSA-Bedingungen (Microsoft Online Subscription Agreement) konnten bestimmte Abonnements flexibler angepasst werden.
Unter der MCA gelten abhängig vom jeweiligen Produkt und Abonnement andere Regeln. Insbesondere bei Jahreslaufzeiten sollte deshalb geprüft werden:
Wie viele Lizenzen werden tatsächlich benötigt und wie stabil ist dieser Bedarf?
Denn eine Lizenz, die heute benötigt wird, muss nicht automatisch zwölf Monate lang benötigt werden. Bekannte Szenerien sind:
- Gekündigte oder wechselnde Mitarbeiter
- Saisonale Mitarbeiter
- Projektmitarbeiter
- Befristete Arbeitsverhältnisse
- Unternehmensbereiche mit stark schwankender Mitarbeiterzahl
- Test- und Projektumgebungen
- Zusammengelegte oder aufgelöste Abteilungen
Damit wird aus der reinen Lizenzzuweisung ein echtes Lizenz- und Vertragsmanagement.
💡 Lizenzmanagement leicht gemacht
Kombiniert Lizenzen, Verträge, Erinnerungen und vieles mehr in einem System.
✅ Warum das IT-Inventar dabei eine zentrale Rolle spielt?
Microsoft 365 ist heute nicht mehr nur ein einzelnes Softwareprodukt. In vielen Unternehmen existiert eine Kombination aus:
- Microsoft 365
- Entra ID
- Intune
- Defender
- Exchange Online
- SharePoint
- Teams
- Azure
- Drittanbieter-Apps
- On-Premise-Systemen
- Hardware
- Leasingverträgen
- Wartungsverträgen
Diese Informationen liegen häufig in unterschiedlichen Systemen. Genau hier entsteht ein Problem:
Wer die Zusammenhänge von vertraglichen Daten, Lizenzbeständen und anderen Zusammenhängen kennt und bewerten kann, hat in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten einen Wettbewerbsvorteil.
📅 Warum ist die MCA-Umstellung der perfekte Anlass für einen Lizenz-Check?
Die Umstellung sollte deshalb nicht einfach als notwendige Microsoft-Vertragsänderung behandelt werden.
Sie bietet die Möglichkeit, den gesamten Lizenzbestand einmal systematisch zu überprüfen.
✅ Abrechnungskonto prüfen
Im Microsoft 365 Admin Center sollte zunächst geprüft werden, welcher Vertragstyp für das jeweilige Abrechnungskonto hinterlegt ist.
Dabei sollte zwischen den verschiedenen Vereinbarungen und Regelungen unterschieden werden:
- MOSA
- MCA
- CSP
- Enterprise Agreement
Denn die jeweiligen Vertrags- und Abrechnungsbedingungen sind nicht identisch.
✅ Verlängerungstermine erfassen
Bei mehreren Abonnements können unterschiedliche Verlängerungstermine existieren wodurch Vertragslaufzeiten je Abonnement sehr wichtig sein können:
✅ Ungenutzte Lizenzen identifizieren
Besonders interessant sind Lizenzen, die zwar gekauft oder zugewiesen, aber kaum oder gar nicht genutzt werden.
✅ Vertragsdaten mit dem Lizenzbestand verbinden
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verbindung von Lizenz und Vertrag, damit relevante Daten, wie zum Beispiel die Laufzeiten, der Vertragspartner und Details dauerhaft verfügbar sind.
📃 Fazit - Die eigentliche Herausforderung ist nicht die Änderung der Microsoft-Kundenvereinbarung
Die Umstellung auf die Microsoft-Kundenvereinbarung ist zunächst ein Microsoft-Thema.
Für die IT wird daraus aber schnell ein anderes Thema:
Wie gut kennt das Unternehmen den eigenen Lizenzbestand?
Die Microsoft-Kundenvereinbarung macht damit ein grundsätzliches Problem sichtbar: Ohne aktuelle und verknüpfte IT-Daten wird Lizenzmanagement schnell zum Kostenrisiko.
