❎ Faktoren und Risiken der jährlichen Preiserhöhungen
🚩 Vertragliche Grundlage
Viele Softwareanbieter legen in ihren Lizenzverträgen fest, dass sie berechtigt sind, Preise jährlich anzupassen. Diese Klauseln sind oft an externe Indizes wie den Verbraucherpreisindex (VPI) oder an eine festgelegte Prozentzahl (z. B. 3–5 %) gekoppelt.
In einigen Fällen gibt es keine Obergrenze, was Anbieter in die Lage versetzt, auch größere Anpassungen vorzunehmen.
🚩 "Übliche" Begründung der Preiserhöhungen
Anbieter argumentieren oft mit gestiegenen Betriebskosten, der Weiterentwicklung ihrer Produkte oder der Inflation.
Bei Cloud-Software (z. B. SaaS) wird häufig auf zusätzliche Sicherheitsupdates, neue Funktionen oder Skalierungsmöglichkeiten hingewiesen.
🚩 Zeitlicher Ablauf
Preiserhöhungen werden in der Regel zu Beginn des neuen Vertragsjahres wirksam. Anbieter informieren Kunden typischerweise 30 bis 90 Tage vor dem Inkrafttreten über die Änderungen.
Oft gibt es nur eine kurze Frist für Rückfragen oder Verhandlungen.
🚩 Typische Herausforderungen durch Preiserhöhungen
Unternehmen haben Schwierigkeiten, langfristig zu planen, da die genauen Preiserhöhungen nicht immer transparent kommuniziert werden.
Gerade bei großen Softwareportfolios können selbst moderate jährliche Erhöhungen erhebliche Mehrkosten verursachen. Wenn ein Unternehmen stark von einer bestimmten Software abhängig ist, hat es wenig Verhandlungsspielraum.
💡 Lizenzmanagement leicht gemacht
Kombiniert Lizenzen, Verträge, Erinnerungen und vieles mehr in einem System.
🚩 Kombination mit weiteren Faktoren
Preiserhöhungen gehen oft Hand in Hand mit Änderungen im Lizenzmodell, etwa einer Umstellung von On-Premises auf Cloud-Abonnements.
Anbieter können ihre Preisstrategie so gestalten, dass neue Funktionen oder Produktpakete für bestehende Kunden obligatorisch werden.
🚩 Negativen Multiplikator-Effekte
Ein zusätzlicher Kostenfaktor ist der sogenannte Multiplikator-Effekt bei wachsender Benutzeranzahl. Viele Lizenzmodelle skalieren nicht linear, sondern beinhalten Preisstaffelungen oder Multiplikationsfaktoren, die bei einer hohen Nutzerzahl zu exponentiellen Kostenanstiegen führen können.
Besonders in wachsenden Unternehmen kann dies zu einem erheblichen finanziellen Risiko werden. Deshalb ist es entscheidend, bei der Wahl der Lizenzmodelle auf Skalierbarkeit und Transparenz der Preisstruktur zu achten sowie frühzeitig Alternativen zu prüfen.
🚩 Auswirkungen auf Unternehmen
Unerwartete oder überdurchschnittliche Erhöhungen können IT-Budgets strapazieren. Wenn ein Unternehmen gezwungen ist, zu einem neuen Modell oder einem anderen Anbieter zu wechseln, kann das hohe Kosten und Aufwand für die Umstellung bedeuten.
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann dies zu einem Wettbewerbsnachteil führen, wenn sie sich teure Software nicht mehr leisten können.
🚩 Beispiele aus der Praxis
Cloud-Dienste: Anbieter wie Microsoft, Adobe oder AWS erhöhen regelmäßig ihre Preise, oft unter Verweis auf zusätzliche Funktionen oder gestiegene Infrastrukturkosten.
Legacy-Software: Anbieter traditioneller On-Premises-Lösungen (z. B. Oracle, SAP) rechtfertigen Erhöhungen durch Support- und Wartungsaufwände.
Nur mit passenden Daten aus einer Inventarverwaltung über die eingesetzte Software, den Nutzungsrahmen und die passenden Vertragsbedingungen können Aussagen zum aktuellen Software- und Lizenz-Stand getätigt werden.
👉🏼 Schritte für dauerhafte Stabilität der Lizenzkosten
Alle Schritte können mit mehr Effizienz durch eine Inventarverwaltung durchgeführt werden. Daten stehen jederzeit zur Verfügung, alle Personen in den Abteilungen haben ein einheitliches Verständnis und Änderungen können zentral definiert und besprochen werden.
💡 Transparenz über Lizenzen schaffen
Überprüfen Sie alle Lizenzverträge auf Klauseln zu Preisanpassungen und dokumentieren Sie diese Informationen zentral, um rechtzeitig auf Änderungen reagieren zu können.
Eine Inventarverwaltung listet alle nötigen Verträge und deren Kosten auf. Zudem können die Bedingungen als Dokument, Kommentar oder mit der passenden Zuweisung zu Assets als erweitertes Attribut genutzt werden.
📆 Langfristige Verträge verhandeln
Sichern Sie sich feste Preise für mehrere Jahre oder verhandeln Sie Staffelmodelle mit moderaten Preissteigerungen. Dadurch gewinnen Sie Planungssicherheit.
Um Verträge langfristig verhandeln zu können, braucht man oftmals historische Daten von verschiedenen Vertragstypen, deren Änderungen über die Laufzeit und eine ganze Reihe weiterer Attribute.
⚖ Wert und Kosten abwägen
Analysieren Sie die Nutzung der Software und kündigen Sie ungenutzte Lizenzen. Stellen Sie sicher, dass der Mehrwert der Software die Kosten rechtfertigt, und ziehen Sie bei Bedarf alternative Anbieter in Betracht.
Es lassen sich schnell die Benutzer- oder Hardware-Zuordnungen über eine Inventarverwaltung erkennen. Produkte ohne Lizenz-Zuweisung können aus dem Portfolio einfacher entfernt werden, da die passenden Echtzeit-Daten unterstützen.
🚀 Frühzeitig verhandeln
Beginnen Sie mindestens sechs bis zwölf Monate vor Vertragsverlängerung mit den Verhandlungen. Anbieter sind oft zu Preisnachlässen bereit, wenn Alternativen geprüft werden.
Für Vertragsverhandlungen sind alle Rahmenbedingungen, Kosten, aber auch eigene definierte Felder hilfreich. Die Historien-Informationen auf Lizenz-, aber auch Vertrags-Ebene können hier vorab den entscheidenden Unterschied machen.
✅ Alternative Lösungen evaluieren
Überlegen Sie, ob Open-Source-Software oder Wettbewerbsprodukte eine günstigere Alternative darstellen könnten, ohne dass Sie dabei wesentliche Funktionen verlieren.
Um auch das passende Mengengerüst für eine alternative Lösung zu kennen, braucht es je die Anzahl von aktiv genutzt Installationen, CPU Kernen oder andere technische Daten, die zwecks Bewertung einfließen sollten.
🏅 Optimierung durch Tools und Partner
Nutzen Sie Lizenzmanagement-Tools, um Kosten und Nutzung zu überwachen, und ziehen Sie externe Berater hinzu, um Verträge zu analysieren und Optimierungspotenzial zu identifizieren.
Das Lizenzmanagement wird vielfach auch von Inventarverwaltungen abgebildet. Somit können die Geräte-Daten und die Software-Daten, die Teil der Lizenz-Informationen sind, gemeinsam für bessere Entscheidungen genutzt werden.
📂 Mitarbeiter schulen
Schaffen Sie ein Bewusstsein für effiziente Softwarenutzung, um unnötige Kosten zu vermeiden. Etablieren Sie klare Richtlinien zur Steuerung von Softwarelizenzen.
Lizenzen, deren Bedingungen und der Einsatz der passenden Software sind extrem komplex und brauchen häufig auch Vorwissen. Ohne Schulung und mit der Unterstützung einer Inventarverwaltung wird dies nicht vollständig zu lösen sein.
👍 Interne Prozesse optimieren
Vermeiden Sie dezentrale Lizenzkäufe und bündeln Sie diese zentral, um eine stärkere Verhandlungsposition zu erreichen. Regelmäßige Software-Audits helfen, ungenutzte Lizenzen aufzuspüren.
Durch eine Datenbasis können dezentrale bzw. ungeplante Käufe nicht in der Form stattfinden. Nur wenn der passende Bedarf aus der Inventarverwaltung heraus deutlich wird, sollten Lizenzen neu beschafft oder ganze Verträge erneut unterschrieben werden.
💲 Preise überwachen
Prüfen Sie, ob die Preiserhöhungen an externe Indizes wie den Verbraucherpreisindex gekoppelt sind, und hinterfragen Sie, ob die Anpassung gerechtfertigt ist.
Weitere Daten können über ein flexibles Datenmodell jederzeit an Verträge oder Lizenzen gekoppelt werden und somit bessere Aussagen zu Index-Entwicklungen oder sonstigen Faktoren gemacht werden.
⭐ Dauerhafte Stabilität bei Lizenzkosten durch eine Inventarverwaltung
IT-Kosten sind ein erheblicher Teil der Gesamtkosten, die zur Bereitstellung des Betriebs notwendig sind. Darum muss auch bei Lizenzkosten der genaue prüfende Blick immer wieder angewendet werden.
Was ist ausreichend? - Was ist zu viel? - Was kann gekündigt werden? - Die zentralen Fragen bei Lizenzkosten, die dauerhaft und immer wieder gestellt werden müssen!
✅ Gute Daten und Lösungen durch den Einsatz einer Inventarverwaltung
- Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse: Der erste Schritt zur Stabilisierung der Lizenzkosten besteht darin, eine umfassende Bestandsaufnahme aller vorhandenen Softwarelizenzen durchzuführen.
- Optimierung der Lizenznutzung: Ein effizienter Umgang mit Lizenzen hilft, die Kosten langfristig zu senken.
- Automatisierte Lizenzverwaltung: Eine moderne Lizenzmanagement-Software hilft, den Überblick über Lizenzen zu behalten und ungenutzte oder überflüssige Lizenzen frühzeitig zu identifizieren.
- Regelmäßige Audits und Compliance-Prüfungen: Lizenzaudits sind essenziell, um unerwartete Kosten durch Non-Compliance zu vermeiden.
- Langfristige Strategie und Budgetplanung: Eine strategische Herangehensweise stellt sicher, dass Lizenzkosten nicht unkontrolliert steigen
📃 Fazit - Transparenz, Optimierung und strategische Planung als Schlüssel zum Erfolg
Die dauerhafte Stabilisierung der Lizenzkosten erfordert eine Kombination aus Transparenz, Optimierung und strategischer Planung.
Durch eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Lizenzstrategie können Unternehmen langfristig erhebliche Einsparungen erzielen und gleichzeitig die Effizienz ihrer IT-Infrastruktur verbessern.
Die jährlichen Preiserhöhungen bei Softwarelizenzen stellen Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Anbieter passen ihre Preise regelmäßig an, oft ohne direkte Gegenleistung in Form neuer Funktionen oder verbesserter Services. Dies kann zu unerwarteten Kostensteigerungen führen, die sich negativ auf das IT-Budget auswirken.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, müssen Unternehmen proaktive Strategien entwickeln. Dazu gehören eine frühzeitige Budgetplanung, langfristige Vertragsverhandlungen und die Nutzung alternativer Lizenzmodelle.
Durch den Vergleich verschiedener Anbieter und die Evaluierung von Open-Source-Lösungen können Kosten reduziert werden. Zudem ist ein effektives Lizenzmanagement essenziell, um Überlizenzierung zu vermeiden und Einsparpotenziale zu identifizieren.
Letztlich erfordert ein nachhaltiges Lizenzmanagement eine kontinuierliche Überwachung der Markttrends sowie eine flexible Anpassung der IT-Strategie. Nur so können Unternehmen den steigenden Lizenzkosten entgegenwirken und ihre IT-Kosten langfristig stabil halten.
