Lizenzmanagement

So gelingt das Lizenzmanagement in der IT

Wir zeigen Ihnen wie ein optimales Lizenzmanagement in der Unternehmens-IT funktionieren kann und welche Tools hierfür eingesetzt werden müssen.

Michael Kostka
Michael Kostka Veröffentlicht am 04.04.2023

Das Lizenzmanagement ist eines der undurchsichtigsten und umfangreichsten Themen in der IT.

Auch aufgrund des Kostendrucks und möglichen Problemen durch Lizenzaudits und teure Nachlizenzierungen.

Jeder IT-Administrator oder -Verantwortliche kommt spätestens im Bereich der Microsoft Lizenzierung mit teils abstrusen und unklaren Lizenzbedingungen in Berührung.

Unterschiedliche Lizenzierungsarten

Jeder Software-Hersteller bietet in der Regel unterschiedliche Lizenzmodelle pro Software an. Diese unterscheiden sich teilweise auch noch nach dem konkreten Einsatzzweck wie z.B. der internen Nutzung oder dem Kundeneinsatz.

Grundsätzlich lässt sich das Lizenzmanagement in die vier folgenden Lizenzierungsarten einteilen:

Weitere Details finden Sie auch in unserem ausführlichen Artikel zum Thema Lizenzierungsarten.

Diese Lizenzmetriken stellen die folgenden Anforderungen an die Datenqualität:

  • Pro Arbeitsplatz / Gerät: Wie viele Geräte habe ich überhaupt? Sind diese noch aktiv im Einsatz?
  • Pro Benutzer: Wer hat worauf Zugriff? Ist der Benutzer noch aktiv?
  • Pro CPU / Socket: Wie viele CPUs besitzt der Server überhaupt?
  • Pro Core: Wie viele CPU Kerne hat das System insgesamt?

Hieran sehen wir auch direkt die bestehende Herausforderung.

Nach unserer Erfahrung geht das Thema Lizenzmanagement daher immer mit einer Inventarisierung der IT-Hardware einher. Obligatorisch ist hierbei natürlich auch der Abgleich von Mitarbeiterlisten über Active Directory oder auch Microsoft 365.

Vertragsverwaltung & Laufzeiten

An Softwarelizenzen sind gerade im Zeitalter der zunehmenden Verbreitung von Subscriptions noch zusätzliche Daten geknüpft. Diese müssen ebenfalls zentral erfasst und mit den Lizenzen verbunden werden.

  • Support- und Wartungsverträge
  • Datenschutzvereinbarungen
  • Ablauffristen
  • Wiederkehrende Kosten

Hierfür wird ein System zur Vertragsverwaltung benötigt, welches zeitgleich auch eine Verknüpfung mit den eingesetzten Lizenzen und Systemen (z.B. PCs, Server) bietet.

Die Vertragsdokumente sollten in diesem Schritt direkt digitalisiert abgelegt werden um zeitaufwändige Recherchen im Ordnerarchiv zukünftig zu vermeiden.

Schritt 1 - Prioritäten setzen

Gerade wer das Thema Lizenzmanagement neu angeht oder eine bestehende Infrastruktur erst kürzlich übernommen hat muss schlicht Prioriäten setzen.

Besonders in diesem Fall wäre es vermessen im ersten Durchlauf eine 100% korrekt lizenzierte IT-Umgebung anzusetzen. Konzentrieren Sie sich stattdessen um die dringendsten Punkte:

  • Welche lizenzpflichtige Software ist für das Tagesgeschäft überlebenswichtig?
  • Betreibe ich Fremdsoftware im Kundenauftrag?
  • Welche Software befindet sich häufig im Einsatz (z.B. Microsoft Office, VMware vSphere)?
  • Sind Anschaffungen neuer Hardware inkl. Lizenzen (z.B. Microsoft Windows) geplant?
  • Nutze ich eine Terminalserver-Umgebung?

Schritt 2 - Daten sammeln

Nur auf der Basis von Daten lassen sich valide Entscheidungen treffen!

Alexander van der Steeg, CTO EntekSystems GmbH

An dieser Stelle sind Automatisierung und die Definition neuer Prozesse (siehe auch Schritt 4) der Schlüssel zum Erfolg.

Dabei geht es keineswegs um eine groß angelegte Sammlung von unwichtigen Massendaten.

Nach unserer Erfahrung gehen hier auch viele Anbieter von spezialisierten SAM (= Software Asset Management) Tools einen falschen Ansatz. Es werden erstmal alle Daten ohne jegliche Form der Ordnung und Kategorisierung erfasst.

Man verliert hierdurch nur den Überblick und den Fokus auf das wesentliche: kostenpflichtige Software.

Achten Sie stattdessen darauf, dass Sie bereits vor oder während der Erfassung festlegen können, welche Software-Pakete für Sie von Interesse sind.

Um eine möglichst breite und automatisierte Erfassung von Daten zu gewährleisten empfiehlt sich hier ein agentenloser Netzwerkscan aller IT-Systeme.

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Schritt 3 - Lizenzbilanz auswerten

Der wichtigste Schritt lautet hier: Know-How aufbauen.

So offensichtlich wie dieser Fakt ist, wird er häufig nur unzulänglich beachtet. Gerade im Microsoft Umfeld gibt es viele Fallstricke bei der korrekten Lizenzierung.

Hierbei kann Sie aktuell keine am Markt verfügbare Lösung entbinden und man sollte stets auf dem Laufenden bleiben, was sich zwischen den Versionen ändert:

Wo gibt es Unterlizenzierungen?

Im Zuge einer Lizenzbilanzierung wird sehr häufig eine Unterlizenzierung aufgedeckt. D.h. ich habe zu wenige Lizenzen für ein bestimmtes Software-Produkt.

Kann ich Lizenzen verschieben / umverteilen?

Gerade bei größeren Unternehmen oder auch Konzernen mit verzweigten Firmenstrukturen ist die Gesamtbilanz zwar ausgeglichen, jedoch ist ggf. ein Tochterunternehmen nicht ausreichend lizenziert während im Mutterkonzern mehr als genug Lizenzen vorhanden sind.

Ist eine Übertragung möglich - teilweise auch durch Zahlung von verhältnismäßig geringen Zusatzkosten - können hierdurch im Vergleich zu einer Neuanschaffung drastische Kostenvorteile erzielt werden.

Wo kann ich Lizenzen einsparen?

Bei Lizenzaudits tritt dieser Fall wahrscheinlich eher selten auf. Es kann aber durchaus in Teilbereichen der Fall sein.

In der Auswertung der Lizenzbilanz sollte immer geprüft werden, ob Software(-Lizenzen) tatsächlich noch genutzt werden. An manchen Stellen kann auch ein Wechsel des Lizenzmodells (z.B. per Core Lizenzierung bei SQL-Server) je nach Einsatzzweck kostengünstiger sein.

Aus Datenschutzgründen scheiden automatische Ansätze wie z.B. ein Software-Metering (= Nutzungszeitauswertung pro Benutzer) aus. Die gute alte Rückfrage beim Fachbereich wirkt hier aber oft Wunder - am besten kombiniert mit einer Aufstellung der Kosten.

Schritt 4 - Prozesse etablieren

Ein Lizenzmanagement muss einmal gerade gezogen werden um eine solide Ausgangsbasis zu schaffen.

Damit dies auch so bleibt, ist es umso wichtiger die eigenen Prozesse zu überarbeiten. Das Lizenzmanagement ist nur so gut wie seine aktive Pflege.

Wie erfolgt die Beschaffung neuer Lizenzen?

Die Beschaffung neuer Lizenzen sollte immer zentral über eine Abteilung oder einen Ansprechpartner erfolgen.

Zudem sollte man in diesem Prozess direkt von Anfang an für eine Kostentransparenz sorgen. Ist sich der anfragende Fachbereich der (Folge-)Kosten bewusst?

Gibt es einen Deinventarisierungs-Prozess?

Zusätzlich sollten die Prozesse zum On- und Offboarding von Mitarbeitern oder auch dem Ausmustern von Hardware beleuchtet werden.

  • Was passiert mit Lizenzen und verknüpften Wartungsverträgen?
  • Welche Lizenzen benötigt ein neuer Mitarbeiter?
  • Wie stelle ich sicher, dass Lizenzen von den Systemen gelöscht werden?

Funktioniert der automatische Abgleich?

Die manuelle Zuordnung von installierter Software zu PCs oder Benutzern funktioniert nur im kleinen Rahmen oder für vereinzelte Spezialsoftware. Besser ist hier eine automatisierte Zuweisung über einen zeitlich gesteuerten Netzwerkscan.

Habe ich Benachrichtigungen implementiert?

Der schlimmste Fall ist, dass eine wichtige Lizenz oder ein Vertrag abläuft und niemand davon in Kenntnis gesetzt wird.

Aus diesem Grund sollte immer darauf geachtet werden, dass für alle Lizenzen oder Verträge Ablauf- und Erinnerungsfristen digital in der Inventarverwaltung hinterlegt sind. Diese sollten zudem automatisch per E-Mail Benachrichtigung an den Fachbereich oder (noch besser) an ein Ticketsystem gesendet werden.

Fazit

Das Lizenzmanagement in der IT ist ein sehr umfangreiches Thema, das häufig lange Zeit vernachlässigt wird.

Besonders kritisch sind hierbei auch Softwarepakete, die auch ohne Lizenz lauffähig sind. Vor allem beim Thema CALs (= Client Access License) sind sehr viele Unternehmen daher nicht korrekt lizenziert.

Einen Überblick erhält man nur durch eine ganzheitliche Erfassung: Dies inkludiert Hardware, Benutzer, Software, Verträge und alle daran hängenden Prozesse. Dabei sind die Datenqualität und internes Know-how unabdingbar.

Michael Kostka
Michael Kostka Autor

Geschäftsführer / CEO

Gründer und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kostka verantwortet bei uns die Bereiche technischer Vertrieb und Leitung des Tagesgeschäfts.

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