In jedem Unternehmen - egal ob Startup oder Konzern - sammeln sich über die Jahre auch immer mehr Verträge mit Lieferanten oder Dienstleistern an.
Gerade im Hinblick auf den Trend zu Cloud / SaaS Lösungen wird der Überblick zu Verträgen zu einem immer größeren Problem, denn niemand hat immer alle Laufzeiten auswendig im Kopf.
Eine digitale Verwaltung muss her. Aber bitte nicht mit Excel.
Laufzeiten
Ein zentraler und zugleich teilweise komplexer Punkt ist die digitale Erfassung von Vertragslaufzeiten.
Jeder Hersteller bzw. Vertragspartner hat hier unterschiedliche Modelle:
- Fixe Laufzeit mit festem End-Datum
- Automatische Verlängerung um eine bestimmte Laufzeit
- Individuelle Kündigungsfristen
- Sonderkündigungsrecht (z.B. bei Preiserhöhung)
Die teilweise komplexen Vertragsmodelle lassen sich in vielen digitalen Systemen zur Vertragsverwaltung nicht 100% abbilden. Häufig wird dann mit persönlichen Kalendereinträgen oder sonstigen Workarounds gearbeitet.
Achten Sie daher bei der Auswahl einer Vertragsverwaltung darauf, dass die notwendige Flexibilität hinsichtlich Laufzeiten und Kündigungsfristen gegeben ist.
Subventionierungsfristen
Für viele Verträge gibt es zur eigentlichen Laufzeit noch eine zusätzliche Subventionierungsfrist.
Klassisches Beispiel sind hier Mobilfunkverträge von Telekom, Vodafone & Co. Dort haben Sie nach 1 - 2 Jahren die Möglichkeit vergünstigt ein neues Endgerät abzurufen.
In vielen Firmen wird diese Frist meist nicht in Anspruch genommen und dadurch bares Geld verschenkt.
Je nach Anbieter sind hier allerdings auch weitere Subventionierungen denkbar:
- Vergünstigtes Upgrade auf höheren Vertrag
- Abruf zusätzlicher Leistungen (Workshops, Beratung)
Die Fristen zum Abruf dieser Bonusleistungen sollten sich in einem System zur Vertragsverwaltung zusätzlich zur Vertragslaufzeit erfassen lassen. Dabei ist auch wichtig, dass der Zeitpunkt der letzten Inanspruchnahme vermerkt werden kann.
Erinnerungen
Wie in den oberen Bereichen beschrieben dreht sich bei der Vertragsverwaltung vieles um Laufzeiten und einzuhaltende Fristen.
Das nützt natürlich nichts, wenn diese Daten z.B. in einer Excel Liste liegen, welche nur sporadisch geöffnet wird.
Proaktive Benachrichtigungen an ablaufende oder subventionierbare Verträge per E-Mail oder Push Nachricht sind daher elementar wichtig.
Hierbei sollten auch stets die Kündigungsfristen der jeweiligen Verträge mit einkalkuliert werden. Zusätzlich müssen natürlich auch Ihre internen Prozesslaufzeiten beachtet werden:
Es nützt nichts, wenn Sie die Erinnerung an einen ablaufenden Vertrag am letzten Tag der Kündigungsfrist erhalten. Hier sollten stets 30 - 60 Tage zur Klärung des weiteren internen Bedarfs und zusätzlichen Abstimmungen mit den betroffenen Fachbereichen einkalkuliert werden.
Dateiablage
Zu Verträgen gehören natürlich auch umfangreiche Vertragsdokumente. Auch hier scheidet z.B. Excel als Tool zur Vertragsverwaltung direkt aus.
Häufig werden die eigentlichen Vertragsdokumente im Archiv oder den Unweiten der Finanzbuchhaltung aufgehoben.
Unmöglich mal eben schnell einen Blick in die Vertragsbedingungen oder die Leistungsbeschreibung zu werfen.
Gerade derartige Recherchearbeiten ziehen ohne eine digitale Dateiablage sehr schnell stundenlange Suchen nach sich.
Eine digitale Vertragsverwaltung muss Ihnen daher zusätzlich die Möglichkeit bieten Vertragsdokumente z.B. als PDF Dokument direkt beim Vertrag abzuspeichern. Die hochgeladenen Dokumente sollten sich zusätzlich auch mit einer Beschreibung oder Schlagwörtern / Tags versehen lassen, um eine schnellere Suche zu ermöglichen.
Verknüpfungen
Um nun wieder die Brücke zwischen verschiedenen Abteilungen wie IT, Buchhaltung, Einkauf zu schlagen ist eine Verknüpfung der Verträge mit Ihren Assets oder Stammdaten unerlässlich.
Im Rahmen eines IT Asset Managements können Sie beispielsweise Wartungsverträge für Ihre IT Komponenten direkt mit den zugehörigen Geräten verknüpfen.
Somit kann man direkt einsehen, dass dem Gerät ein Vertrag zugeordnet ist, der evtl. sogar bald abläuft.
Aus der Praxis heraus ist dies gerade bei folgenden Szenarien äußerst wertvoll:
- Leasing von IT-Hardware (z.B. Notebooks)
- Telefonvertrag eines Smartphones (Einsicht Konditionen, Laufzeit, etc.)
- Standleitungen / Internetanschlüsse der Geschäftsstellen
- Mietverträge für Büros oder Rechenzentren
- Wartungsverträge für Infrastruktur (z.B. USV, Klimaanlagen)
- Wartungsverträge mit Software-Hersteller
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Kostenkontrolle
Vor allem im Bereich Leasing sollte eine monatliche Kostenkontrolle erfolgen.
Gerade bei größeren Leasingverträgen mit beispielsweise 20 oder mehr Notebooks sollten die monatlichen Rechnungen der Leasinggesellschaft mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen werden.
Hierzu müssen in Verträgen zum einen Vertragskosten (monatlich, quartal, jährlich) erfasst und zusätzlich auch eine Verknüpfung mit den Geräten sowie deren Anschaffungswert / Teilrate hergestellt werden.
In größeren Organisationen müssen zu einem Vertrag ebenfalls Kostenstellen zu einem Vertrag zugeordnet werden können.
Fazit
Die Nutzung und vor allem Verknüpfung eines Systems zur Vertragsverwaltung führt zu einer Reduzierung von Arbeitsaufwänden und bietet zusätzlich ein enormes Einsparungspotential durch z.B. die Einhaltung von Kündigungsfristen.
Kombiniert man dies mit einer digitalen Ablage der Vertragsdokumente lassen sich für viele Bereiche des Unternehmens deutliche Mehrwerte generieren.
