🧩 Einleitung
In vielen Unternehmen läuft die IT scheinbar reibungslos. Die Mitarbeiter arbeiten, die Systeme funktionieren, Rechnungen werden bezahlt. Fragt man jedoch den Geschäftsführer, wie viele Laptops, Softwarelizenzen oder Server das Unternehmen tatsächlich besitzt und was davon wirklich genutzt wird, wird es oft vage.
Nicht aus Unwissen, sondern weil diese Transparenz im Alltag selten eingefordert wird. Solange keine Probleme auftreten, bleibt das Thema unsichtbar. Genau hier liegt das Risiko. Denn fehlende Übersicht in der IT bedeutet nicht nur ineffiziente Ausgaben, sondern auch rechtliche, finanzielle und operative Unsicherheiten und letztlich oft vermeidbare Kosten.
Im folgenden Beitrag erläuterten wir ausführlich: Wie Geschäftsführungen durch IT-Asset-Management profitieren
IT Asset Management, kurz ITAM, setzt genau an diesem Punkt an.
Ein Thema, das selten auffällt, bis es richtig teuer wird!
📘 Was ist IT Asset Management für Nicht-ITler
Ein IT Asset Management, kurz ITAM oder auch Inventarverwaltung, bedeutet im Kern: zu wissen, was dem Unternehmen gehört, was es kostet und wofür es genutzt wird, bezogen auf die eigene IT, aber auch das gesamte Unternehmen.
Dazu zählen unter anderem:
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Hardware wie Computer, Laptops, Smartphones
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Server, Netzwerkkomponenten
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Wartungs- und Serviceverträge
Einfach gesagt: ITAM ist die Inventarliste der digitalen Arbeitswelt, allerdings nicht als Excel-Tabelle, sondern als verlässliche Entscheidungsgrundlage.
Für einen Geschäftsführer ist ITAM kein Nice-to-have, kein reines IT-Werkzeug, sondern ein Instrument zur Steuerung von Kosten, Risiken und Investitionen. Es schafft Transparenz dort, wo sonst Annahmen und Gewohnheiten dominieren.
⚡ Warum Geschäftsführer ITAM häufig unterschätzen
Viele Entscheider bewerten ITAM zunächst als „reines IT-Thema“. Typische Gedanken sind:
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„Dafür haben wir doch unsere IT.“
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„Das läuft doch seit Jahren so.“
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„Wir haben eine Liste, das reicht.“
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„Der Aufwand steht in keinem Verhältnis.“
Diese Einschätzung mag nachvollziehbar erscheinen. Ein ITAM macht sich selten sofort bemerkbar. Sein Nutzen zeigt sich meist nicht durch neue Funktionen, sondern durch vermeidbare Fehler, unnötige Kosten und reduzierte Risiken.
Gerade langfristig steigt der Nutzen eines ITAM immens: Mehr erfahren
Gerade weil diese Probleme nicht täglich sichtbar sind, wird ihr wirtschaftlicher Einfluss unterschätzt.
📊 Die fünf überzeugendsten Business-Argumente für ITAM
1️⃣ Kostenkontrolle statt Bauchgefühl
Ohne ITAM ist unklar, welche Software wirklich genutzt wird und welche lediglich bezahlt wird. In vielen Unternehmen existieren Lizenzen, die seit Monaten oder Jahren nicht verwendet werden.
IT-Asset-Management schafft belastbare Zahlen:
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Welche Kosten sind notwendig?
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Welche Ausgaben lassen sich reduzieren?
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Wo entstehen Doppelstrukturen?
Das Ergebnis sind messbare Einsparungen, oft ohne funktionale Einschränkungen aber mit immensen Mehrwert.
2️⃣ Minimierung von Lizenz- und Audit-Risiken
Softwarehersteller prüfen regelmäßig, ob Unternehmen korrekt lizenziert sind. Fehlende Übersicht kann zu Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Reputationsschäden führen.
ITAM sorgt dafür, dass das Unternehmen:
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weiß, was installiert ist und wo
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weiß, was erlaubt ist und was nicht
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Audits souverän begegnen kann
Das ist kein theoretisches Risiko, sondern eine reale Haftungsfrage.
3️⃣ Fundierte Budget- und Investitionsentscheidungen
Ohne ITAM basiert IT-Planung häufig auf Schätzungen. Mit ITAM werden Investitionen nachvollziehbar:
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Welche Systeme sind veraltet?
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Wo lohnt sich Ersatz statt Reparatur?
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Welche Verträge sind langfristig sinnvoll?
ITAM liefert die Grundlage für planbares Wachstum statt reaktiver Notlösungen.
4️⃣ Reduzierung von Sicherheits- und Haftungsrisiken
Unbekannte oder nicht gepflegte IT-Komponenten sind potenzielle Sicherheitslücken. Geräte ohne klaren Eigentümer oder Software ohne Wartung erhöhen das Risiko von Ausfällen und Datenverlust.
ITAM schafft Ordnung und Verantwortlichkeit, ein entscheidender Faktor für Compliance und Unternehmenssicherheit.
5️⃣ Entlastung von Management und IT
Paradoxerweise spart ein IT-Asset-Management Zeit. Statt aufwendiger Rückfragen, manueller Listen und spontaner Recherchen existiert eine verlässliche Datenbasis.
Das Management erhält klare Antworten. Die IT gewinnt Zeit für strategische Aufgaben.
Im folgenden Beitrag finden Sie weitere 10 Gründe für den Einsatz von IT-Asset-Management-Software
🎯Wie ein IT-Admin das Thema richtig beim Chef platziert
Der entscheidende Punkt ist die Kommunikation und Ansprache.
Ein IT-Administrator überzeugt nicht mit technischen Details, sondern mit betriebswirtschaftlichen Argumenten. Erfolgreich ist, wer:
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über Kosten, Risiken und Entscheidungssicherheit spricht
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konkrete Beispiele nennt („Wir bezahlen aktuell X für Y, ohne es zu nutzen“, "Wir haben keine Übersicht über unsere Verträge und Laufzeiten", "Wir wissen nicht, wo sich die Laptops momentan befinden.")
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ITAM als Unterstützung für das Management darstellt, nicht als Zusatzaufwand
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bewusst auf Fachbegriffe verzichtet, beziehungsweise sie nur sinnvoll platziert
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den konkreten Mehrwert und die Benefits einer zentralen Plattform deutlich macht, die übergreifend über Abteilungen hinweg die Zusammenarbeit proaktiv fördert
Wichtig ist auch, nicht sofort über Tools oder Systeme zu sprechen. Zuerst geht es um das Problem, dann um den Nutzen, erst zuletzt um die Lösung.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
🏭 Praxisbeispiel aus dem Mittelstand
Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 250 Mitarbeitern hatte über Jahre hinweg Software nach Bedarf beschafft. Niemand hatte den vollständigen Überblick, nichts wurde konkret dokumentiert oder zentral verwaltet.
Im Rahmen eines ITAM-Projekts stellte sich heraus:
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Über 35 % der bezahlten Lizenzen wurden nicht genutzt
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Wartungsverträge liefen für Geräte, die längst nicht mehr im Einsatz waren
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Bei einem Hersteller bestand ein enormes Unterlizenzierungsrisiko
Nach der Bereinigung sanken die laufenden IT-Kosten deutlich. Gleichzeitig konnte das Management erstmals verlässlich planen und Audits ohne Zeitdruck begegnen.
Der Mehrwert lag nicht in der Technik, sondern in der gewonnenen Transparenz.
☑️ Checkliste: So überzeugt der IT-Admin den Geschäftsführer von ITAM
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Klar erklären, welches unternehmerische Problem ITAM löst
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In Kosten, Risiken und Entscheidungen argumentieren, nicht technisch
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Aufzeigen, welche Unsicherheiten aktuell bestehen
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ITAM als Management-Werkzeug, nicht als IT-Projekt verstehen und darstellen
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Den Nutzen höher gewichten als den Implementierungsaufwand
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Geduldig bleiben: ITAM ist ein strategisches Thema, kein Schnellschuss
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Bei einem Hersteller bestand ein enormes Unterlizenzierungsrisiko
🎯 Fazit: ITAM ist kein IT-Projekt, sondern Unternehmenssteuerung
IT Asset Management ist kein Selbstzweck und kein Kontrollinstrument für die IT. Es ist ein mächtiges Werkzeug für Unternehmen, das Geschäftsführern ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen, Risiken zu reduzieren und Kosten im Griff zu behalten.
Ein IT-Administrator überzeugt dann, wenn er ITAM nicht als technische Notwendigkeit verkauft, sondern als das, was es ist:
IT-Asset-Management bedeutet eine Grundlage für unternehmerische Kontrolle.
