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10 Gründe für den Einsatz von IT-Asset-Management-Software 

In der modernen Geschäftswelt ist eine starke IT-Infrastruktur entscheidend für effiziente Geschäftsprozesse. Das Management dieser IT-Assets ist jedoch ohne geeignete Softwareunterstützung eine komplexe Herausforderung.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 23.01.2024

ℹ 10 Kriterien für einen reibungslosen Einsatz von ITAM

Die Einführung eines passenden IT-Asset-Managements kann der Beginn vielfältiger Digitalisierungsprojekte in einem Unternehmen sein! - Die Grundlagen und Daten aus diesem Change-Prozess helfen auch bei ERP-, oder CRM-Projekten und heben die Innovationsmöglichkeiten.

Alexander van der Steeg - CTO EntekSystems

1️⃣ Vermeidung des Missbrauchs von Tabellenkalkulationen 

Eine der häufigsten Fallen, in die Unternehmen tappen, ist der Versuch, IT-Asset-Management mit einfachen Tabellenkalkulationen zu bewältigen. Dieser Ansatz wird jedoch schnell unübersichtlich und ineffizient, da er den komplexen Anforderungen des Asset-Managements nicht gerecht wird.

Eine dedizierte Softwarelösung bietet hier einen strukturierten Rahmen, um Assets effizient zu verfolgen, zu verwalten und zu optimieren. 

2️⃣ Beseitigung der Schatten-IT 

Die unbefugte Verwendung von Anwendungen und Geräten, auch als Schatten-IT bekannt, stellt ein erhebliches Sicherheits- und Compliance-Risiko dar.

IT-Asset-Management-Software ermöglicht es Unternehmen, die gesamte IT-Landschaft zu überblicken und nicht autorisierte Geräte und Anwendungen zu identifizieren. Durch die Kontrolle über die Schatten-IT können Sicherheitsrisiken minimiert und Compliance-Anforderungen erfüllt werden. 

3️⃣ Kosteneinsparungen realisieren 

Die effiziente Nutzung von Ressourcen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und das gilt auch für IT-Assets.

IT-Asset-Management-Software ermöglicht eine präzise Inventarisierung und Verfolgung von Assets, was zu besserer Ressourcennutzung und Kosteneinsparungen führt.

Durch die Vermeidung von Doppelanschaffungen und die rechtzeitige Identifizierung veralteter Geräte können Unternehmen ihre Ausgaben optimieren. 

4️⃣ Compliance und Rechenschaftspflicht

IT-Asset-Management hilft Unternehmen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, sei es in Bezug auf gesetzliche Vorschriften, branchenspezifische Standards oder interne Richtlinien. Die genaue Verfolgung von Assets erleichtert Audits und trägt zur Rechenschaftspflicht bei.

5️⃣ Risikomanagement

Durch eine umfassende Bestandsaufnahme und Überwachung von IT-Assets können potenzielle Sicherheitslücken und Risiken frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies trägt dazu bei, die IT-Infrastruktur vor Bedrohungen zu schützen und Ausfallzeiten zu minimieren.

Mehr Infos zu dem Thema in unserem Blog-Artikel "IT-Asset-Management: Risikoanalyse für die eigene Infrastruktur".

6️⃣ Lizenzmanagement

Effektives IT-Asset-Management ermöglicht die genaue Verfolgung von Softwarelizenzen. Dies hilft, Lizenzverletzungen zu vermeiden, Kosten zu reduzieren und die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen.

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7️⃣ Lebenszyklusmanagement

Ein systematisches IT-Asset-Management ermöglicht die Überwachung des gesamten Lebenszyklus von Hardware und Software.

Dies umfasst die Beschaffung, Nutzung, Aktualisierung und schließlich die ordnungsgemäße Entsorgung von Assets, was zur Maximierung ihrer Effizienz beiträgt.

8️⃣ Optimierung der Ressourcennutzung

Durch die genaue Kenntnis über den Zustand und die Nutzung von IT-Assets können Unternehmen Ressourcen optimal verteilen.

Dies schließt die Möglichkeit ein, ungenutzte oder unterausgelastete Ressourcen zu identifizieren und neu zuzuweisen, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

9️⃣ Unterstützung bei strategischen Entscheidungen

IT-Asset-Management liefert wertvolle Daten, die in strategische Entscheidungsprozesse einfließen können.

Durch Analysen und Berichte können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, sei es bei der Planung von Technologieinvestitionen, der Optimierung von Prozessen oder der Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

🔟 Schnellere Fehlerbehebung und Wiederherstellung

Bei IT-Problemen ist eine schnelle Identifizierung und Behebung entscheidend. IT-Asset-Management ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen über die Konfiguration von Systemen und erleichtert so die Fehlerdiagnose und -behebung, was zu kürzeren Ausfallzeiten führt.

🔢 Verbesserung der Servicequalität

Durch eine effektive Verwaltung von IT-Assets können Unternehmen die Qualität ihrer IT-Services verbessern. Dies trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden bei, da schnellere und zuverlässigere IT-Services bereitgestellt werden können.

☑️ Welche Funktionen und Features sind essenziell für ein effektives ITAM?

Bei der Auswahl von IT-Asset-Management (ITAM)-Software sind grundlegende Kriterien entscheidend, um eine effektive Implementierung und Nutzung sicherzustellen.

Ein zentraler Aspekt ist die Überprüfung der Funktionalitäten, wobei besonderes Augenmerk auf Funktionen und Features gelegt wird, die für ein effizientes ITAM unerlässlich sind. Hierzu zählen Aspekte wie Asset-Discovery, Inventarisierung, Lizenzmanagement und Sicherheitsfunktionen.

Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt ist die Benutzerfreundlichkeit der Software. Eine leicht verständliche und zugängliche Benutzeroberfläche trägt maßgeblich dazu bei, dass Mitarbeiter die Software effizient nutzen können, was wiederum die Produktivität steigert.

Ein intuitives Design und eine klare Struktur sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg bei der täglichen Anwendung.

Die nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen ist ein weiteres Kriterium, das nicht außer Acht gelassen werden sollte.

Eine ITAM-Software, die sich reibungslos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lässt, ermöglicht einen effizienten Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und sorgt für eine konsistente Informationsbasis im gesamten Unternehmen. Dies fördert eine ganzheitliche Sicht auf die IT-Assets und erleichtert eine umfassende Verwaltung.

✅ Checkliste für die Auswahl einer ITAM-Software 

  • Benutzerfreundlichkeit überprüfen:
    Ist die Software leicht zu erlernen und anzuwenden?

  • Integrationsfähigkeit:
    Kann die Software problemlos mit anderen Unternehmenssystemen integriert werden?

  • Automatisierungsfunktionen:
    Bietet die Software Automatisierung für Inventarisierung, Compliance-Prüfungen und Berichterstellung?

  • Sicherheitsmerkmale:
    Sind robuste Sicherheitsmechanismen vorhanden, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen?

  • Skalierbarkeit:
    Kann die Software mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren?

  • Reporting und Analytik:
    Bietet die Software leistungsstarke Tools für aussagekräftige Berichterstattung und Analyse? 

☑️ Implementierung und Schulung eines ITAM

Die erfolgreiche Implementierung von IT-Asset-Management (ITAM)-Software erfordert eine sorgfältige Planung und strukturierte Durchführung.

Schritte für eine reibungslose Implementierung beinhalten zunächst eine umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur, um potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

Dies umfasst die Festlegung von Implementierungszielen, die Definition von Verantwortlichkeiten und Zeitplänen sowie die Auswahl geeigneter Ressourcen für die Umsetzung.

Ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg ist die Schulung der Mitarbeiter.

Die Bedeutung von Schulungen darf nicht unterschätzt werden, da sie einen entscheidenden Einfluss auf die effektive Nutzung der Software haben.

Durch gezielte Schulungsprogramme erhalten Mitarbeiter das notwendige Know-how, um die ITAM-Software effizient zu bedienen und sämtliche Funktionen optimal zu nutzen.

Schulungen tragen dazu bei, mögliche Unsicherheiten zu minimieren, die Akzeptanz im Team zu fördern und letztendlich die Effektivität des gesamten IT-Asset-Managements zu steigern.

Eine kontinuierliche Schulung ermöglicht es den Mitarbeitern, mit den sich stetig ändernden Anforderungen und Funktionen der Software Schritt zu halten und trägt somit zur langfristigen Wertschöpfung bei.

📃 Fazit: Das IT-Asset-Management (ITAM) nimmt eine herausragende Stellung in der Gestaltung einer stabilen und effizienten IT-Infrastruktur ein, die den heutigen dynamischen Anforderungen des Geschäftsumfelds gerecht wird.

In der zunehmend digitalisierten Unternehmenslandschaft spielt die gezielte Verwaltung von IT-Ressourcen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Organisationen. Investitionen in eine robuste ITAM-Lösung bieten Unternehmen weitreichende Vorteile, die über eine bloße Verbesserung der Effizienz hinausgehen.

Die Implementierung einer erstklassigen ITAM-Lösung ermöglicht eine umfassende Kontrolle und Transparenz über sämtliche IT-Assets eines Unternehmens. Dies schließt Hardware wie Server, Computer und mobile Geräte sowie Softwarelizenzen und -anwendungen ein.

Durch die präzise Identifikation und Inventarisierung dieser Ressourcen gewinnen Unternehmen nicht nur an Effizienz, sondern auch an Sicherheit. Die genaue Kenntnis sämtlicher IT-Assets minimiert potenzielle Sicherheitsrisiken, indem nicht autorisierte Geräte oder Software schnell erkannt und behoben werden können.

Ein weiterer Schlüsselaspekt ist die gesteigerte Kostenkontrolle durch ITAM. Die genaue Verfolgung von Softwarelizenzen und Hardwarenutzung ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu optimieren und Überlizenzierung oder ungenutzte Ressourcen zu vermeiden.

Durch die frühzeitige Identifikation von Lizenzierungsproblemen können rechtliche Konflikte und finanzielle Strafen vermieden werden, während gleichzeitig der Return on Investment (ROI) für jede IT-Ressource maximiert wird.

Nicht zuletzt trägt eine durchdachte ITAM-Strategie dazu bei, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens zu stärken. Durch die Integration nahtloser ITAM-Prozesse in die gesamte Unternehmensstruktur können Unternehmen besser auf Veränderungen reagieren, sei es durch Expansion, Umstrukturierung oder technologische Weiterentwicklungen.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

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