Wie profitieren Geschäftsführungen durch IT-Asset-Management?

Seit Jahren steigen IT-Kosten in Deutschland kontinuierlich – und entwickeln sich zunehmend zu einem strategischen Belastungsfaktor der alle Branchen und Unternehmensgrößen betrifft. Ein professionelles ITAM unterstützt Unternehmen erheblich dabei die eigenen Kosten im Überblick zu behalten.

💹 Steigende IT-Kosten als Herausforderung

Laut dem aktuellen VDMA IT-Kosten-Benchmark 2025 liegt die durchschnittliche IT-Kostenquote im Maschinen- und Anlagenbau bei 2,6 % des Umsatzes – das entspricht einem Anstieg von 0,8 Prozentpunkten seit 2017.

Besonders kritisch ist die Lage für Unternehmen, die auf IBM-Software angewiesen sind: Hier haben sich die Lizenzkosten in den letzten drei Jahren um 50,8 % erhöht – ein drastischer Preissprung, der insbesondere den mittelständischen Maschinenbau und große Industrieunternehmen unter Druck setzt.

➡️ Weitere Informationen

Diese Entwicklung unterstreicht die dringende Notwendigkeit professioneller IT-Kostensteuerung, etwa durch:

• Transparente Lizenz- und Vertragsanalysen
• Strategisches IT-Asset- und Lizenzmanagement
• Exit-Strategien bei Herstellerabhängigkeiten
• Verstärkte Verhandlungskompetenz im Einkauf

🧭 Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für professionelles IT-Asset-Management ist

Die Digitalisierung beschleunigt sich – gleichzeitig geraten Unternehmen zunehmend unter Kostendruck.

Laut aktuellen Marktanalysen durch metrics.biz steigen die IT-Budgets 2025 nur noch um durchschnittlich 2,4 % – ein klarer Rückgang im Vergleich zu den Vorjahren.

Vor diesem Hintergrund gewinnt ein professionelles IT-Asset-Management (ITAM) strategisch an Bedeutung:

• Transparenz über alle Hardware- und Software-Ressourcen, ihre Nutzung, Lizenzierung und tatsächlichen Kosten
• Vermeidung von Über- oder Unterlizenzierung, die zu Mehrkosten oder Compliance-Risiken führt
• Aktives Fristenmanagement für Softwareverträge, um automatische Verlängerungen und Preiserhöhungen zu vermeiden
• Datenbasierte Entscheidungsgrundlagen für IT-Investitionen, Audits und Vertragsverhandlungen

Ein modernes ITAM schafft nicht nur operative Effizienz, sondern wird zur Führungsinformation:

Wer seine IT-Landschaft präzise kennt, kann besser planen, verhandeln und steuern – und reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern und Dienstleistern.

📊 Argumente für ein professionelles IT-Asset-Management

Ein professionelles IT-Asset-Management (ITAM) ist heute kein „Nice-to-have“, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor – insbesondere in Zeiten wachsender Kostentransparenz-Anforderungen, zunehmender Regulierung und steigender Sicherheitsrisiken.

Unternehmen, die ITAM gezielt einsetzen, profitieren auf mehreren Ebenen:

• Kostentransparenz und Kontrolle
  Durch die lückenlose Erfassung aller IT-Assets – von Softwarelizenzen bis zur Hardware – können Kostenstellen präzise zugeordnet, Doppelkäufe vermieden und unwirtschaftliche Systeme identifiziert werden.
• Effizienzsteigerung in Betrieb und Einkauf
  ITAM unterstützt bei der Standardisierung von Prozessen, dem optimierten Lizenzmanagement und der strukturierten Planung von Technologie-Investitionen – mit messbarem Effekt auf die operative Exzellenz.
• Sicherstellung von Compliance und Audit-Fähigkeit
  Ob DSGVO, ISO 27001 oder Softwarelizenzverträge: ITAM stellt sicher, dass rechtliche und vertragliche Vorgaben eingehalten und Auditrisiken minimiert werden – inkl. revisionssicherer Nachweise.
• Stärkung der IT-Sicherheit
  Veraltete oder ungenutzte Assets gelten als potenzielle Sicherheitslücken. ITAM ermöglicht es, solche Risiken frühzeitig zu erkennen und gezielt zu adressieren – ein wichtiger Beitrag zur Cyber-Resilienz.
• Fundierte Entscheidungsgrundlagen
  Eine zentrale, konsolidierte Sicht auf alle IT-Ressourcen schafft Klarheit – für den Einkauf, die IT-Leitung und das Management. Strategische Entscheidungen zu Cloud-Migration, Lifecycle-Management oder Investitionsplanung werden datenbasiert und nachvollziehbar.

🎯 Warum IT-Asset-Management als strategische Steuerungseinheit für CEOs notwendig ist

Ein modernes IT-Asset-Management (ITAM) bietet Geschäftsführungen weit mehr als Bestandsdaten – es liefert die Grundlage für wirksame Unternehmenssteuerung, insbesondere in Zeiten von Kostendruck, Digitalisierung und wachsender Sicherheitsanforderungen.

Die wichtigsten ITAM-Mehrwerte für CEOs auf einen Blick

• 🧭 Strategische Planung absichern
  ITAM schafft belastbare Entscheidungsgrundlagen für Investitionen, Make-or-Buy-Entscheidungen, Outsourcing oder die digitale Transformation – auf Basis klarer Fakten statt Bauchgefühl.
• 🔐 Risikominimierung und Compliance-Sicherheit
  Durch die vollständige Erfassung und Pflege aller Assets lassen sich Lizenzrisiken, Datenschutzverstöße und Sicherheitslücken frühzeitig erkennen – bevor sie zum Haftungsfall oder Imageproblem werden.
• 🔎 Transparenz und Kostenkontrolle schaffen
  Ein konsolidierter Überblick über sämtliche IT-Ressourcen, deren Nutzung und tatsächliche Kosten hilft dabei, Budgets präziser zu planen und wirtschaftliche Potenziale gezielt zu heben.

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💼 Warum IT Asset Management für CFOs strategisch relevant ist

Ein strukturiertes IT Asset Management liefert Finanzvorständen die nötige Datentiefe, um Kosten zu kontrollieren, Investitionen gezielt zu steuern und Risiken frühzeitig zu erkennen.

• 📊 Verlässliche Kostenkontrolle
  ITAM ermöglicht volle Transparenz über alle IT-Ressourcen und Lizenzverträge – so können Budgets realistisch geplant und Einsparpotenziale identifiziert werden.
• 🔁 Vermeidung von Doppelanschaffungen
  Durch klare Bestandsdaten werden unnötige oder doppelt lizenzierte Softwareprodukte sichtbar – das spart bares Geld.
• 🧭 Planungssicherheit & Investitionsklarheit
  Lifecycle-Daten, Abschreibungen und Nutzungsdauer geben CFOs eine belastbare Grundlage für fundierte Investitionsentscheidungen und Forecasts.
• 💡 Optimierung von Lizenzmodellen
  Gezielte Steuerung von Lizenz- und Wartungsverträgen reduziert laufende Kosten und sichert Compliance.
• ♻️ Effizientere Ressourcennutzung
  ITAM hilft, vorhandene IT-Assets besser zu nutzen – statt neu zu investieren, werden bestehende Ressourcen optimal eingesetzt.

🎯 Warum IT Asset Management für CIOs unverzichtbar ist

Für IT-Verantwortliche ist der Überblick über Assets, Lizenzen und Infrastrukturen essenziell. Ein durchdachtes IT Asset Management (ITAM) liefert die Datenbasis, um operative Stabilität zu sichern, strategisch zu planen – und gleichzeitig Risiken zu minimieren.

• 🧩 Effiziente Verwaltung
  Zentrale Erfassung aller IT-Assets reduziert Komplexität und spart Verwaltungsaufwand.
• 📊 Verbesserte Planung
  Verlässliche Datenbasis für IT-Strategien, Migrationsprojekte und Budgetplanungen.
• 🔍 Maximale Transparenz
  Klare Sicht auf Zustand, Nutzung und Lifecycle sämtlicher IT-Ressourcen.
• 🚀 Strategischer Spielraum
  ITAM schafft Kapazitäten für Innovation, Digitalisierung und Business Enablement.
• ⚙️ Fundierte Entscheidungen
  Lifecycle- und Nutzungsdaten ermöglichen gezielte Modernisierungen.
• ✅ Audit-Sicherheit
  Lückenlose Dokumentation sorgt für Compliance und reduziert Audit-Risiken deutlich.

🛠️ Warum ITAM gerade für IT-Teams und den Support ein Gamechanger ist

IT-Abteilungen stehen heute unter ständigem Druck: mehr Anforderungen, mehr Systeme – aber selten mehr Ressourcen. Ein professionelles IT Asset Management (ITAM) hilft, den Überblick zu behalten, entlastet von zeitraubender Administration und schafft die Grundlage für effizienten, stabilen IT-Betrieb.

• 🔁 Weniger Routine, mehr Fokus
  Automatisierte Prozesse entlasten vom Tagesgeschäft und schaffen Freiräume für strategischere Aufgaben.
• 🔍 Schnellere Fehleranalyse
  Volle Transparenz über Hard- und Softwarestände ermöglicht eine deutlich zügigere Identifikation und Behebung von Problemen.
• ⚙️ Effizientere Ressourcennutzung
  Durch die gezielte Steuerung und Nutzung vorhandener Assets wird Verschwendung vermieden.
• 👨‍💻 Konzentration auf Kernaufgaben
  Support-Mitarbeitende können sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt – statt Systeme manuell zu pflegen.
• 🧾 Klare Zuständigkeiten & strukturierte Dokumentation
  Einheitliche IT-Dokumentation, eindeutige Verantwortlichkeiten und standardisierte Abläufe senken das Fehlerrisiko.
• 🧠 Weniger operative Reibungsverluste
  Saubere Prozesse und verlässliche Daten senken den Supportaufwand nachhaltig.

📈 Warum Excel als ITAM-Lösung nicht ausreicht

Auch wenn Excel auf den ersten Blick als kostengünstige Lösung für das IT-Asset-Management erscheint, ist es für die Anforderungen moderner, dynamischer IT-Landschaften nur bedingt geeignet. Besonders bei wachsenden IT-Umgebungen stößt das Tabellenkalkulationsprogramm schnell an funktionale und organisatorische Grenzen.

Ein wesentliches Problem ist der hohe manuelle Pflegeaufwand: Daten müssen häufig von Hand eingetragen, konsolidiert und aktualisiert werden. Dies führt nicht nur zu hohem Zeitaufwand, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen – mit unmittelbaren Auswirkungen auf Entscheidungsprozesse, Sicherheitsanforderungen und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Im Gegensatz dazu bieten professionelle IT Asset Management (ITAM)-Systeme eine automatisierte, zentrale und skalierbare Lösung. Durch den Einsatz solcher Systeme profitieren Unternehmen von:

• Automatisierter Erfassung und Pflege von IT-Assets
• Echtzeit-Daten für fundierte Entscheidungen
• Zentraler Datenhaltung mit konsistenter Informationsbasis
• Höherer Transparenz und Kontrolle über den gesamten Asset-Lifecycle

Die wirtschaftlichen Vorteile sind dabei messbar: Laut einer Studie von USU Systems kann der Einsatz eines professionellen ITAM-Systems die IT-Kosten um bis zu 30 % reduzieren und die IT-Produktivität um bis zu 50 % steigern (Quelle).

📊 Die 5 größten Risiken bei der Verwendung von Excel als IT-Asset-Management

• Hoher manueller Aufwand und Fehleranfälligkeit
  Excel erfordert eine manuelle Eingabe und Pflege von Daten, was zeitaufwändig ist und zu Fehlern führen kann. Bei großen Datenmengen steigt das Risiko von Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten.
• Fehlende Automatisierung und Integration
  Excel bietet keine integrierten Funktionen für die Automatisierung von Prozessen oder die Integration mit anderen Systemen. Dies erschwert die Aktualisierung von Daten und die Durchführung von Analysen
• Begrenzte Skalierbarkeit
  Mit zunehmender Anzahl von IT-Assets wird die Verwaltung in Excel zunehmend unübersichtlich. Excel ist nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen effizient zu verwalten.
• Fehlende Sicherheits- und Zugriffssteuerung
  Excel bietet keine robusten Sicherheitsfunktionen oder Zugriffssteuerungen. Dies kann zu unbefugtem Zugriff auf sensible Daten führen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen gefährden.
• Mangelnde Kenntnisse
  Excel bietet eine Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten, doch nur die wenigsten Mitarbeiter sind auf gleicher oder ähnlicher Höhe geschult um wirklich die Macht des Tools maximal auszunutzen. Auch hier gilt: Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm!

⚠️ Die 5 größten Risiken von Open-Source-Lösungen als IT-Asset-Management

• Sicherheitslücken und verzögerte Updates
  Open-Source-Software ist nicht immun gegen Sicherheitsprobleme. Durch den freien Zugang zum Quellcode haben Angreifer die Möglichkeit, Schwachstellen zu identifizieren und auszunutzen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Open-Source-Komponenten regelmäßig aktualisieren und Sicherheitslücken schnell beheben .
• Mangelnde Verantwortlichkeit und Support
  Bei Open-Source-Projekten gibt es oft keine klare Verantwortlichkeit. Es fehlt an einem dedizierten Entwicklerteam, das für Wartung, Updates und Support zuständig ist. Dies kann zu Unsicherheiten führen, wenn es um die Beseitigung von Sicherheitslücken oder die Aktualisierung der Software geht.
• Lizenz- und Compliance-Risiken
  Open-Source-Komponenten unterliegen bestimmten Lizenzbedingungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Bedingungen einhalten, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Dies kann kompliziert sein, da es viele unterschiedliche Open-Source-Lizenzen gibt, die unterschiedliche Anforderungen stellen.
• Unzureichende Qualität und Dokumentation
  Die Qualität von Open-Source-Software kann variieren. Einige Projekte weisen möglicherweise unzureichende oder verwirrende Dokumentation auf, was zu Schwierigkeiten bei der Implementierung und Wartung führen kann
• Intransparente Kosten- und Lizenzstrukturen
  Eine weit verbreitete Fehlannahme besteht darin, dass Open-Source-Produkte grundsätzlich kostenfrei nutzbar sind. Tatsächlich können viele Open-Source-Lösungen mit erheblichen Kosten verbunden sein und weisen darüber hinaus häufig eine undurchsichtige Struktur hinsichtlich Produktumfang und Funktionsumfang auf.

🛠️ Warum professionelle ITAM-Lösungen von Experten klar im Vorteil gegenüber kostenlosen Tools sind

Kostenlose ITAM-Tools können für den Einstieg oder kleinere IT-Umgebungen eine erste Orientierung bieten. Allerdings zeigen sich in der Praxis schnell die funktionalen und strukturellen Grenzen dieser Lösungen – insbesondere in Unternehmen mit wachsenden Anforderungen, komplexen Systemlandschaften und regulatorischen Pflichten.

Im Vergleich dazu bieten professionelle IT Asset Management (ITAM)-Lösungen entscheidende Vorteile, die sich zusammenfassend aus den oberen Punkten ergeben:

• 🛠️ Umfangreiche Funktionalitäten
  Mehr als Basisfunktionen: Lizenzmanagement, Lifecycle-Tracking, Reporting und Compliance-Monitoring
• 🔄 Kontinuierliche Weiterentwicklung
  Stetige Anpassung an technologische Neuerungen und gesetzliche Vorgaben
• 🤝 Zuverlässiger Support
  Fachkundige Unterstützung durch qualifizierte Ansprechpartner
• 🔗 Sichere Systemintegration
  Nahtlose Einbindung in bestehende Infrastrukturen wie ERP, Helpdesk oder CMDB
• 🔐 Hohe Datensicherheit
  Zertifizierte Prozesse, rollenbasierte Zugriffssteuerung und regelmäßige Updates gewährleisten Schutz

🌌 Fazit: IT-Asset-Management bietet Vorteile für die Geschäftsführung, aber auch für jede Unternehmensabteilung

Die steigenden IT-Kosten stellen insbesondere für mittelständische Unternehmen eine zunehmende Herausforderung dar. Vor allem die erheblichen Preiserhöhungen bei wichtigen Softwareanbietern wie IBM belasten Budgets spürbar. In diesem Kontext zeigt sich, dass ein professionelles IT-Asset-Management (ITAM) längst kein „nice-to-have“ mehr ist, sondern ein entscheidender Faktor zur Kostenkontrolle und Risikominimierung.

Ein ITAM-System schafft umfassende Transparenz über alle IT-Ressourcen – von Hardware bis zu Softwarelizenzen. Diese Transparenz bildet die Grundlage für eine bessere Planung, vermeidet unnötige Ausgaben durch Doppelanschaffungen und stellt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicher. Zudem ermöglicht ITAM eine datenbasierte Steuerung von Investitionen und trägt zur Senkung der laufenden Kosten durch optimierte Lizenzmodelle bei.

ITAM ist damit nicht nur ein technisches Werkzeug, sondern ein strategisches Steuerungsinstrument, das Unternehmen hilft, ihre IT effizient, sicher und wirtschaftlich zu managen. Es reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern und unterstützt Unternehmen darin, in Zeiten von Digitalisierung und Kostendruck wettbewerbsfähig zu bleiben.