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Steigende Kosten – Bessere Chancen durch eine Inventarverwaltung

Inflation, kaputte Lieferketten, hohe Energiekosten, unsichere Warenverfügbarkeit und unsichere Marktlage – Verbessern Sie Ihre Chancen mit einer Inventarverwaltung.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 08.11.2022

In 2022 gibt es eine hohe Inflation, speziell im September lag diese bei rund 10%.  Bei solchen Raten stehen Unternehmen vor enormen Herausforderungen Ihren laufenden Betrieb abzusichern, aber auch die Wettbewerbssituation zu stabilisieren. In allen Bereichen müssen Maßnahmen getroffen werden, dass Kosten reduziert, harmonisiert und in Frage gestellt werden.

Durch ein konsequentes Management der Kosten wird sich auch im Übergang auf 2023 eine Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit einstellen und dies auch zwischen erfolgreichen und gescheiterten Unternehmen unterscheiden.

ℹ Marktumfeld 2022 – Deutschland und seine Unternehmen in Bedrängnis

Deutschland hat ein hartes Jahr erlebt, denn der unerwartete Ukraine-Krieg mit unterschiedlichsten weltweiten Auswirkungen, hohe Energiekosten und ein durch die Pandemie durchgerüttelte Lieferkette stellen viele Unternehmen vor große Probleme.

Die geringere Verfügbarkeit von Artikeln kommt durch das Kollabieren der Lieferkette aus dem Pandemie-Zeitraum zustande und wird durch den Ausfall von Lieferanten aus dem Raum der Ukraine noch intensiviert.

Hohe Energiepreise gibt es durch unterschiedliche Faktoren, wie der geringeren Energie-Verfügbarkeit in Deutschland und Unsicherheiten im weltweiten Einkauf und Absichern von Rohstoffen wie Öl oder Gas. Zusätzlich ist das Angebot an regenerativer Energie nicht in dem Maße wie gewünscht verfügbar, um die fehlende Menge am Markt zu kompensieren.

Die hohe Inflation ist wie ein Brennglas für die negativen Trends. Egal ob Energie oder Artikel-Einkauf oder -Produktion steigen die Kosten zusätzlich zur tendenziellen Preiserhöhung noch weiter an.

Und der psychologisch wichtigste Punkt ist die Unsicherheit über die wirtschaftliche Entwicklung in 2023. Unternehmen stoppen Ihre Investitionen oder verlegen diese auf unbestimmte Zeit, um Arbeitsplätze zu schützen und Kosten einzudämmen. Getätigte Ausgaben werden, wenn möglich, nochmal neu geprüft und zum Teil gestoppt, um in wichtigeren Feldern noch investieren zu können.

🚛 Stabilisierung der Lieferkette – Wie kann man „indirekt“ reagieren?

In der IT hat man keinen direkten Einfluss auf die Lieferkette, denn Hardware wird nur bestellt und nicht selbst oder nur selten hergestellt. Auf Produktionsfaktoren von z. B. Notebooks oder Laptops kann kein direkter Einfluss ausgeübt werden, sondern nur durch das Kaufverhalten und die Mengen, die die Unternehmen im Vorfeld kaufen und absichern können.

Folgende Möglichkeiten hat die IT-Abteilung, um die Lieferkette insgesamt zu stabilisieren:

  • Bewertung des Lieferanten:
    • Welcher Lieferant ist pünktlich und kann mir die Mengen in der passenden Qualität liefern?
    • Gibt es Lieferanten, die mir per se immer bessere Preise als andere machen können?
    • Wie lange besteht schon die erfolgreiche Beziehung zwischen meinem Unternehmen und dem Lieferanten?
  • Berücksichtigung von weiteren Lieferanten:
    • Können weitere Lieferanten einbezogen werden, die gleiche oder sehr ähnliche Produkte anbieten können?
  • Veränderung der Einkaufsmengen:
    • Können größere Mengen im Vorfeld abgesichert werden?
    • Kann die Lagermenge für spezifische wichtige Assets erhöht werden?
    • Kann der Vorlauf von Produkten durch andere Lieferanten verringert werden?
    • Können abgesicherte Mengen vertraglich zu einem relevanten Zeitpunkt beschaffen?
  • Veränderung der Unternehmensrichtlinien:
    • Im Rahmen der Änderung von Richtlinien können Assets übergangsweise über einen längeren Zeitraum (bisher 2 oder 3 Jahre) genutzt werden.
    • Durch das Zulassen von BYOD (bring your own device) können eventuelle Lücken geschlossen werden. Dies sollte aber nur bei passendem Sicherheitskonzept in Frage kommen, da ansonsten mehr Probleme durch unsichere Assets entstehen können als der Nutzen durch die bessere Verfügbarkeit überwiegt.

Es wird ein sehr weiter Blick auf viele Facetten aus der IT auf das Unternehmen benötigt, um solche Entscheidungen treffen zu können. Die erhobenen Daten über Assets, Lieferanten, Bestellungen, Lagermengen uvm. müssen über alle notwendigen Abteilungen verteilt und jederzeit abrufbar sein.

✅ Minimierung von Bestellungen – Weniger ist mehr

Brauche ich wirklich neue Geräte? – Diese Grundsatzfrage muss sich jetzt jedes Unternehmen häufiger stellen als in der Vergangenheit.

Was sollte man tun, bevor die Bestellung ausgelöst oder beauftragt wird:

  • Habe ich noch ausreichend Geräte im Lager, um dem Mitarbeiter übergangweise auszustatten?
  • Gibt es aktuell Bestellungen, von denen sich gerade Geräte im Zulauf befinden?
  • Können Geräte kurzfristig repariert werden und somit schnell wieder dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden?

Die Entscheidung steht und es soll eine Bestellung beauftragt werden. Welche konkreten Fragen stellen sich hierbei:

  • Welche Mengen von welchen Assets braucht das Unternehmen?
  • Müssen Bestellungen gesplittet werden? - Was sind kritische Assets, die sofort gebraucht werden? Welche Assets können auch später beschafft werden?
  • Kann die Bestellrate gesenkt werden, indem ich mehr Assets bestelle und mehr davon ins Lager lege?
  • Wie ist die Marktsituation und kann ich mir gute Preise aktuell sichern?

⏰ Längere Nutzungszeiten – Einfacher geht es kaum

Aktuell werden Assets in der Regel 3 Jahre genutzt und dann durch Neue ersetzt. In einzelnen Fällen wird auch eine längere Nutzungsdauer in den Unternehmen forciert, da die Benutzer darauf keinen Wert legen oder die Richtlinien generell dies erlauben.

In extrem vielen Fällen wird aber nach dem 3-jährigen Zeitraum das Asset automatisch getauscht, was den Mitarbeiter natürlich freut, da er stets aktuelle Hardware hat und immer mit den neuesten Technologien arbeiten kann.

Die Kehrseite hierbei ist der Kostenpunkt, der gerade in der jetzigen Phase elementar wichtig geworden ist. Brauchen die Mitarbeiter in diesen Zyklen neue Assets oder können diese länger als eigentlich früher üblich genutzt werden? – Meist kann man diese Frage mit einem „ja“ beantworten und mit den passenden Maßnahmen auch Vorsorge treffen, dass die Performance der Mitarbeiter nicht darunter leidet.

Effektive Maßnahmen können sein:

  • Auf Mitarbeiter-Ebene:
    • Generelle Möglichkeit Pflege- und Wartungsdokumente zentral abzulegen.
    • Passenden Pflege- und Wartungsdokumente allen Mitarbeitern verfügbar machen, damit diese nach den Empfehlungen auch sich um die Assets eigenständig kümmern können.
    • Nutzung von externen Peripherie-Geräten z. B. beim Notebook schonen die Tastatur und die Maus und eventuell auch den Monitor vor Verschleiß.
  • Auf IT-Ebene:
    • Wartungsprozesse und Dokumentationen werden zum Asset passend abgelegt und stehen allen IT-Mitarbeitern gleichsam zur Verfügung.
    • Wartungstermine werden als Historie am Asset mit verwaltet und sind somit ein Bestandteil der vollumfänglichen Daten.Wartungstermine werden hierdurch eingehalten und Ausfälle des länger genutzten Assets weitestgehend vermieden.

Dokumente können zentral innerhalb der Inventarverwaltung bei den Assets abgelegt werden und später im Rahmen des Self-Service-Portals den Mitarbeitern verfügbar gemacht werden. Aus dem einheitlichen Datenpool können beide Seiten IT-Ebene und Mitarbeiter-Ebene profitieren und gleichsam entlastet werden.

📴 BYOD (bring your own device) – Viele neue Geräte im Netz

Eventuell wurden im Unternehmen nun die Richtlinien erweitert und die Mitarbeiter dürfen bestimmte Geräte mitbringen und im Firmennetz einsetzen. Ohne eine Inventarverwaltung mit Autodiscovery-Feature würde der IT gar nicht auffallen, dass innerhalb kurzer Zeit jede Menge neuer Geräte im Netz geben würde.

Durch ein Autodiscovery-Feature würde man in solchen Fällen sehr vielfältige Informationen gewinnen können:

  • Generelle Informationen zum Asset über SNMP, WMI oder andere Schnittstellen:
  • Standortabhängige Daten (Unternehmen, Standort, Abteilung oder Projekt) auf Grundlage der Satelliten-Einstellungen:
  • Installierte Software-Stände auf den jeweiligen Assets:

Fazit

Niemand kann seriös einschätzen, wie die Preise sich im Jahr 2023 entwickeln.

Daher ist es umso wichtiger, dass Unternehmen in die Lage versetzt werden, die eigenen Hardware-Kosten besser analysieren zu können, Einfluss auf Prozesse nehmen zu können und zugleich Daten effizient in den verschiedenen Abteilungen zu teilen.

Die Effizienz beim Kosten-Management und die Definition einer Strategie, wie Kosten reduziert werden können, werden darüber entscheiden, ob das Unternehmen in einigen Fällen überlebt oder in anderen Szenarien erfolgreich in einem schwierigen Marktumfeld sein kann.

Genau für diese Chance brauchen Sie eine Inventarverwaltung, damit Sie Ihrem Unternehmen eine Option für das Kosten-Management anbieten können!

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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