Was muss alles inventarisiert werden?

Bei Erstgesprächen mit Kunden und Interessenten steht im Rahmen von Inventarisierungsprojekten immer eine zentrale Frage im Raum:

Welche Gegenstände müssen überhaupt inventarisiert werden?

Wie so häufig lässt sich diese Frage nicht einfach pauschal mit einer festen Liste beantworten, sondern hängt auch immer stark von der jeweiligen Organisation ab.

Grundlegend orientieren sich dabei viele Unternehmen zunächst an den rechtlichen Anforderungen. Warum dies aber meist nicht der richtige Weg ist, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Rechtliche Grundlagen

Von rechtlicher Seite ist jedes Unternehmen bei Geschäftseröffnung und am Ende eines jeden Geschäftsjahres verpflichtet, ein Inventarverzeichnis seiner Vermögensgegenstände aufzustellen. Hier gibt es nur einige - wenige - Ausnahmen wie z.B. Einzelkaufleute mit bestimmten Umsatz- / Gewinngrenzen.

Für die Inventarisierung relevant ist damit vor allem der nachfolgende Bereich:

• Wirtschaftsgüter oberhalb der GWG-Grenze (> 800€ netto)

Diese Gegenstände sind entsprechend im Anlagevermögen eines Unternehmens zu hinterlegen und sollten damit auch eindeutig identifizier- und auffindbar sein.

Beispielhaft betroffen sind hiermit die nachfolgenden Gegenstände (Wert > 800€ netto):

• IT Ausstattung (PCs, Notebooks, Server, Infrastruktur)
• Büroausstattung (Tische, Schränke)
• Fahrzeuge
• Technische Anlagen (z.B. Maschinen, Lüftungsanlagen)

Security- / Compliance Anforderungen

Gerade anhand der oben genannten Beispiele der zu inventarisierenden Gegenstände wird sofort deutlich, dass diese Regelung zu einem Flickenteppich im Unternehmen führt.

Hierzu einige Beispiele:

• Smartphones
• Tablets
• "günstige" PCs und Notebooks
• Kleinere Netzwerkgeräte
• Bürostühle
• uvm.

Dabei können in unserer digitalen und vernetzten Arbeitswelt einzelne Smartphone oder Tablets sehr schnell einen starken Einfluss nehmen. Man denke hier nur an Sicherheitslücken oder den Diebstahl / Verlust dieser Geräte inkl. darauf befindlicher Daten. Umso wichtiger ist es, diese Geräte per Seriennummer zu identifizieren und einem Mitarbeiter zuordnen zu können.

Controlling- / Management Anforderungen

Beim Bereich Controlling denken viele zunächst an trockene Excel Listen und bunte Monatsreportings. Allerdings hat Controlling auch immer etwas mit Unternehmenssteuerung und damit der Geschäftsführung zu tun.

Gerade im Bereich der Inventarisierung gibt es hier mehrere Themen und Fragen aus der Praxis, die laufend geklärt werden müssen:

• Weshalb steigen die jährlichen Kosten für IT-Equipment?
• In welchem Zeitraum ist mit größeren Kostenblöcken aufgrund von z.B. Modernisierungen zu rechnen?
• Wie lassen sich Kosten einsparen oder gerechter verteilen (z.B. Kostenstellen)?
• Welche Ausstattung wird für einen neuen Mitarbeiter benötigt?
• Welche Geräte wurden für ein spezielles Kundenprojekt beschafft?

Diese Themen lassen sich nur klären, wenn man die gesetzlichen Anforderungen auch auf weitere Bereiche der Inventargegenstände ausweitet. Eine pauschale Festlegung am Gegenstandswert macht also auch hier keinen Sinn.

Umso interessanter wird es, wenn Sie Ihre Inventargegenstände mit anderen Bereichen wie z.B. dem Vertragsmanagement oder dem Einkauf, Personal verknüpfen können.

Was passiert mit Kleinteilen?

Wie sagt man so schön:

Kleinvieh macht auch Mist.

Sicherlich muss man nicht damit anfangen jedes einzelne Kabel und jeden USB-Stick mit einem Inventaretikett zu versehen. Aber was passiert denn eigentlich, wenn z.B. ein dringend benötigtes Adapterkabel nicht mehr verfügbar ist?

• Negatives Auftreten beim Kunden
• Lieferverzögerungen
• Wartezeiten durch Bestellungen
• Kritische Zeitpläne werden gefährdet

Auch Kleinteile kann man sich wie Zahnräder in der Organisation vorstellen. Jeder, der einmal in der IT gearbeitet hat, weiß genau wovon die Rede ist:

• Konsolenkabel für spezielle Netzwerkgeräte wie z.B. Switches
• HDMI oder DisplayPort Adapter
• USB-Stick für ein Installationsimage (früher waren es noch CD/DVD-Rohlinge)
• Netzwerkpatchkabel in der passenden Farbe und Länge

All diese Kleinteile sind meistens dann vergriffen, wenn man sie am dringendsten benötigt.

Ein guter Ansatz kann daher sein, in einer Lagerverwaltung entsprechende Bestände zu pflegen, ohne jedes Gerät einzeln in der Tiefe erfassen zu müssen:

• Lagerbestand: Wie viele der Artikel sind aktuell vorrätig?
• Meldebestand: Ab welchem Lagerbestand möchte ich eine Erinnerung oder Nachbestellung veranlassen?

Gekoppelt an einen sauberen Verleih- und Ausgabeprozess - unterstützt mit Lagerbarcodes am Ablageort der Artikel - behält man so ohne großen Verwaltungsaufwand immer den Überblick.

Fazit

Bei der Frage, was überhaupt alles inventarisiert werden muss, sollte man sich nicht einfach 1:1 auf die rechtlichen Anforderungen verlassen. Diese sind zunächst eine absolute Mindestbasis, der auch nur die Abteilung FIBU betrifft.

Stattdessen empfiehlt es sich, den Blick auf auch andere Bereiche wie IT, Facility / Office Management oder den Einkauf auszuweiten. Werfen Sie hier auch einen Blick auf Ihre wichtigen Geschäftsprozesse:

Welche Gegenstände sind Teil von kritischen Geschäftsprozessen im Alltag?