Wer sich mit den Themen (IT-) Inventarisierung oder Asset Management beschäftigt, kommt unweigerlich auch mit den Themen Lager- und Bestandsverwaltung in Kontakt.
Aber wie kann eine Lagerverwaltung nun die Inventarisierung und das Tagesgeschäft vereinfachen? Was ist hierbei zu beachten und wie gestalte ich den Prozess am sinnvollsten?
Art der Gegenstände
Prinzipiell unterscheiden wir bei der Inventarisierung nach zwei Objektklassen:
Gruppe 1
Gegenstände, die einen festen Wert darstellen und eine hohe Relevanz für das Unternehmen bzw. die Organisation besitzen.
- IT-Komponenten oder Infrastruktur
- Gegenstände mit Wert über 400€
- Gegenstände, die Bestandteil einer Versicherung sind
- Gegenstände, die Prüfungsfristen unterliegen (z.B. DGUV V3)
Gruppe 2
Kleinteile und Materialien, die einen geringen Stückpreis besitzen und im einzelnen keine unmittelbar wichtige Einheit des Unternehmens darstellen.
- Kleinteile / -Artikel
- Verbrauchsmaterialien
- Gegenstände unter 400€
- Die Preisschwelle ist hierbei zum einen von den aktuellen GWG-Grenzen, aber auch von den individuellen Vorgaben des Unternehmens abhängig
- So kann es z.B. sinnvoll sein auch Gegenstände zwischen 200 - 400€ in Gruppe 1 zu erfassen
Gerade für Gruppe 2 ist eine Lagerverwaltung ein sehr wichtiger Prozess.
Es macht wenig Sinn jeden z.B. Kugelschreiber per Seriennummer und Inventarnummer einzeln zu erfassen. Umso wichtiger ist es aber, immer genügend vorrätig zu haben.
Wer im IT-Umfeld unterwegs ist, denkt hier sofort an Netzteile, Headsets und USB-Sticks. Diese Artikel sind schnell bestellt, aber meist nicht vorrätig wenn man sie einmal braucht ;)
Welche Attribute werden erfasst?
Für eine funktionierende Lagerverwaltung müssen einige Basiswerte zu den Lagerartikeln erfasst werden. Dies dient zum einen dazu automatische Erinnerungen (siehe unten) zu ermöglichen, aber auch die Fachbereiche wie z.B. den Einkauf mit den notwendigen Informationen zu versorgen.
Artikel-Informationen
Ermöglicht die Auswahl des passenden Artikels für Einkauf und Ausgabe.
- Bezeichnung / Name
z.B. USB-Stick 8 GB
- Beschreibung des Artikels
z.B. USB 3.0 Stick 8 GB (schwarz)
- Bestell- oder Artikelnummer
z.B. 3786361245
- (Optional) bevorzugter Lieferant
z.B. Amazon
Bestände & Schwellwerte
Für die Unterstützung automatischer Prozesse und Kontextinformationen.
- Lagerbestand
Die aktuelle Anzahl der Artikel.
- Meldebestand
Die Anzahl, ab der eine Warn- bzw. Bedarfsmeldung ausgelöst wird.
- Mindestbestellmenge
Minimale Anzahl der Artikel, die beim erreichen des Meldebestands nachbestellt werden sollen.
- Im Zulauf
Die Anzahl der sich aktuell im Zulauf befindlichen Artikel (= bestellt und noch nicht eingetroffen).
Automatische Erinnerungen
Mithilfe der oben erfassten Schwellwerte in der Lagerwirtschaft lassen sich sehr leicht weitere automatische Prozesse wie z.B. die Erinnerung an knappe Lagerbestände implementieren.
Über den Meldebestand kann für jeden Lagerartikel individuell festgelegt werden, ab wann eine Benachrichtigung erfolgen soll. Diesen Werte sollte man - gerade im Hinblick auf teilweise lange Lieferzeiten - mit genügend Puffer versehen.
Die Benachrichtigung kann dabei z.B. direkt per E-Mail an den Einkauf oder noch besser ein Ticketsystem gesendet werden.
Inventarisierungs-Prozess
Nun gibt es natürlich einen wichtigen Punkt:
Der aktuelle Lagerbestand verändert sich nicht von alleine
An dieser Stelle sind Prozesse und eine gewisse Disziplin der Fachbereiche gefragt. Noch wichtiger ist hierbei aber, dass Ihre Inventarverwaltung den Prozess der Lager Zu- und Abgänge möglichst einfach macht.
Hierzu gibt es zwei Wege:
1. Scanner-Integration
Eine sehr elegante Möglichkeit ist es, direkt am Lagerplatz des Artikels zwei Barcodes bzw. Scancodes zu platzieren.
Ein Code für die Entnahme des Artikels, ein anderer Code für die Erhöhung des Lagerbestandes.
Auf diesem Weg können Bestände - ähnlich wie an der Supermarktkasse - direkt live ohne allzu großen manuellen Aufwand verändert werden.
2. Wöchentliche Inventur
Als weitere Lösung ist auch die traditionelle regelmäßige Inventur möglich. Hierbei erfolgt z.B. auf wöchentlicher Basis ein Abgleich der Ist- und Soll-Bestände mit Ihrem Inventarsystem.
Natürlich besteht hier auch die Möglichkeit beide Verfahren zu kombinieren um die größtmögliche Verlässlichkeit der Bestandsdaten zu erreichen.
Von der Bestellung zum Lagerbestand
Im Punkt Workflows macht es Sinn auch immer den gesamten Lifecycle eines Objekts in einem Inventarsystem abzubilden. In diesem Fall von von der Bestellung eines Lagerartikels bis zur Einlagerung.
- 1. (Nach-) Bestellung
Ein Lagerartikel wird gemäß der Mindestbestellmenge beim Lieferanten geordert.
- 2. Bestellungs-Eingang
Die Bestellung trifft ein und wird auf Vollständigkeit geprüft. An dieser Stelle sollten auch Teil-Lieferungen unterstützt werden.
- 3. Übergabe an das Lager
Der eingegangene Artikel-Bestand wird in den Lagerbereich übernommen und damit der Bestand erhöht.
Dieser klassische dreistufige Workflow lässt sich in einem Inventarsystem mit Lagerverwaltung nahezu komplett digital geführt abbilden.
Alle Fachbereiche können direkt sehen wieviele Artikel sich noch im Zulauf befinden, ob die Bestellung bereits getätigt ist oder ob diese vollständig war.
Reporting
Mit der zentralen Datenerfassung bieten sich auch viele Reporting-Möglichkeiten. Zum einen wäre hier natürlich ein z.B. monatliches Reporting der aktuellen Lagerbestände für eine Inventur bzw. Budgetplanung möglich.
Durch Nutzung der Live-Erfassung per Barcode-Scan können zudem aber noch weitere Insights gesammelt werden. Das System kann beispielsweise berechnen wie oft der Meldebestand unterschritten wurde oder auch wie lange die durchschnittliche Lieferzeit der Artikel ist.
Fazit
Die Lagerverwaltung sollte ein fester Bestandteil der Inventarisierung sein. Denn auch fehlende Kleinstartikel und Verbrauchsmaterialien können sehr schnell wichtige Geschäftsprozesse zum Stillstand bringen.
Die Einsatzbereiche sind hierbei sehr universell zu betrachten: IT, Einkauf, aber auch Marketing, Vertrieb und Facility Management können von derartigen Funktionen sehr profitieren.
