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10 Punkte-Plan für den Kauf einer Inventarisierungssoftware

Erfahren Sie welche 10 Punkte Sie beim Kauf einer neuen Inventarisierungssoftware unbedingt beachten sollten.

Michael Kostka
Michael Kostka Veröffentlicht am 05.08.2021

1. Abdeckung aller Bereiche

Eines der zentralen Punkte ist, dass die Lösung so viele Bereiche wie möglich abdecken sollte. Eine reine Hardware-Inventarisierung macht ohne eine daran geknüpfte Vertrags- und Lizenzverwaltung zum Beispiel wenig Sinn.

Außerdem erreichen Sie durch eine großflächige Einführung viele weitere Vorteile für die gesamte Organisation. Ganz zu schweigen vom besseren Standpunkt bei der Budgetverhandlung.

2. Anforderungsworkshop

Vor der Auswahl einer potentiellen Lösung zur Inventarverwaltung sollten Sie zunächst einen internen Anforderungsworkshop mit allen beteiligten Abteilungen machen.

  • IT
  • Einkauf
  • Personal
  • Finanzbuchhaltung / Controlling
  • Facility / Office Management

Auf Basis der daraus gewonnenen Anforderungen empfiehlt es sich dann auf einen potentiellen Anbieter zuzugehen.

An dieser Stelle ist direkt auch ein wichtiges Auswahlkriterium zu nennen:

Nimmt sich der Anbieter Zeit für eine umfangreiche Produkt-Tour und unsere Anforderungen?

Häufig herrscht hier gerade bei den günstigsten Anbietern eine automatisierte Blockabfertigung. Gespräche sind hier meist nur bis max. 30 Minuten möglich und häufig ohne technische Ansprechpartner.

3. Anpassbarkeit

Aus dem Anforderungsworkshop werden sich sicherlich die unterschiedlichsten Themen und Bereiche ergeben haben. Eine statische Standardsoftware kommt hier sehr schnell an Ihre Grenzen.

Man denke hier nur einmal an spezielle Asset Kategorien wie z.B. Feuerlöscher, Zugangskarten oder spezielle USB-Dongles. Aber auch zusätzliche Attribute wie Auswahlfelder, Checkboxen, Zahlen, etc. sollten sich in einem System anlegen lassen.

Zusammenfassend sollten Sie hier auf die folgenden Punkte achten:

  • Anlage eigener Asset-Kategorien
  • Erweiterung um eigene Attribute mit verschiedenen Datentypen
  • Anpassbare Erinnerungen
  • Konfigurierbare Ansichten / Sortierungen
  • Umfangreiches Gruppen / Rechte Konzept

Besteht darüber hinaus vielleicht sogar die Möglichkeit eines individuellen Customizings für besondere firmenspezifische Funktionalitäten?

4. Praxis Know-How des Anbieters

Ein weiterer Punkt, der beim Kauf einer Inventarisierungssoftware beachtet werden sollte, ist das Know-How des Anbieters aus der Praxis heraus. Dies lässt sich sehr gut in einer Produktpräsentation und Vorgesprächen in Erfahrung bringen.

  • Kennt der Anbieter die Herausforderungen des Tagesgeschäfts?
  • Werden technische und organisatorische Rückfragen direkt oder zeitnah beantwortet?
  • Wie qualifiziert sind die getätigten Angaben?
  • Geht der Anbieter auf meine konkrete Situation ein und bringt Lösungsvorschläge ein?
  • Werden Lösungsmöglichkeiten für besondere Anforderungen erarbeitet?

5. Flexible Betriebsmodelle

Das gewählte Betriebsmodell ist häufig eine interne Compliance- oder Überzeugungsfrage. Ein möglicher Anbieter sollte daher am besten möglichst alle Optionen offen halten.

SaaS / Cloud

Bei einer SaaS bzw. Cloud Variante erfolgt der Betrieb durch den Anbieter selbst. Sie greifen dabei nur auf die Lösung zu, wobei der Anbieter sich um Updates, Verfügbarkeit und Wartung kümmert.

Gerade für Unternehmen ohne eigenes Rechenzentrum oder IT ist diese Variante empfehlenswert. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass Ihre Daten im gleichen Land liegen und mit dem Anbieter ein AV-Vertrag gemäß DSGVO geschlossen wird.

On Premise

Möchten Sie dagegen selbst die Kontrolle behalten oder untersagen interne Compliance Vorgaben den Einsatz von Cloud Lösungen, ist die Installation bei Ihnen vor Ort eine Option.

Beim Betrieb der Lösung vor Ort ergeben sich allerdings auch für Sie Mehraufwände und ggf. Kosten:

  • Datensicherung
  • Ressourcen für Betrieb
  • Einbindung / Installation
  • Updates

Gerade um diese Mehraufwände auf ein Minimum zu reduzieren und spätere Überraschungen zu vermeiden, fragen Sie nach den folgenden Punkten:

  • Wie hoch ist der Installationsaufwand?
  • Sind weitere Lizenzen erforderlich (z.B. Microsoft Windows, SQL Server, CALs)?
  • Können Updates mit wenigen Klicks durchgeführt werden?
  • Wer kümmert sich um Sicherheitsupdates?
  • Was passiert wenn unser Wartungsvertrag abläuft?

6. Planbares Preismodell

Abgesehen vom gewählten Betriebsmodell spielt letztlich natürlich auch der Preis eine große Rolle.

Zumeist erfolgt eine Lizenzierung auf der Basis der Anzahl der Geräte oder Assets.

Aber wie viele Geräte oder Assets habe ich überhaupt?

Genau hier liegt das Problem. Viele Firmen haben vor der Einführung einer Inventarisierungssoftware keinen wirklichen Überblick wie viele Geräte später im System überhaupt erfasst werden sollen.

Denn genau das ist ja eigentlich der Zweck des Systems - einen Überblick bekommen.

Und wer kann hier schon abschätzen wie sich die Anzahl der Geräte zukünftig entwickeln wird? Alleine heute hat ein normaler Mitarbeiter meist 4-5 Geräte:

  • Notebook
  • Docking-Station
  • Monitor
  • Smartphone
  • Festnetztelefon

Tendenz steigend - Zusätzliche Assets wie Zugangskarten, Zubehör, Firmenwagen, Drucker noch nicht mit eingerechnet.

Aus unserer Sicht empfiehlt sich daher ein Preismodell, welches sich näher an der Unternehmensgröße und einer planbaren Größe orientiert. Beispielsweise pro Mitarbeiter.

Achten Sie außerdem darauf, dass der Funktionsumfang Ihren Anforderungen entspricht oder diese vielleicht sogar überschreitet. Viele Anbieter locken mit günstigen Einstiegspreisen, die dann durch aufpreispflichtige Zusatzmodule zur Herstellung von Grundfunktionalitäten egalisiert werden.

7. Support

Die Einführung eines neuen (IT-) Systems ist immer eine gewisse Herausforderung und es gilt Hürden zu meistern und alle beteiligten in den Prozess einzubinden.

Umso wichtiger ist es, dass Ihnen der Anbieter der Inventarisierungssoftware einen nachhaltigen und länderspezifischen Support bietet.

  • Bestehlt die Möglichkeit von Schulungen?
  • Kann ich gerade für die Anfangszeit einen festen Ansprechpartner buchen?
  • Bringt der Support Know-How aus dem Praxisbereich mit?
  • Wie sieht es mit sehr speziellen / technischen Fragen aus?
  • Existiert ein Handbuch / Dokumentationsbereich?
  • Wie schnell sind die Antwortzeiten?

8. Zukunftsfähigkeit / Updates

Ein neues Inventarsystem ist später tief im Unternehmen verwurzelt und sollte daher auch mit einem langfristigen Plan versehen sein.

Neben heutiger Anforderungen in Richtung Sicherheitsupdates muss natürlich auch die Produktweiterentwicklung sichergestellt werden.

  • Wie lange existiert das Produkt schon?
  • Ist die technische Basis modern (z.B. webbasiert, responsive)?
  • Handelt es sich um das Kernprodukt des Anbieters oder ein kleines Nebenprojekt?
  • Wie sieht der Updaterhythmus aus (min. 3 - 4 Releases pro Jahr)?
  • Wie schnell reagiert der Anbieter z.B. im Falle von Sicherheitslücken?

Am Markt existieren sehr viele Altanwendungen mit einer ebenso veralteten technischen Basis. Auch wenn hier aufgrund der Marktverbreitung die Produktweiterentwicklung gesichert ist, muss man sich mittel- bis langfristig auf größere Umstellungen einstellen.

9. Testmöglichkeiten

Keiner kauft gerne die Katze im Sack.

Achten Sie bei der Auswahl einer Inventarisierungssoftware auf einen umfangreichen bzw. erweiterbaren Testzeitraum.

  • Ist ein kostenloser Test möglich?
  • Entspricht der Funktionsumfang auch dem späteren Produkt?
  • Bietet der Anbieter Unterstützung während des Testzeitraums (Produkt-Tour, Fragen, etc.)?

Gerade in größeren Unternehmen kann sich eine Evaluierung aufgrund der Prozesse durchaus länger hinziehen. Hier sollte ein erweiterter Testzeitraum ggf. über mehrere Monate auf Nachfrage möglich sein.

10. Mitgestaltung

Ein erfolgreiches Produkt lebt von der Mitgestaltung und Praxisorientierung durch den Endanwender.

  • Wie kooperativ zeigt sich der Anbieter bei der Einreichung von Verbesserungsvorschlägen?
  • Ist eine Priorisierung von Features möglich?
  • Kann der Anbieter Referenzen hierzu nennen?

An dieser Stelle sind vor allem kleine und mittelständische Anbieter gegenüber einer Konzernlösung vorzuziehen. Diese können viel flexibler und agiler auf neue Anforderungen reagieren.

Fazit

Der Kauf einer Inventarisierungssoftware bietet Ihnen viele Vorteile, sollte aber auch gut durchdacht werden.

Es gibt viele Punkte, die sich im Nachhinein als nicht für Sie passend herausstellen können. Eine gute Vorauswahl erleichtert Ihnen hier Mehrarbeit und Ärger.

Letztlich spielt natürlich auch die persönliche Komponente eine gewisse Rolle - sprechen Sie mit dem potentiellen Kandidaten und klären Sie Ihre Anforderungen vorab im Detail ab.

Michael Kostka
Michael Kostka Author

Geschäftsführer / CEO

Gründer und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kostka verantwortet bei uns die Bereiche technischer Vertrieb und Leitung des Tagesgeschäfts.

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