Eine umfassende Inventarisierung bildet die Grundlage für eine effektive Verwaltung von Hardware, Software und anderen digitalen Assets. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie IT-Profis eine solche Inventarisierung erfolgreich durchführen können:
1️⃣ Planung und Vorbereitung
Bevor Sie mit der Inventarisierung beginnen, ist es wichtig, einen klaren Plan zu erstellen und alle erforderlichen Ressourcen bereitzustellen.
Identifizieren Sie die Ziele der Inventarisierung, legen Sie den Umfang fest und bestimmen Sie, welche Ressourcen Sie benötigen, wie z. B. Inventarisierungssoftware, Etiketten oder Scanner.
Folgende Konstellationen ergeben sich hieraus:
- Sind die Verantwortlichkeiten geklärt und ist jemand der Projektverantwortliche?
- Sind die Mitarbeiter passend eingewiesen und geschult mit dem Umgang des Tools?
- Kenenn sich die Mitarbeiter in den Inventur- und Inventarisierungs-Prozessen ausreichend aus?
- Sind ausreichend "gute" Daten in Excel-Listen oder in einem bestehenden Tool vorhanden?
- Ist die grundsätzliche Datenqualität gewährleistet, um sinnvolle Planungen und Bewertungen vorab durchführen zu können?
- Definieren Sie die Ziele, die sie durch die IT-Inventarisierung erreichen wollen (bessere Verfügbarkeiten, weniger Kosten etc.)?
- Welche Menge an Ressourcen (Mitarbeiter, Geld etc.) stehen Ihnen zur Verfügung?
- Für welchen zeitlichen Horizont soll der Plan umgesetzt werden (kurz = Wochen oder wenige Monate, lang = viele Monate oder einige Jahre)?
Passende Ziele mit den Mitarbeitern und guten Daten liefern die Grundlage um in das Thema starten zu können. Fehlt einer dieser Bausteine wird die Umsetzung länger dauern und nicht die gewünschten Ziele erreichen können.
2️⃣ Erfassen Sie alle vorhandenen Ressourcen
Der erste Schritt bei der Inventarisierung besteht darin, alle vorhandenen Ressourcen zu erfassen. Dies umfasst nicht nur Hardware wie Computer, Server, Drucker und Netzwerkgeräte, sondern auch Software, Lizenzen, digitale Dokumente und andere Assets.
Verwenden Sie Tools wie automatisierte Inventarisierungssoftware, um diesen Prozess zu erleichtern und sicherzustellen, dass keine Ressource übersehen wird.
Folgende Fragen sollen dabei eine Richtung vorgeben:
- Gibt es schon bestehende Daten aus Inventuren oder Bestandssystemen?
- Ist die ausreichende Datenqualität vorhanden oder muss hier vorab nachgearbeitet werden?
- Welche Asset-Kategorien sollen abgedeckt werden?
- Wie viele Assets sind in den verschiedenen Kategorien vorhanden?
- Gibt es Besonderheiten bei den unterschiedlichen Assets, die bekannt sein müssen (Beispiel: besondere Felder für Büromöbel oder maßgebende Daten wie eine ID aus dem ERP-System)?
- Sollen zukünftig unterschiedliche Benutzergruppen auf Basis der Kategorien arbeiten (Beispiel: Office Management kümmert sich um Drucker und Büromöbel)?
- Soll schon zu Beginn mit einem automatisierten Prozess (Auto-Discovery) gearbeitet werden oder erst nachgelagert?
Die Asset-Menge und Datenqualität haben einen enormen Einfluss auf das gesamte Projekt. Der Unterschied zwischen 100 oder 5000 Assets ist offensichtlich. Es kann aber einen Unterschied machen, welche Kategorien abgedeckt werden sollen und wie viele Assets innerhalb aber auch außerhalb der IT verwaltet werden müssen.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
3️⃣ Organisieren und Kategorisieren
Sobald alle Ressourcen erfasst sind, ist es wichtig, sie ordnungsgemäß zu organisieren und zu kategorisieren.
Erstellen Sie eine einheitliche Struktur, um Hardware und Software nach Typ, Standort, Zustand, Verantwortlichkeiten und anderen relevanten Kriterien zu klassifizieren. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern auch die Suche und den Zugriff auf bestimmte Ressourcen.
Um den geeigneten individuellen Kategorie-Baum aufzubauen sollten folgende Fragen gestellt werden:
- Gibt es genügend Assets einer gewissen Gruppe, Art oder Gattung, die sich gut bündeln lassen?
- Müssen bestimmte Assets von unterschiedlichen Abteilungen oder Personen verwaltet werden und sollten daher in einer eigenen Kategorie gebündelt werden?
- Können weitestgehend alle Assets mit den passenden Standortdaten ausgestattet werden oder wird dies nicht möglich sein?
- Haben gewisse Kategorien spezielle Felder, die auch in der Organisation bzw. Verwaltung besondere Aufmerksamkeit brauchen (Beispiel: ID aus dem ERP-System zur besseren Nachverfolgung der Buchhaltung)?
Legen Sie für sich und auch die gesamten Abteilungen und Teams eine einheitliche, aber dennoch spezifische Struktur fest. Dies bedeutet, dass Sie intern mit allen Personen einmal sprechen werden und zugleich die Assets nach qualitativen und strukturellen Standards gliedern müssen.
4️⃣ Überprüfen Sie regelmäßig und aktualisieren Sie die Inventarisierung
Eine einmalige Inventarisierung reicht nicht aus, um den sich ständig ändernden Anforderungen und Entwicklungen gerecht zu werden. Es ist wichtig, regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Inventarisierung durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie stets genau und aktuell ist.
Dies umfasst das Hinzufügen neuer Ressourcen, das Entfernen veralteter oder nicht mehr verwendeter Elemente und das Aktualisieren von Informationen wie Standorten, Zuständigkeiten und Konfigurationen.
Folgende Punkte sollten im Rahmen einer Inventarverwaltung immer beachtet werden:
- Kann man alle relevanten Standortdaten direkt mit aktualisieren und somit die Datenqualität im Mittel hoch halten?
- Werden dauerhaft alle Daten per Hand oder automatisch aktualisiert und entsprechend Wert auf diese Asset-Informationen gelegt?
- Können alle wichtigen Personen (Geschäftsführung, IT-Leitung, aber auch IT-Service-Mitarbeiter) die Daten einheitlich nutzen und profitieren somit von aktuellen und korrekten Asset-Daten?
Die Nutzung einer Inventarverwaltung bietet die Möglichkeit für alle Beteiligten die Daten passgenau und ausreichend zu pflegen. Hierbei ist die Korrektheit der Daten und die Nutzung immer zu gewährleisten, um die nötigen Benefits hieraus ziehen zu können.
5️⃣ Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen
Die Sicherheit der digitalen Assets ist von entscheidender Bedeutung für jedes Unternehmen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Inventarisierung auch Sicherheitsaspekte berücksichtigt, wie z. B. die Verfolgung von Softwarelizenzen, die Überwachung von Gerätestandorten und -zuständigkeiten, die Identifizierung von nicht autorisierten Geräten oder Software und die Durchführung von Sicherheitsaudits.
Zentrale Fragen, die abgedeckt sein müssen:
- Sind die aktuellen Assets innerhalb des Unternehmens bekannt und können jederzeit abgerufen werden?
- Ist das Unternehmen über- oder unterlizenziert?
- Verschwinden eventuell Geräte aus meinem Unternehmen und kann dies entsprechend nachgewiesen werden?
- Befinden sich nicht autorisierte Geräte innerhalb meiner Netzwerke und wie reagiere ich darauf?
- Können die Asset-Daten auch für andere Sicherheitstools genutzt werden oder Daten aus diesen Tools mit den Asset-Daten "verheiratet" werden?
Gerade in der kritischen Zeit durch viele Cyberangriffe ist Sicherheit Trumpf! Die passenden Daten zu nutzen, um unterschiedliche Aspekte verlässlich bewerten zu können, hilft enorm das Risiko-Niveau zu senken. Durch die erhobenen Daten aus dem Inventarisierungsprozess stehen diese Informationen immer 24/7 zur Verfügung und können für Einkauf, IT-Abteilung oder Geschäftsführung genutzt werden.
6️⃣ Dokumentation und Berichterstattung
Halten Sie alle Informationen und Daten der Inventarisierung in einer zentralen Dokumentation fest. Erstellen Sie regelmäßige Berichte und Analysen, um Einblicke in die Nutzung, Verfügbarkeit, Leistung und Sicherheit der digitalen Ressourcen zu erhalten.
Diese Berichte sind nicht nur für interne Zwecke wichtig, sondern können auch bei der Entscheidungsfindung und der Einhaltung von Compliance-Anforderungen hilfreich sein.
Daten sind vielfältig einsetzbar und helfen damit in "jedem Prozess"! - In der Inventarisierung ist es die Allzweckwaffe für Einkaufsfragen oder Sicherheitsthemen. Entscheidungen werden transparent gemacht und zukünftig nicht mehr nach persönlichen Einschätzungen getroffen.
📃 Fazit - Mit einem passenden Plan ist der Start der IT-Inventarisierung ganz einfach und planbar
Durch geeignete Vorplanungen ist der Aufwand klar und kann allen Beteiligten kommuniziert werden. Damit können mentale Hürden vorab gebrochen und ein gemeinsames Verständnis zum Thema geschaffen werden.
Eine hochwertige Datenqualität kann gerade bei der IT-Inventarisierung für jede Menge an Assets und jegliche Organisationsstruktur hilfreich sein. Die Daten helfen später in den nachgelagerten Themen zwecks Dokumentation, Sicherheit aber auch Planung von Preisen und dem Bedarf.
Durch die passenden Schritte kann die IT-Inventarisierung gelingen und zu sehr großen Synergien in Unternehmen führen. Gehen Sie immer nach der Maxime vor, dass hochwertige Daten, gepaart mit dem passenden Mindset und dem Willen zur Veränderungen und Anpassung den Wandel für die digitale Transformation befruchten kann.
