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Was ist der langfristige Nutzen eines IT Asset Managements?

Haben Sie schon ein bestehendes IT Asset Management (ITAM) System und sind damit zufrieden? Falls nicht, sollten Sie sich genau die Punkte anschauen, intern bewerten und hinterfragen, ob Sie Ihre individuellen Risiken und Kosten kennen.

Frank Kister
Frank Kister Veröffentlicht am 24.08.2021

Wo stehen Sie aktuell?

Haben Sie schon ein bestehendes ITAM-System und sind damit zufrieden?

Dann brauchen Sie den Artikel nicht mehr weiterzulesen. Falls nicht, dann sollten Sie sich genau die Punkte anschauen, intern bewerten und hinterfragen, ob Sie zu den Punkten Ihre individuellen Risiken und Kosten kennen.

Ziele und Hauptnutzen von ITAM

Folgende Ziele haben sich in unterschiedlichen Projekten als Hauptnutzen gezeigt:

  • Reduktion von IT-Kosten in unterschiedlichen Schwerpunkten (z. B. Software, klassische IT-Hardware oder IoT-Assets)
  • Insgesamt verbesserte Compliance, die vor allem bei Audits wesentlich ausgereifter ist und im Rahmen von Firmenbewertungen schnellere und aussagekräftigere Bewertungen zulässt
  • Kontrollierte und optimierte Investitionen in die IT-Sicherheit
  • Bessere Onboarding- und Offboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter
  • Einhaltung von Standards in der Kontrolle bei IT-Assets
  • Verbesserte Kommunikation zwischen IT und anderen Fachabteilungen oder anderen dritten Parteien (z. B. Dienstleister für ERP-Software oder Shopsysteme)
  • Reduzierte Risiken bei Compliance und Governance-Themen (z. B. DSGVO, Arbeitsschutz oder Einführung einer Unternehmens-Policy)
  • Unterstützung der einheitlichen Dokumentation in der IT und anderen Fachabteilungen
  • Ermöglichung einer Strategie für Budgetierung, Vorausplanung und Optimierung

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Wie schätzen Sie Ihre Lage nun ein?

Sie sollten hinter jeden Punkt Ihren aktuellen Status dokumentieren. Dies bedeutet, dass Sie Ihr individuelles Risiko und die Kosten dazu kennen.

  • Können Sie in Ihrer Rolle sagen, ob es tragbar ist, dass sie die Anzahl der Assets kennen oder nicht?
  • Kennen Sie die Kosten für doppelt gekaufte Lizenzen oder Hardware aus den letzten Geschäftsjahren?
  • Wissen Sie aktuell wer die Hardware nutzt oder wo die Software im Einsatz ist?

Was bedeutet Langfristigkeit in technischen Themen?

Der Aufwand technische Themen und Probleme anzugehen und diese für immer aus dem Weg zu räumen, ist in der Regel höher und kein 5-Minuten-Job.

Der Erfolg liegt aber in der Langfristigkeit der Maßnahme nach der Einführung eines IT Asset Management Tools und am Gewinn bei Sicherheit, Kontrolle und dem Abbau von Kosten.

Diese Meta-Ziele sollten jeder IT-Abteilung, aber auch dem Geschäftsführer ausreichend Antrieb geben dran zu bleiben! Betriebswirtschaftlich wird sich dies auf jeden Fall lohnen, wenn Sie 10% oder mehr Ihrer IT-Ausgaben über Jahre hinweg in andere Projekte oder Themen investieren können.

Fazit

Viele Entscheider sehen bei der Einführung eines ITAM-Tools häufig nur Kosten und damit verbundene Arbeitsaufwände.

Hier ist ein Blick in die täglichen Anforderungen und Aufgaben der Fachbereiche notwendig, um eine echte Einschätzung geben zu können. Denn hier zeigen sich drastische Optimierungspotentiale in den Abläufen und der Kommunikation.

Auf langfristige Sicht bleiben Sie mit einem sauberen IT Asset Management gegen alle Eventualitäten wie Lizenz-Audits, Wirtschaftsprüfung, ISO-Zertifizierung oder eine Expansion gerüstet.

Frank Kister
Frank Kister Autor

Geschäftsführer / CFO

Co-Founder und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kister verantwortet bei uns die Bereiche kaufm. Vertrieb und Finanzen.

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