Mithilfe eines IT Asset Managements (abgekürzt auch ITAM) lassen sich alle IT Komponenten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation dokumentieren, verwalten und diese Daten im Tagesgeschäft in vielfältiger Weise nutzbar machen.
Was ist ein Asset?
Aber klären wir zunächst erstmal was eigentlich ein Asset ist. Die Definition ist hier sehr weitläufig und nicht immer klar einzugrenzen.
Ein Asset ist ein Vermögenswert oder auch physischer oder immaterieller Gegenstand.
Beispiele hierfür können z.B. die folgenden Bereiche sein:
- IT Hardware (PCs, Notebooks)
- Smartphones
- Verträge
- Lizenzen
- Infrastruktur (USV, Klimaanlage, etc.)
- Büroausstattung
In vielen Fällen hängt es davon ab, welcher Wert einem materiellen oder immateriellen Objekt zugemessen wird bzw. wie kritisch dieser für Prozessketten innerhalb des Unternehmens ist.
So ist es häufig der Fall, dass selbst kleine USB-Lizenz-Dongles oder Verträge für kritische Softwarekomponenten zu den Assets gezählt werden.
Wer braucht ein IT Asset Management?
Die Antwort auf diese Frage ist relativ einfach:
Jedes Unternehmen oder jede Organisation.
Spätestens ab einer Unternehmensgröße von 10 Mitarbeitern sollte mit der Einführung eines IT Asset Managements geplant werden.
Je früher ein Unternehmen damit beginnt, desto geringer ist der spätere Inventarisierungsaufwand.
Sobald in einem Unternehmen Themen wie beispielsweise eine ISO27001 Zertifizierung oder ein Lizenzaudit anstehen, ist ein IT Asset Management im Grunde Pflicht.
Auch wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft, sollte über die Einführung nachgedacht werden:
- Starkes Mitarbeiterwachstum
- Verteilte Teams oder mehrere Standorte
- Leasing-Hardware
- IT Systeme, die Teil der Wertschöpfungskette sind
Vorteile durch das IT Asset Management
Wer die Vorteile eines ganzheitlichen IT Asset Managements einmal in der Praxis erlebt hat, möchte diese nicht mehr missen.
Darunter bieten sich neben drastischen Effizienzsteigerungen auch Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Zudem erleichtert ein System die schnelle Einsicht von Daten im Zuge von Reportings, Audits und Zertifizierungen.
In Zeiten einer zunehmenden Bedrohung durch Cyberkriminalität und erhöhte Datenschutzbestimmungen gewinnt das Thema auch bei Security-Themen immer mehr an Bedeutung.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Wie aufwändig ist ein IT Asset Management?
Um ein IT Asset Management aufzubauen, muss zunächst bekannt sein welche Gegenstände, Verträge, Lizenzen, etc. in der eigenen Organisation vorhanden sind.
Dies wird im Rahmen einer umfassenden Inventarisierung durchgeführt. Hierbei werden alle vorhandenen Assets digital erfasst und dokumentiert.
Der Aufwand richtet sich dabei nach den folgenden Kriterien:
- Anzahl der Gegenstände
- Anzahl der Standorte
- Detailgrad der Erfassung
- Verfügbarkeit und Datenqualität bestehender Listen
- Automatisierungsmöglichkeiten (siehe unten)
Für die Ersterfassung in einem mittelständischen Unternehmen mit ca. 200-300 Mitarbeitern kann man hier von einem Aufwand von 3-4 Tagen ausgehen.
Beim Ansatz der permanenten Inventur kann man diesen Prozess nebenläufig auch bis auf mehrere Monate oder gar Jahre ausdehnen um beispielsweise schrittweise oder Standort für Standort vorzugehen.
Möglichkeiten der Automatisierung
Viele IT-Entscheider sehen zunächst den vermeintlich hohen Aufwand alle Assets digital zu erfassen.
Beim Thema Inventur oder Inventarisierung läuten daher bei vielen die Alarmglocken. Man denkt sofort an tagelange stupide Erfassung von Inventargegenständen und hunderte verschiedene Listen.
Das muss aber nicht sein.
Es gibt wirksame Wege um den Aufwand durch vernünftige Tools oder Funktionen drastisch zu reduzieren.
- Automatische Inventarisierung
"Intelligente" Geräte wie z.B. PCs, Drucker, Netzwerkinfrastruktur lassen sich auch automatisiert inventarisieren. Hierzu werden Daten wie Hersteller, Modell, Seriennummer, etc. beispielsweise über bestehende Verwaltungs-Schnittstellen ausgelesen.
- Import / Migration
In vielen Unternehmen finden sich meist auch bestehende Excel-Listen wieder. Diese wurden meist aus der Not heraus initiiert, enthalten jedoch meist nützliche Daten. Über Migrationsvorlagen und einen Importassistent lassen sich diese in ein IT Asset Management Tool importieren.
- Standardmodell & Vorlagen
Im späteren Tagesgeschäft lassen sich neu eingetroffene Geräte sehr schnell über Vorlagen, Standardmodelle oder auch eine Schnell-Erfassung in das System einbuchen. Hierdurch wird vermieden, dass gleiche Informationen immer wieder erneut manuell eingegeben werden müssen.
Die richtige Lösung finden
Zur Auswahl der richtigen Inventarisierungslösung haben wir einen umfangreichen 10 Punkte-Plan erstellt. Neben der technologischen Basis sollte hierbei vor allem der Funktionsumfang auch in Hinblick auf zukünftige Anforderungen berücksichtigt werden.
- Können weitere Abteilungen mit dem System arbeiten?
- Habe ich die Wahl zwischen verschiedenen Betriebsmodellen (Cloud / On Premise)?
- Bietet mir die Lösung die gewünschten Funktionen?
- Falls nicht: Kann ich Themen im Rahmen von Feature Requests oder über ein Customizing platzieren?
- Kann das System den gesamten Lifecycle von Bestellung bis Ausmusterung abbilden?
- Lassen sich Geräte mit Verträgen, Lizenzen, Dateien, etc. verknüpfen?
- Gibt es integrierte Anpassungsmöglichkeiten um z.B. eigene Attribute abzubilden?
Prozesse überdenken & optimieren
Die Einführung und spätere Pflege eines IT Asset Managements steht und fällt letztlich auch mit den internen Prozessen.
An dieser Stelle sollte nicht nur geprüft werden, ob sich bestehende Prozesse 1:1 in einer Software-Lösung abbilden lassen.
Stattdessen sollten bestehende Vorgänge teilweise grundlegend neu strukturiert werden, um das Optimale aus der gewählten Lösung herauszuholen.
Ein seriöser Anbieter bietet Ihnen hierfür neben einer umfangreichen Dokumentation auch die Möglichkeit eines fachlichen Consultings.
Im Auswahlprozess für eine Asset Management Lösung können Sie in den ersten Gesprächen so direkt eingrenzen ob der Lösungsanbieter nur ein Produkt verkauft oder auch das Thema in der Praxis versteht.
Fazit
Ein IT Asset Management ist meist mehr als nur ein einsames Datengrab, in dem Inventargegenstände gesammelt werden.
Es bildet heute in vielen Organisationen die Basis für vielfältige IT-Prozesse und unterstützt somit auch die Mitarbeiter in Ihrer täglichen Arbeit.
Dabei bestehen vielfältige Möglichkeiten den stupiden Erfassungsprozess zu vereinfachen oder gar gänzlich zu automatisieren.
