IT-Asset-Management - Ein Kosten-Wunder?

Der Kostendruck in der heutigen IT-Welt ist enorm und stellt IT-Verantwortliche, aber auch deren Mitarbeiter und gesamte Organisationen vor Herausforderungen im Priorisierungsprozess. Sind Kosten das entscheidende Kriterium? Sind Themen wie Nachhaltigkeit, technische Innovationsfähigkeit oder strategische Ziele nicht wichtiger? Welche Bedeutung haben die Rollen und deren Kosten- und Werte-Verständnis dafür?

Weltweite IT-Ausgaben (2010-2023)

Von 2010 bis 2023 sind die weltweiten IT-Ausgaben im Durchschnitt von 793 auf 1373 Milliarden US-Dollar gestiegen. Der Trend zeigt klar auf, dass Digitalisierung, Innovationsdruck aber auch weitere Automatisierung und Fokussierung auf Technologie steigende Kosten hervorrufen.

Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/184781/umfrage/weltweite-ausgaben-fuer-it-services

Rollen und deren Verantwortlichkeiten

In Unternehmen gibt es durch die unterschiedlichen Rollen unterschiedliche Sichtweisen und Verantwortlichkeiten.  

Folgende Rollen nehmen Einfluss auf Aspekte aus dem IT-Asset-Management:

• Geschäftsführung:
  • Die Absicherung des operativen Geschäfts ist das primäre Ziel. Können die Abteilungen den Aufgaben nachkommen, funktioniert z.B. Einkauf und Verkauf korrekt und kann der Umsatz wie gewohnt erzielt werden? Es findet jedoch kein tiefer Einblick in die jeweiligen Abteilungen statt und somit auch kein tiefer Einstieg in die dortigen Themen (z.B. Beschaffung von Hardware oder Inventarisierung).
    
    
• IT-Manager/IT-Abteilungsleiter:
  • Die Abteilung muss Ihren zentralen Aufgaben nachkommen und dadurch die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens unterstützen und weitreichend absichern. Z.B. in der IT-Abteilung oder bei der Buchhaltung müssen die dortigen Aufgaben koordiniert und abgesprochen mit einem erwartbaren Effizienzlevel durchgeführt werden.
    
    
• Mitarbeiter aus der IT-Abteilung:
  • Hauptfokus ist die Durchführung von IT-Arbeiten mit einem sehr großen Detail-Level. Technologisch, perspektivisch und auch operativ muss jede Aufgabe mit dem Anspruch des höchsten Qualitätslevels ausgeführt werden. Die IT-Abteilung wird Tätigkeiten aus dem ITAM-Bereich selbst ausführen und diese ebenfalls überprüfen und auch in die Prozesslandschaft integrieren.
    
    
• Mitarbeiter aus anderen Abteilungen:
  • Die NICHT-IT-Mitarbeiter treffen bezüglich IT-Prozessen und -Themen in den meisten Unternehmen gar keine Entscheidung. Sie sind klassische Endkonsumenten von Dienstleistungen und geben Feedback über Qualität und Serviceerfahrung. Die Mitarbeiter sind nicht an den ITAM-Prozessen und deren Gestaltung eingebunden, sondern nur Nutzer dieser Prozesse und definierten Services.

Durch die Rollen wird ein Umsetzungskreislauf in Gang gesetzt, den es immer im Auge zu behalten gilt:

Kosten-Einfluss auf diese Rollen

Kosten haben auf jeder Ebene dieser Rollen einen Einfluss:

• Geschäftsführung:
  • Die Kosten sind ein zentraler Aspekt der Geschäftsführung, da Kosten direkten Einfluss auf die Operative haben. Kosten beeinflussen Planungs- und Strategieaspekte und können sogar zur Pleite des Unternehmens führen. Kosten können wichtiger sein, als strategische Ziele oder schon definierte und begonnene Projektziele.
    
    
• IT-Manager/IT-Abteilungsleiter:
  • IT-Abteilungsleiter müssen in Ihrem Bereich das beste „realistische“ Budget für die eigenen Tätigkeiten zur Verfügung stellen. Es besteht dauerhaft das Problem mit zu geringem Budget in die Planung zu gehen und ständig mit der Geschäftsführung nachrangige Planungsdiskussionen zu führen, die ebenfalls einen Zeit- und Kostenfaktor besitzen.
    
    
• Mitarbeiter aus der IT-Abteilung:
  • IT-Mitarbeiter wollen zur Ausführung Ihrer Tätigkeiten das beste Setup haben. Dieser Anspruch kostet per se initial Geld und muss vom Abteilungsleiter zur Verfügung gestellt werden. Kosten haben somit einen elementaren Einfluss auf Mitarbeiterzufriedenheit und Performance für Projekte und technische Themen.
    
    
• Mitarbeiter aus den anderen Abteilungen:
  • Die Mitarbeiter sind in den meisten Fällen Endkonsumenten von IT-Services. Faktisch spielt es für die Mitarbeiter anderer Abteilungen keine Rolle, wie hoch die Kosten sind, um einen Dienst zur Verfügung zu stellen. Die Erwartungshaltung ist, dass sowohl eine „optimale“ Qualität und ein „ausreichendes“ Service-Erlebnis erreicht wird.

IT-Asset-Management im Kostenrad und Rollenspiel

Prinzipiell ist IT-Asset-Management in vielen Konstellationen nicht das Thema mit der höchsten Priorität. Es wird nicht auf Anhieb gesehen, dass ITAM einen operativen Einfluss haben wird, somit werden häufig fälschlicherweise andere Themen vorgezogen. Die nachhaltige Implementierung einer Inventarverwaltung steht allerdings auch bei Experten außer Frage und kann im Rahmen von einzelnen Aspekten genauer nachgelesen werden:

• Vorteile einer Inventarverwaltung
• Was ist der langfristige Nutzen eines IT-Asset-Managements?
• Kosteneinsparungen durch eine Inventarverwaltung

Genauso muss es aber ebenfalls klar sein, dass ein IT-Asset-Management-System eingeführt werden muss, wenn es Probleme bei der Beschaffung oder Verwaltung der Hardware gibt und dies ebenso die Geschäftsfähigkeit und Produktivität der Mitarbeiter in allen Abteilungen nachhaltig negativ beeinflusst.

Brechen wir nochmal diesen Aspekt auf die Rollen herunter:

• Geschäftsführung:
  • Wie groß ist der operative Nutzen für das Unternehmen und was kann ich dadurch sparen? Haben die nötigen Kosten einen negativen Einfluss auf meine Zahlungsfähigkeit?
    
    
• IT-Manager/IT-Abteilungsleiter:
  • Welche Vorteile kann ich für mein Team erzielen? Welche Vorteile entstehen durch die nachhaltige Integration von ITAM? – Kosten müssen in der Balance gehalten und ständig angepasst werden.
    
    
• Mitarbeiter aus der IT-Abteilung:
  • Wie kann ich meinen Job am besten ausführen? Kann ich einen echten Mehrwert für das Unternehmen erzielen? Macht mich die Einführung eines Systems, um ITAM durchführen zu können, zufriedener? Habe ich hierdurch insgesamt weniger Stress und manuelle Arbeit? – Kosten spielen nur eine untergeordnete Rolle, da Qualität und eigene Performance wesentlich wichtiger sind.
    
    
• Mitarbeiter aus den anderen Abteilungen:
  • Bin ich zufrieden mit den IT-Services und kann mir immer geholfen werden? Kann ich meine Tätigkeit auf Grund von technischen Gegebenheiten sauber und effizient durchführen? – Die Kosten für die Bereitstellung spielen hierbei allerdings keine Rolle aus Mitarbeitersicht.

Man erkennt klar, dass das Kosten-Thema sehr unterschiedliche Wertigkeiten erhält und im Zusammenspiel mit den jeweiligen Prioritäten der einzelnen Person, der Abteilung, aber auch des gesamten Unternehmens abgewogen werden muss.

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Was kann ich durch IT-Asset-Management sparen?

Neben dem Effizienz-Gewinn und einer Erhöhung der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit steht die zentrale Frage im Raum:

Welches Einsparpotenzial kann mir ITAM bieten?

Den genauen Wert zu benennen ist nicht einfach und muss durch die Verantwortlichen in jedem Unternehmen selbst kalkuliert werden.

Zentrale Punkte der Einsparungen sind:

• Insgesamt verbesserte Compliance, die vor allem bei Audits wesentlich ausgereifter ist und im Rahmen von Firmenbewertungen schnellere und aussagekräftigere Bewertungen zulässt
• Kontrollierte und optimierte Investitionen in die IT-Sicherheit
• Bessere On- und Offboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter
• Einhaltung von Standards in der Kontrolle bei IT-Assets
• Verbesserte Kommunikation zwischen IT und anderen Fachabteilungen oder dritten Parteien (z.B. Dienstleister für ERP-Software oder Shopsysteme)
• Unterstützende Maßnahmen für GoBD-konforme Buchhaltung (Belege, Erhebung der Anlagenwerte)
• Reduzierte Risiken bei Compliance und Governance-Themen (z.B. DSGVO, Arbeitsschutz oder Einführung einer Unternehmens-Policy)
• Unterstützung der einheitlichen Dokumentation in der IT und anderen Fachabteilungen
• Ermöglichung einer Strategie für Budgetierung, Vorausplanung und Optimierung

Allein anhand dieser Punkte wird klar, welchen Einfluss dies auf Prozesse, bestehende Blocker-Themen und strategische Aspekte in Ihrem Unternehmen haben kann.

Deswegen handeln und planen Sie weitsichtig und ausgewogen, ob die Einführung einer Inventarverwaltung für Sie sinnvoll ist. Elementar wird sein, ob Sie in der Analyse alle relevanten Anknüpfungspunkte mitberücksichtigen, um eine möglichst nachhaltige Lösung zu schaffen.

Fazit

Durch eine weitreichende Vorab-Analyse der eigenen Prozess- und Systemlandschaft und der Berücksichtigung der unterschiedlichen Rollen im Unternehmen kann die Einführung einer IT-Asset-Management-Lösung sehr erfolgreich sein.

Der Kosten-Spagat auf jeder Rollen-Ebene bietet Potenzial und zugleich Konflikte in sich, die man vorab genau herausarbeiten sollte. Die ITAM-Einführung kann sich zu einem Kosten-Wunder entpuppen, denn gut geplant ist diese nachhaltig, nicht zu teuer und langfristig mit vielen Einsparungseffekten versehen.

Kosten und Einsparungen stehen dann gegebenenfalls in einem Verhältnis, das sich mehr als rechnen kann.