Inventarisierung

Welche Mehrwerte bietet eine Inventarverwaltung für das Gesundheitswesen?

Eine Inventarverwaltung kann gerade in Kliniken und Arztpraxen wegen dem Mix aus medizinischen Geräten und IT-Assets zu besseren Standards und Prozessen führen. Erfahren Sie mehr welche weiteren Mehrwerte hierbei noch zu bieten sind.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 16.04.2024

"Without standards, there can be no improvement."

Taiichi Ohno - Entwickler des Kanban-Systems und der Just-in-time-Produktion

In Kliniken und Arztpraxen stehen täglich komplexe Aufgaben an, die eine effiziente Organisation und Verwaltung verschiedener Ressourcen erfordern. Ein besonderes Merkmal dieser Umgebungen ist der vielfältige Mix aus medizinischen Geräten und IT-Assets, die für die Behandlung und Verwaltung von Patientendaten unerlässlich sind.

Vor diesem Hintergrund spielt eine effektive Inventarverwaltung eine entscheidende Rolle, um die Standards und Prozesse zu verbessern und eine reibungslose Patientenversorgung zu gewährleisten.

Die Verwaltung dieser heterogenen Ressourcen kann jedoch eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn verschiedene Systeme und Protokolle verwendet werden.

Eine durchdachte Inventarverwaltungslösung bietet nicht nur die Möglichkeit, medizinische Geräte und IT-Assets effizient zu verwalten, sondern trägt auch dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und Risiken zu minimieren.

Darüber hinaus bietet eine umfassende Inventarverwaltung weitere Mehrwerte, die über die reine Verwaltung hinausgehen.

🚩 Warum ist IT-Inventarisierung auch ein Thema in Kliniken und Arzt-Praxen?

Kliniken und Arztpraxen nutzen eine Vielzahl von IT-Geräten wie Computer, Laptops, Tablets, Drucker, Scanner und medizinische Geräte mit eingebetteter Software.

Eine effektive IT-Inventarisierung ermöglicht eine genaue Verfolgung und Verwaltung dieser Geräte, einschließlich Standort, Zustand, Konfiguration und Softwareversionen.

🔥 Die besondere Bedeutung von BCM im Gesundheitswesen

Der Begriff BCM (Business Continuity Management) steht für den 24/7 Regelbetrieb in Unternehmen, aber auch Kliniken und Arztpraxen.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

💡 Vorteile einer Inventarverwaltung für das Gesundheitswesen

Jede Branche hat Ihre eigenen Besonderheiten und genau deswegen spielen Anforderungen immer eine wichtige Rolle. Medizinische Proukte unterliegen hohen gesetzlichen Anforderungen und müssen in unterschiedlichen Aspekten höhere Kriterien erfüllen als in anderen Branchen.

Was sind die generellen Vorteile für das Gesundheitswesen hierbei:

✅ Verwaltung und Budget-Fragen

Alle wesentlichen Geräte (IT-Geräte aber auch MRT und CTs) sind wertvolle Vermögenswerte für Kliniken und Arztpraxen.

Eine IT-Inventarisierung unterstützt das Asset-Management, indem sie eine genaue Bestandsaufnahme und Bewertung aller IT-Geräte ermöglicht.

Dies ermöglicht eine bessere Budgetierung, Planung von Ersatzinvestitionen und Identifizierung von Einsparungspotenzialen.

✅ Lizenzmanagement für medizinische Software

Viele Softwareanwendungen in Kliniken und Arztpraxen erfordern eine Lizenzierung, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die ordnungsgemäße Lizenzierung ist dabei nicht nur eine reine Compliance-Frage, sondern sorgt auch dafür dass die Geräte korrekt funktionieren und die Patienten erfolgreich behandelt werden können.

✅ Verbesserte Patientensicherheit

Durch die Gewährleistung einer kontinuierlichen Verfügbarkeit von medizinischem Material und Geräten trägt eine effektive Inventarverwaltung zur Verbesserung der Patientensicherheit bei.

Medizinische Fachkräfte können sich darauf verlassen, dass sie die benötigten Materialien schnell und zuverlässig zur Verfügung haben, was die Qualität der Patientenversorgung erhöht.

Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien

Im Gesundheitswesen gelten strenge Vorschriften und Richtlinien für die Lagerung und Verwendung von medizinischem Inventar. Eine Inventarverwaltung unterstützt die Einhaltung dieser Vorschriften, indem sie eine lückenlose Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Materialbewegungen ermöglicht.

❎ Besonderheiten bei der Inventarisierung von medizinischen Produkten?

Ob in Kliniken, Arztpraxen oder auch in der Notfallmedizin gibt es Produkte, die für spezielle Anwendungsfälle benötigt werden. Der Gesetzgeber vergibt für solch wichtige Produkte meist höhere Auflagen, die die Anwendung einer Inventarverwaltung dringend notwendig machen.

Ärzte, Pflegepersonal, aber auch Verwaltungspersonal in diesem Bereich sind dringend darauf angewiesen, dass die Verfügbarkeit den gesetzlichen Rahmen garantiert und zugleich die medizinischen Anforderungen erfüllt werden.

Folgende Besonderheiten sind zu beachten:

  • Regulatorische Anforderungen:
    Medizinische Produkte unterliegen strengen regulatorischen Anforderungen, die von Behörden wie der Food and Drug Administration (FDA) in den USA oder der European Medicines Agency (EMA) in Europa festgelegt werden. Die Berücksichtigung dieser Vorschriften ist essentiell, um die Konformität sicherzustellen und mögliche Sanktionen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

  • Verfallsdaten und Lagerungsvorschriften:
    Viele medizinische Produkte haben ein Verfallsdatum und erfordern spezielle Lagerungsbedingungen, um ihre Wirksamkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Die Verfolgung der Verfallsdaten und die Sicherstellung der passenden Lagerbedingungen sind eine absolute Notwendigkeit für den Erhalt der Produktqualität und helfen das Risiko von Fehlern bei der Patientenversorgung zu minimieren.

  • Chargen- und Seriennummern:
    Viele medizinische Produkte werden mit Chargen- oder Seriennummern versehen, um ihre Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Bei der Inventarisierung ist es entscheidend, diese Nummern zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Rückverfolgbarkeit jederzeit gewährleistet ist, um im Falle von Rückrufen oder Qualitätsproblemen schnell reagieren zu können.

  • Hygiene und Sterilität:
    Einige medizinische Produkte erfordern eine sterile Umgebung und spezielle Hygienemaßnahmen, um Kontaminationen zu vermeiden. Die Einhaltung der hygienischen Bedingungen zwecks Lagerung können ebenso innerhalb einer Inventarverwaltung dokumentiert und revisionssicher verwaltet werden.

  • Vielfalt der Produkte:
    Das Spektrum medizinischer Produkte ist äußerst vielfältig und umfasst alles von Verbandmaterialien über Medikamente bis hin zu hochtechnologischen medizinischen Geräten. Die unterschiedlichen Anforderungen und Eigenschaften dieser Produkte müssen berücksichtigt werden, um eine genaue Verfolgung und Kontrolle zu gewährleisten.

  • Notfallbereitschaft:
    Im Gesundheitswesen ist eine schnelle Verfügbarkeit von medizinischen Produkten oft entscheidend, insbesondere in Notfallsituationen. Wichtige Materialien müssen jederzeit verfügbar sein und schnell identifiziert und zugänglich gemacht werden können, um die Versorgung der Patienten zu gewährleisten.

📃 Fazit: Das Gesundheitswesen kann massiv von einer Inventarverwaltung profitieren

Um qualitaiv hochwertigen Service im Gesundheitswesen zu garantieren, benötigt man passende Standards und Prozesse zur Verwaltung von medizinischen Anlagen und Geräten, aber auch IT-Assets.

Es ist ohne Wenn und Aber dafür eine Inventarverwaltung nötig, die die passenden Lösungen als "Best Practice" mitbringt und direkt für Mitarbeiter zur Verfügung stellen kann.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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