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Warum eine Inventarverwaltung mit Excel zum Scheitern verurteilt ist

Viele Unternehmen nutzen noch Excel Listen für die Inventarverwaltung. Wir zeigen Ihnen welche Probleme dies mit sich bringen kann.

Frank Kister
Frank Kister Veröffentlicht am 21.09.2021

Excel ist auch gut

Eines vorab.

Excel oder jedes andere Tabellenkalkulationsprogramm hat genau wie jede andere Software Ihre Berechtigung und leistet in vielerlei Situationen sehr gute Dienste.

Über die Verwaltung von einfachen Listen, Auflistung von einfachen Sachverhalten + kleinen Grafiken oder zur Darstellung von CSV-Dateien ist das Einsatzgebiet sehr weitreichend.

Doch egal welche Software man in der heutigen Zeit betrachtet, gibt es immer Grenzen bei der Benutzbarkeit, validen Datenerkennung oder Integration von Funktionalitäten.

Excel Problem #1 - Automatische Erkennung von Feldtypen

Excel hat ein nützliches Feature, das die Daten, die in den Feldern vorhanden sind automatisch erkennen kann und somit lästige Mehrarbeit erspart.

Dies ist insofern hilfreich, wenn die Felder einfachen Typen, wie Zahlen, Text oder einem validen Datum entsprechen.

Sobald die Felder komplexere Typen beinhalten, versucht Excel diese auf die einfachen Datentypen zu mappen und konvertiert den Inhalt der Spalten jeweils.

Es entsteht eine gefährliche Schleife, wenn diese konvertierte Daten dann wiederum in anderen Prozessen als Grundlage dienen und somit ganze Projekte zunichte machen könnten. Häufig bleibt dies völlig unbemerkt.

Das Heise Magazin hat genau darüber kürzlich in einem Artikel berichtet:

Im Bericht wird darüber berichtet, dass die Felder, die Gensequenzen enthalten haben in Datumsfelder umgewandelt wurden.

Die Information über die spezifischen Gene in wichtigen klinischen Studien waren in diesem jeweiligen Falle verloren und inkorrekt. Des Weiteren wird verwiesen, dass rund 30 Prozent aller Anhänge in wissenschaftlichen Arbeiten im Bezug zu Genetik von Excel verfälscht wurden.

Excel Problem #2 - Eingeschränkter Benutzer-Zugriff und Rückverfolgbarkeit

Das Teilen von Excel-Dateien innerhalb der IT muss mit komplexen Regeln organisiert werden.

  • Wer hat wann die richtige Dateiversion?
  • Bearbeitet der Mitarbeiter gerade die korrekte Datei oder hat gerade ein anderer Mitarbeiter die neuere Version?

Gleichzeitige Bearbeitungen von Excel-Dateien können auch sehr chaotisch werden und am Ende zu fehlerhaften Daten führen, bei denen nicht nachvollzogen werden kann, welcher Benutzer was und wann gemacht hat.

Gerade die Rückverfolgbarkeit ist für das Compliance-Thema wichtig, damit gerade Betrug oder Manipulation ausgeschlossen werden kann und eine gute Dokumentation garantiert werden kann.

Excel hat hier einfach Schwächen, die im Vergleich zu anderen Tools durch software-unterstützte Prozesse angeboten werden können. Im Rahmen der Inventarverwaltung können alle ermittelten Daten, Änderungen und die passende Dokumentation in einem Datenpool aggregiert und für weitere Prozesse zur Verfügung gestellt werden.

Excel Problem #3 - Kein automatischer Sync mit Datenbanken oder externen Quellen

Excel kann nicht von Haus aus direkt bestehende Informationen mit einer Inhouse-Datenbank oder anderen externen Quellen synchronisieren.

Hierzu sind Experten-Kenntnisse und die Hinzunahme der IT in der Regel notwendig und stellen die meisten Unternehmen vor weitreichende Probleme. Eine einzelne Datei kann also nicht den aktuellen Stand abbilden, der gerade in meinem Inventar vorhanden ist.

Falls ich dies möchte, muss ich manuell per Hand die Daten prüfen, gegebenenfalls abändern und dann zentral allen relevanten Personen zur Verfügung stellen. Dies kostet jedes Unternehmen Zeit, erhöht die Fehleranfälligkeit und verringert die Datenqualität.

Excel Problem #4 - Mobile Nutzung nicht zu empfehlen

Excel Dateien mit einem mobilen Endgerät zu pflegen, hört sich schon im ersten Moment nicht sonderlich sinnvoll an.

Viele Spalten, viele Daten im nicht mobil sichtbaren Bereich und geringe Übersichtlichkeit zeigen schnell, dass dies nicht dem aktuellen Stand der Technik entsprechen kann.

Eine mobile Webseite oder eine native App können dies im Bereich der Inventarverwaltung ohne Probleme lösen und für unterwegs eine passende / schnelle Alternative sein.

Per App lassen sich Kamerazugriff, Berechtigungskonzepte und Push-Nachrichten einbinden und somit der Mehrwert für den Mitarbeiter steigern.

Excel Problem #5 - Anhänge zu einem Eintrag nicht nutzbar

Falls man Benutzerhandbücher, Protokolle, Fotos, Textdokumente etc. benötigt kann dies in Excel nur über einen Hyperlink oder andere externe Verlinkungen gelöst werden.

Direkte Einsicht in diese Dateien ist somit schwer und vollständig entkoppelt von Excel. Es findet somit der klassische Medienbruch statt, da man nicht alle Informationen auf einen Blick zur Verfügung stehen hat.

Übersichtlichkeit, einheitliche Daten und direkter Zugriff auf jede wichtige Information sind sehr wichtige Faktoren für die Inventarverwaltung und meist über ein einheitliches Tool zu realisieren.

Excel Problem #6 - Keine gezielten Service Requests aus Excel machbar

Auf Basis der bekannten IT-Assets können aus Excel heraus keine Service-Requests oder andere Ticket-Arten erstellt werden. Der Mitarbeiter muss über einen Medienbruch dann in einem anderen Tool mit separaten Login diese Schritte vollziehen, was mehr Zeit kostet und auch zum möglichen Verlust von Informationen führen kann.

Innerhalb der Inventarverwaltung haben Sie die Möglichkeit auf Basis der Konfiguration direkt mit Ihrem Ticket System zu interagieren.

Excel Problem #7 - Fehlende Benachrichtigungen zu Fälligkeitsterminen

Eine Kernfunktionalität einer Inventarverwaltung ist es, dass man an kommende oder schon vergangene Termine erinnert wird.

Der abgelaufene Vertrag kann ganz schnell in einer 5-stelligen Summe enden und zu weiteren Nacharbeiten führen. Excel bietet kein integriertes Feature, um direkt auf Basis der Einträge passende und richtige Benachrichtigungen zu verschicken.

Fazit

Excel ist ein sehr flexibles Tool und für viele Bereiche eine schnelle Lösung für aufkommende organisatorische Herausforderungen. Allerdings sollte man nie außer Acht lassen, dass Excel keinen Kontext zu den verarbeiteten Daten besitzt und somit nicht auf den Anwendungszweck zugeschnitten ist.

Im Gegensatz zu einer Lösung zur Inventarverwaltung kann nicht zwischen einer Seriennummer und einem Mitarbeiter unterschieden werden. Die gut gemeinten Automatismen hinsichtlich der Datenerkennung führen sehr häufig zu unbemerktem Datenverlust.

Es ist und bleibt ein Tool zur Tabellenkalkulation und keine Inventarverwaltung.

Frank Kister
Frank Kister Author

Mitglied der Geschäftsleitung

Herr Kister ist bei uns für das gesamte Projektmanagement und den Bereich Sales sowie Finanzen zuständig.

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