Das Microsoft Audit kommt per Post: Ruhe bewahren, aber dabei richtig handeln.
Ein Microsoft Lizenzaudit trifft viele Unternehmen unvorbereitet – wie aus dem Nichts flattert eine Nachricht vom Hersteller oder einem beauftragten Auditor ins Haus: „Sie wurden für ein Lizenz-Audit ausgewählt.“
Die Reaktion ist oft dieselbe: Verunsicherung, Druck, Hektik. Denn: Lizenzierung bei Microsoft ist komplex, historisch gewachsen – und in vielen Unternehmen nicht vollständig dokumentiert.
Plötzlich steht das Thema Softwarelizenzierung ganz oben auf der Agenda. Doch Panik ist fehl am Platz, vielmehr ist ein kühler Kopf und strukturiertes Vorgehen gefragt.
⁉️ Was ist ein Microsoft Lizenzaudit überhaupt?
Ein Lizenzaudit ist eine Überprüfung, ob ein Unternehmen Microsoft-Software ordnungsgemäß lizenziert hat.
Es gibt verschiedene Variationen:
- Vertraglich verpflichtende Audits gemäß Microsoft Business and Services Agreement (MBSA):
Diese sind nicht freiwillig – die Teilnahme ist laut Vertrag alle 12 Monate möglich und kann auch juristisch erzwungen werden.
- SAM Reviews (Software Asset Management Assessments):
"Freiwillig", aber oft mit gleichem Umfang wie ein Audit. Microsoft bietet es als "Service" an, ist jedoch meist der Auftakt zu einem Audit, wenn Unstimmigkeiten gefunden werden.
- Audit durch OEM- oder Cloud-Partner:
In SPLA- oder CSP-Verträgen enthalten. Hier erfolgt die Prüfung meist durch Partner, aber mit direkter Berichtspflicht an Microsoft.
Beide Varianten können rechtlich bindend sein – der Unterschied liegt im Ton, nicht in der Wirkung.
⚠️ Erste Hilfe: Was tun, wenn die Anfrage kommt?
1️⃣ Ruhe bewahren
Auch wenn der erste Impuls Panik ist: Ein Audit ist kein Todesurteil. Die meisten Unternehmen sind nicht völlig falsch lizenziert, aber möglicherweise nicht korrekt dokumentiert.
2️⃣ Rechtliche Bewertung einholen
Software-Asset-Management-Spezialisten, IT-Rechtsexperten oder auf Lizenzrecht spezialisierte Anwälte hinzuziehen. Sie klären:
- Ist das Audit verpflichtend?
- Wie weit reicht die Mitwirkungspflicht?
- Wer darf welche Daten verlangen?
3️⃣ Internes Auditteam aufstellen
Ein kleines, kompetentes Team aus IT, Einkauf, ggf. Buchhaltung und Rechtsabteilung wird zum Projektteam erklärt.
Aufgaben sind hierbei: Daten zusammentragen, Kommunikation mit Microsoft/Auditor koordinieren.
Wie sieht das interne Auditteam denn aus?
Ein effektives Auditteam besteht in der Regel aus:
- IT-Abteilung: Für Infrastruktur, Inventarisierung, Deployment-Daten
- Einkauf/Controlling: Für Lizenznachweise, Verträge, Rechnungen
- Rechtsabteilung oder externer Berater: Für rechtliche Bewertung und Kommunikation
- Führungskraft (CIO/IT-Leitung): Für Entscheidungen und Budgetfreigaben
4️⃣ Kommunikation bündeln
Niemals Einzelantworten ohne Abstimmung! Alle Kommunikation sollte zentral über das Auditteam oder eine beauftragte Kanzlei laufen.
Vermeiden Sie es, unkoordiniert technische oder kaufmännische Informationen weiterzugeben. Selbst gut gemeinte Auskünfte können zu falschen Schlüssen oder Nachlizenzierungsforderungen führen.
💡 Lizenzmanagement leicht gemacht
Kombiniert Lizenzen, Verträge, Erinnerungen und vieles mehr in einem System.
💣 Typische Risiken und Stolperfallen - Ein kleiner Auszug
Ein Audit kann bei einem Software-Produkt vorkommen. Der Hersteller eines Produkts kann hierbei, sofern vertraglich definiert, Lizenzen prüfen, Metriken abgleichen und Vertragsstrafen bei Missbrauch verlangen.
Fehlende Lizenznachweise
Gerade ältere oder per OEM bezogene Lizenzen sind oft schlecht dokumentiert.
Falsch interpretierte Lizenzrechte
Beispiel: Gerade bei Windows Server mit RDS, Office in RDS-Umgebungen, Hybrid Use Rights lauern viele Missverständnisse.
Unterschätzte BYOD- oder Home-Office-Regelungen
Geräte außerhalb der klassischen IT-Infrastruktur sind oft nicht sauber erfasst oder berücksichtigt.
Die Vermeidung von Lizenzstrafen oder Nachzahlungen hat oberste Priorität! Alle Maßnahmen sollten in die Vermeidung und Risikominimierung einzahlen und damit das Unternehmen im Wettbewerb zur Konkurrenz besser positionieren können.
✅ Welche Microsoft Produkte sind typischerweise im Fokus?
Microsoft prüft meist folgende Produktgruppen:
- Windows Server (mit CALs): Falsch zugeordnete Zugriffslizenzen, Virtualisierung
- SQL Server: Unterlizenzierung durch CPU-Kerne oder falsches Core-Licensing
- Office (Professional Plus, O365): Nutzung auf Terminalservern, Falsche Zuordnung zu Usern
- Exchange / SharePoint / Skype for Business: CALs und Serverrolle
- Azure, M365, Power Platform: Schatten-IT, externe Tools, hybride Nutzung
- Visual Studio, MSDN-Abos: Missbrauch durch Nicht-Entwickler
Die vielen möglichen Risiken und Angriffspunkte zeigen auf, warum ein gutes Lizenzmanagement entscheidend sind, um bei Anfrage jederzeit alle Daten hochwertig zur Verfügung stellen zu können.
⚖️ Was ist bei gebrauchten Microsoft-Lizenzen zu beachten?
Der Kauf oder Verkauf von gebrauchten Volumenlizenzen ist bereits seit über zehn Jahren eindeutig gesetzlich erlaubt. Grundlage dafür sind folgende Bedingungen
Erstverkauf innerhalb der EU oder des EWR
Die Software muss ursprünglich mit Zustimmung des Herstellers im Gebiet der Europäischen Union oder eines anderen Vertragsstaates des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) in Verkehr gebracht worden sein.
Unbefristete Lizenz
Die Lizenz darf keine zeitliche Begrenzung haben.
Updates und Wartungsvertrag
Lädt der Käufer die Software nach dem Erwerb aus dem Sho des Herstellers herunter und enthält diese Version bereits Updates oder Verbesserungen, so müssen diese durch einen gültigen Wartungsvertrag zwischen dem Urheberrechtsinhaber und dem Ersterwerber abgedeckt sein.
Der neue Eigentümer darf die letzte im Rahmen dieses Vertrags verfügbare Version nutzen (einschließlich Sicherheitsupdates und Patches).
Löschung durch Vorbesitzer*innen
Alle früheren Lizenzinhaber müssen ihre Kopien der Software vollständig gelöscht oder dauerhaft unbrauchbar gemacht haben.
👍 Lohnt sich professionelle Hilfe im Audit-Fall?
Ja. Unternehmen, die frühzeitig auf Lizenzberater oder spezialisierte Kanzleien setzen, können:
- Kosten minimieren, indem sie Unterlizenzierungen gezielt identifizieren und korrigieren.
- Überlizenzierungen aufdecken, also unnötige Kosten vermeiden.
- Verhandlungen mit Microsoft strategisch führen, insbesondere bei Nachlizenzierungen oder Abgeltungsvereinbarungen.
Ein Audit ist keine Alltagssituation. Je nach Größe und Komplexität der IT-Landschaft kann es sinnvoll sein, einen auf Microsoft spezialisieren Lizenzberater oder IT-Rechtsanwalt einzubinden.
Externe Hilfe reduziert Risiken und hilft, Nachforderungen zu verhandeln – oft amortisiert sich diese Investition durch gesparte Lizenzkosten.
📃 Fazit: Ein Audit ist nur ohne Daten und Struktur ein Risiko!
Ein Microsoft Audit kommt oft überraschend, ist aber kein Weltuntergang. Entscheidend ist, sofort strukturiert zu reagieren, externe Hilfe hinzuzuziehen und Fehler aus der Vergangenheit transparent, aber strategisch aufzuarbeiten.
Denn eines ist klar: Das Audit selbst ist zwar kurzfristig unangenehm, aber eine saubere Lizenzierung stärkt langfristig die IT-Sicherheit, Compliance und Verhandlungsposition gegenüber Herstellern.
Tipp zum Schluss: Wer nach dem Audit dauerhaft sicher sein will, etabliert ein internes Lizenzmanagement oder nutzt externe SAM-Dienstleister. Prävention ist die beste Verteidigung – beim nächsten Mal kommt’s dann nicht mehr so plötzlich.
