Wer muss eine Inventarliste führen?

Die Verantwortung für die Führung einer Inventarliste liegt normalerweise bei Organisationen oder Einrichtungen, die über Vermögenswerte oder materielle Ressourcen verfügen. Typischerweise sind dies:

🏠 Öffentliche Institutionen und Behörden

Regierungsstellen auf nationaler, regionaler oder lokaler Ebene haben die Verpflichtung, eine genaue Inventarliste ihrer Vermögenswerte zu führen. Dies umfasst Gebäude, Ausrüstungen, Fahrzeuge, Computer, und andere materielle Ressourcen, die im Besitz der Regierung sind.

✅ Haushaltsordnung und Gesetzgebungen

In Deutschland sind alle Haushaltsfragen gesetzlich oder per Verordnung geregelt. Dadurch wird eine allgemeine Rechtssicherheit und zugleich die Grundlage für Haftungsfragen geschaffen:

• Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG):
  Dieses Gesetz regelt die Grundsätze der Haushaltsführung für den Bund und die Länder. Es legt fest, dass Vermögensgegenstände im Verzeichnis des Anlagevermögens zu erfassen sind.
  
  
• Bundeshaushaltsordnung (BHO):
  Die BHO regelt die Haushalts- und Wirtschaftsführung des Bundes. Sie enthält Bestimmungen zur Inventur und Verwaltung des Vermögens sowie zur Rechnungslegung.
  
  
• Landeshaushaltsordnungen (LHO):
  Jedes Bundesland hat seine eigene Landeshaushaltsordnung, die ähnliche Bestimmungen wie die BHO enthält, aber spezifisch für die Haushaltsführung des jeweiligen Bundeslandes ist.

🏬 Unternehmen und Organisationen

Unternehmen, Organisationen und gemeinnützige Einrichtungen müssen ebenfalls Inventarlisten führen. Dies dient der Verwaltung von Vermögenswerten wie Produktionsanlagen, Büroeinrichtungen, Warenbeständen, IT-Geräten und anderen materiellen Gütern.

✅ Inventarlisten als Grundlage für die Bilanz

Gemäß dem Handelsgesetzbuch sind Unternehmen verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen, die eine Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens enthält. Die Inventurpflicht ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil.

Die Besonderheiten im Rahmen einer Inventur für den IT-Administrator kann auch in unserem Blog nachgelesen werden.

Falls Sie sich über die Grundsätze und die Konzepte zwecks einer Inventur informieren wollen, sollten Sie unseren Artikel "Was ist eigentlich Inventur?" lesen.

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🎒 Bildungseinrichtungen

Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen sind auch dafür verantwortlich, eine Inventarliste ihrer Ressourcen zu führen. Das kann alles umfassen, von Klassenzimmern und Möbeln bis hin zu Lehrmaterialien und Laborausrüstungen.

Gerade im Bildungskontext gibt es schlicht andere Güter, die erfasst werden müssen:

• Lehrmaterialien und Ausstattung:
  • Lehrmaterialien: Bücher, Laborausstattung, Lehrmittel, Fachliteratur
• Technische Austattung:
  • Computerlabore, Projektoren, Unterrichtshilfsmittel
• Spezialisierte Ausrüstung:
  • Hochschulen und Forschungseinrichtungen können sehr spezielle Ausrüstungsgegenstände besitzen, die sehr hochwertig, teuer und sorgfältig erfasst werden müssen

💰 Fördermittel-Berechnung und Spenden

Schulen oder Universitäten erhalten oft Fördermittel oder Spenden für spezifische Zwecke, wie die Anschaffung neuer Ausrüstung oder Lehrmaterialien. Die Inventarliste ermöglicht eine genaue Verfolgung dieser Ressourcen.

🏥 Gesundheitseinrichtungen

Krankenhäuser, Kliniken und Gesundheitseinrichtungen müssen Inventarlisten für medizinische Ausrüstungen, medizinische Geräte, Arzneimittelbestände und andere wichtige Ressourcen führen.

✅ Medizinische Ausrüstung

• Diagnostische Geräte: MRI-, CT-, Röntgen- und Ultraschallgeräte sowie andere bildgebende Geräte.
• Laborgeräte: Mikroskope, Blutanalysatoren, Zentrifugen und andere Geräte für Labortests und Diagnosen.
• Medizinische Instrumente: Skalpelle, Pinzetten, chirurgische Instrumente und andere Werkzeuge für medizinische Eingriffe.

✅ Krankenpflege- und Behandlungsausrüstung

• Betten und Liegeflächen: Krankenhausbetten, Untersuchungsliegen und andere Möbelstücke für die Patientenversorgung.
• Beatmungsgeräte und Monitore: Geräte zur Überwachung von Vitalfunktionen und zur Unterstützung der Atmung.
• Infusionspumpen und medizinische Geräte: Für die Verabreichung von Medikamenten oder Flüssigkeiten.

✅ Medizinisches Verbrauchsmaterial

• Medikamente und Arzneimittel: Medikamentenvorräte, Medikamentenschränke und Lagerbestände von Medikamenten.
• Verbrauchsmaterialien: Verbände, Spritzen, Handschuhe, Desinfektionsmittel und andere medizinische Verbrauchsmaterialien.

✅ Sonstige Einrichtungen und Ausstattung

• Küchengeräte: Küchengeräte, die für die Zubereitung von Mahlzeiten in Krankenhäusern verwendet werden.
• Reinigungs- und Desinfektionsgeräte: Ausrüstung für die Reinigung und Desinfektion von Krankenhauseinrichtungen.

🎁 Non-Profit-Organisationen und Stiftungen

Non-Profit-Organisationen, Wohltätigkeitsorganisationen und Stiftungen müssen ihre Vermögenswerte und Ressourcen erfassen und verwalten, um eine effiziente Nutzung sicherzustellen und Rechenschaftspflicht gegenüber Spendern und der Öffentlichkeit zu gewährleisten.

✅ Spenden und Vermögenswerte

• Spenden und Zuwendungen: NPOs erhalten oft Sachspenden, Geldzuwendungen oder andere Ressourcen. Diese müssen in der Inventarliste erfasst und entsprechend dokumentiert werden.
  
  
• Stiftungsvermögen: Stiftungen verwalten oft ein Stiftungsvermögen, das aus verschiedenen finanziellen Anlagen oder Vermögenswerten besteht, die in der Inventarliste erfasst werden müssen.

✅ Besondere Projekte und Programme

NPOs arbeiten oft an verschiedenen Projekten oder Programmen. Die Inventarliste muss spezifische Ressourcen, die für jedes Projekt oder Programm verwendet werden, genau aufführen.

✅ Öffentliche Fördermittel und Zuwendungen

NPOs erhalten oft öffentliche Fördermittel für ihre Programme. Diese Zuwendungen müssen in der Inventarliste erfasst werden, da sie als Vermögenswerte betrachtet werden können.

🌎 Jeder, der materielle Ressourcen besitzt

Generell hat jeder, der materielle Ressourcen besitzt oder verwaltet, eine Verantwortung zur Führung einer Inventarliste. Dies hilft nicht nur bei der Verwaltung und Organisation, sondern auch bei der Sicherstellung eines effizienten Einsatzes der Ressourcen und der Einhaltung von Rechtsvorschriften.

✅ Grundsätze im Steuerrecht

Steuer- und Handelsvorschriften legen Anforderungen an die Dokumentation von Vermögenswerten fest, die für steuerliche Zwecke und externe Prüfungen relevant sind.

Hierbei werden unterschiedliche Prinzipien zu Grunde gelegt, an die sich alle Unternehmen oder öffentlichen Behörden halten müssen:

• Gesetzliche Grundlage: Alle Steuern müssen auf gesetzlichen Grundlagen basieren
• Gleichmäßigkeitsprinzip: Alle Besteuerten müssen gleichwertig behandelt werden
• Allgemeinheit der Besteuerung: Die Steuerpflicht gilt für alle (persönliche und wirtschaftliche Verhätlnisse)
• Steuerliches Nettoprinzip: Steuern werden per auf das Nettoeinkommen oder den Nettoertrag berechnet
• Leistungsfähigkeitsprinzip: Die Leistungsfähigkeit des Besteuerten soll individuell berücksichtigt werden
• Verursacherprinzip: Steuern werden von denen gezahlt, die Sie auch verursachen (Nutzer von staatlichen Leistungen oder Inanspruchnahme von Infrastruktur)
• Kapitaldeckungsprinzip: Die Finanzierung findet durch laufende Einnahmen statt und nicht durch Kreditaufnahme oder Subventionen

👉🏼 Was ist Bestandteil einer Inventarliste?

Innerhalb der Inventarliste werden immaterielle und materielle Vermögenswerte erfasst, die auch als Teil der Bilanz ausgewiesen werden können.

✅ Immaterielle Güter innerhalb der Inventarliste

• Patente und Lizenzen:
  Rechte an geistigem Eigentum, die geschützt sind und wirtschaftlichen Wert haben.
  
  
• Marken und Markenrechte:
  Geschützte Markennamen oder Logos, die einen Marktwert haben und geschützt sind.

✅ Materielle Güter innerhalb der Inventarliste

• Gebäude und Grundstücke:
  Immobilienbesitz und Land, die im Besitz der Organisation sind.
  
  
• Ausrüstungen und Maschinen:
  Produktionsanlagen, Maschinen, Werkzeuge oder technologische Geräte, die für die Produktion oder Dienstleistungen verwendet werden.
  
  
• Fahrzeuge:
  Autos, Lastwagen, Transportmittel oder andere Fahrzeuge, die im Besitz der Organisation sind.
  
  
• Büromöbel und Ausstattung:
  Schreibtische, Stühle, Regale und andere Einrichtungsgegenstände für den Bürobetrieb.
  
  
• IT-Geräte und Hardware:
  Computer, Server, Netzwerkgeräte, Drucker und andere IT-Ausrüstungen.
  
  
• Inventar und Lagerbestände:
  Produkte, Rohstoffe oder Materialien, die zur Herstellung von Waren oder für den Handel gehalten werden.
  
  
• Sonstige materielle Ressourcen:
  Alle anderen Gegenstände oder Vermögenswerte, die für den Betrieb oder die Aktivitäten der Organisation relevant sind.

💡 Wie hilft eine Inventarverwaltung bei der Inventarliste?

Die Inventarverwaltung vereint die üblichen Asset-Daten eines Inventars, dessen Verwaltung und integriert die Features, um Prozesse damit nutzbar zu machen.

Zuerst ist die Pflege der Daten das primäre Feature:

• Anlage- und Bearbeitung der Asset-Daten und der Details aus der Inventarliste
• Verknüpfung von unterschiedlichen Informationen zu einem gesamtheitlichen Blick auf den Vermögensstand des Unternehmens oder der Behörde
• Förderung der Zusammenarbeit von verschiedenen Abteilungen auf Basis unterschiedlicher Informationen (z. B. Vertragsverwaltung, Software- und Lizenz-Management oder klassisches On- oder Offboarding)
• Erschaffung eines einheitlichen eigenen Datenmodells mit spezifischen Datenfeldern
• Reporting-Möglichkeiten für Auskünfte zum Inventar oder als Info zum aktuellen Haushalt oder der Bilanz

📃 Fazit: Das Führen einer Inventarliste ist nur mit einer Inventarverwaltung effizient möglich

Komplexe Gesetze und die steuertechnischen Anforderungen an Unternehmen und Behörden können nur durch eine Inventarverwaltung vereinfacht werden.

Um Komplexität zu verringern, benötigen alle einen uneingeschränkten Zugang zu Informationen über den eigenen Inventar. Durch die Inventarverwaltung ist genau dieser Zugang gewährleistet und sehr unterschiedlichen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens möglich.

Auf der anderen Seite sind die gesetzlichen Anforderungen (Steuerrecht, Handelsrecht oder allgemeine Gesetzgebung) immer schwieriger nachzuvollziehen, so dass man die Daten jederzeit erneut prüfen, bewerten und nachrangig auch korrigieren können muss.

Dies ist wiederum auch nur mittels einer Inventarverwaltung sauber machbar, damit die Inventarliste, die dann im Haushaltausschuss oder im Rahmen von Budget-Gesprächen den höchsten Ansprüchen genügt.