Es gibt Berufe, in denen Gelassenheit zur Grundausstattung gehört. Der IT-Administrator gehört offiziell dazu, jedoch lebt er gefährlicher als gedacht.
Gefährlich nah am Nervenzusammenbruch: Denn während Systeme laufen, Netzwerke stabil sind und Backups (hoffentlich) funktionieren, lauern im Alltag zahlreiche kleine Katastrophen, die zuverlässig den Blutdruck steigen lassen.
1️⃣ „Das Gerät habe ich doch gestern noch gesehen..?“
Ein Klassiker: Hardware, die ein Eigenleben entwickelt. Laptops verschwinden „kurzzeitig“, Monitore wechseln ohne Ankündigung den Arbeitsplatz und Smartphones tauchen Monate später in Schubladen auf, die niemand besitzt.
Ordnung kann ganz einfach eingehalten und bewahrt werden: Indem man die Daten sauber über eine Inventarverwaltung pflegt und bei Recherchen Informationen direkt sucht!
Für den IT-Admin bedeutet das Detektivarbeit auf CSI-Niveau: Seriennummern, Übergabeprotokolle und vage Aussagen wie „Das war doch bestimmt noch im Büro von Kevin?".
Gut gepflegtes Inventar ist eben kein Selbstläufer, vor allem dann nicht, wenn es sich unkontrolliert seinen Weg im Unternehmen nimmt.
2️⃣ „Die Software war doch kostenlos, oder?“
Nichts lässt die Gesichtszüge eines IT-Admins schneller entgleisen als dieser Satz. Irgendwo zwischen „Testversion“, „Open Source“ und „Hat mir ein Freund installiert“ beginnt das Abenteuer Lizenzmanagement.
Plötzlich laufen Programme ab, Audits stehen im Raum und niemand weiß, wie viele Installationen eigentlich erlaubt sind. Natürlich braucht man die Software dringend, aber bitte sofort, ohne Kosten und mit lebenslanger Gültigkeit.
Solches Wunschdenken von Mitarbeitern, Kollegen oder Externen sorgt regelmäßig für spontane Kopfschmerzen!
Die genutzten Lizenzen, die eingesetzte Software und alle Details zu einem Produkt an einem Ort dauerhaft finden zu können, ist Grundlage für gute Entscheidungen. Mittels Software-Asset-Management integriert in einer Inventarverwaltung kann dies sauber gelingen und vielfach helfen!
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
3️⃣ „Ich habe zu viele Daten! - Wie organisiere ich diese?“
Daten sind das neue Gold. Leider liegen sie oft wie Kieselsteine verstreut: auf lokalen Laufwerken, USB-Sticks, privaten Cloud-Accounts oder in Ordnern mit Namen wie „Neu_neu_final_final2“.
Wenn dann jemand fragt, wo „die eine wichtige Datei von letzter Woche“ ist, beginnt eine Reise durch Dateisysteme, Versionen und Sicherungen.
Dass Daten strukturiert, versioniert und sicher abgelegt sein sollten, ist eine Erkenntnis, die meist erst dann kommt, wenn sie "dringend" gebraucht werden.
Unstrukturierte Daten mit hoher Verteilung kosten mehr Zeit als vielfach gedacht wird. Übersicht und Transparenz im Rahmen einer Inventarverwaltung bringen Geschwindigkeit und reduzieren Stress auf Dauer und führen zu insgesamt höherer Mitarbeiterzufriedenheit.
4️⃣ „Das haben wir schon immer so gemacht“
Ein Satz, der in IT-Kreisen als emotionale Gefahr eingestuft wird. Prozesse ohne Dokumentation, Workflows, die nur eine Person kennt, und Ablagen, deren Logik sich im Nebel der Zeit aufgelöst hat.
Der IT-Admin soll es bitte „einfach nachbauen“, „mal eben migrieren“ oder „schnell wiederherstellen“.
Natürlich ohne zu wissen, wo welche Daten liegen, welche Geräte beteiligt sind oder welche Lizenzen eigentlich dazugehören.
Ohne eine Übersicht, die passenden Daten aus dem Fachbereich, aber auch übergreifend können nur schlechte Entscheidungen getroffen werden! - Es braucht einheitliche Daten, Zusammenarbeit mit den Abteilungen und Fachbereichen um nachhaltig bessere Entscheidungen treffen zu können.
5️⃣ Wenn Ordnung unsichtbar bleibt - „Warum erhalte ich keine Wertschätzung?“
Das Paradoxe an guter IT-Arbeit: Sie fällt nicht auf. Wenn Geräte sauber erfasst sind, Lizenzen stimmen und Daten dort liegen, wo man sie erwartet, wirkt alles selbstverständlich.
Erst wenn etwas fehlt, abläuft oder unauffindbar ist, wird klar, wie viel Mühe hinter Ordnung, Pflege und Struktur steckt.
In vielen Unternehmen wird nach folgendem Credo gearbeitet: Nicht gemeckert ist schon genug gelobt! - Motivieren Sie die IT-Admins hohe Datenqualität zu erzeugen, damit diese zu besseren Ergebnissen in der Arbeit selbst führen. Dies führt automatisch zu weniger Stress, mehr Zeit für andere Projekte aber auch wenigeren Fehlern im IT-Alltag.
⭐ Fazit - Viele kleine Themen sind eine Hürde für den IT-Admin
Der IT-Admin kämpft selten gegen große Katastrophen, sondern gegen viele kleine Herausforderungen im Alltag oder täglichen Doing: Gegen verlorene Geräte, vergessene Lizenzen und verstreute Daten uvm.
Was wirklich den IT-Admin zur Weißglut treibt, ist nicht die Technik, sondern das Chaos drum herum. Und vielleicht auch die stille Hoffnung, dass Ordnung irgendwann von selbst entsteht. Spoiler: Tut sie nicht.
Viele Themen aus dem Artikel lassen sich vielfältig mit besseren Daten und Prozessen lösen. Grundlage ist häufig eine Inventarverwaltung, die die wichtigen Prozesse integriert, die nötigen Daten liefern kann und am Ende die Zusammenarbeit unterstützen kann.
