Eine Inventarliste liefert einen Überblick zu allen relevanten Anlagegütern sowie für das Unternehmen intern relevante Gegenstände. Dabei werden auch Zusatzinformationen wie z.B. Hersteller, Modell sowie die Seriennummer erfasst.
📋 Was muss eine Inventarliste enthalten?
Zum einen gibt es gesetzliche Anforderungen, welche Artikel auf einer Inventarliste enthalten sein müssen:
- Gegenstände mit einem Anschaffungswert über 800€ netto
Auf der anderen Seite ist es in der Praxis aber immer sinnvoll, sich auch Gedanken über (kleine) Gegenstände mit großer Bedeutung für die Abläufe im Unternehmen oder der Organisation zu machen:
- Werkzeuge
- Verbrauchsmaterialien (hier genügt i.d.R. eine Zählung des Bestands)
- Sicherheitsrelevante Gegenstände: Schlüssel, Keychips, RSA-Tokens etc.
Hierunter fallen beispielsweise auch immaterielle Güter, die bestenfalls auf einer separaten Inventarliste aufgelistet und erfasst werden:
- Software & Lizenzen
- Verträge
⌛ Wann muss eine Inventarliste erstellt werden?
In der Regel wird eine Inventarliste mindestens einmal jährlich erstellt. Die meisten kennen dies von der lästigen Inventur, die häufig außerhalb der regulären Geschäftszeiten stattfindet und viel Zeit in Anspruch nimmt.
Wir propagieren daher schon seit vielen Jahren den Ansatz einer permanenten Inventur, welche nicht nur für verlässlichere & aktuellere Daten sorgt, sondern auch die Inventuraufwände drastisch minimiert.
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Neu bestellte Gegenstände werden direkt bei Inbetriebnahme inventarisiert.
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Bei Wartungen oder außerplanmäßigen Berühungspunkten werden die Inventardaten per Barcode-Scan überprüft.
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Alles, was noch kein Inventaretikett besitzt wird neu erfasst und gelabelt.
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Bei der Ausmusterung werden die Gegenstände ausgebucht.
👤 Wer erstellt die Inventarliste?
Häufig wird die Erstellung einer Inventarliste bei der Buchhaltung oder auch der IT angesiedelt. Dies führt in der Praxis aber häufig zu Lücken und einer unfairen Arbeitsverteilung im Unternehmen.
Prinzipiell sollte jeder Fachbereich für seine selbst genutzten Inventargegenstände verantwortlich sein und zumindest an der korrekten Erstellung einer Liste oder - noch besser - einem automatischen Abgleich mithelfen.
Die Erstellung einer Inventarliste ist somit ein abteilungsübergreifendes Projekt:
- Buchhaltung: Kaufmännische Betrachtung (Anschaffungswerte, Unternehmenszuordnungen)
- Facility oder Office Management: Raumzuordnungen, Ausstattungsmerkmale von z.B. Büromöbeln
- IT: Automatisierung von Inventarvorgängen, Bereitstellung der Barcodescanner / Endgeräte
- Personal: Ggf. Selbst-Inventur durch den Mitarbeiter möglich
Gerade der Einbezug der Mitarbeiter selbst gewinnt in Zeiten verteilter Arbeitsstrukturen sowie Remote-Work eine immer größere Bedeutung. Viele Gegenstände befinden sich dadurch an Standorten, die im Rahmen einer regulären Inventur andernfalls gar nicht erfasst werden könnten.
🪄 Wie kann ich eine Inventarliste automatisch erstellen?
Wie bereits im einleitenden Abschnitt angemerkt, gibt es vor allem für "intelligente" Gegenstände wie z.B. IT-Ausstattung die Möglichkeit einer automatischen Inventarisierung.
Aber an dieser Stelle muss nicht direkt Schluss sein. Häufig sind vor allem Verträge, Schlüssel und andere Güter bereits in Drittsystemen vollständig erfasst und können relativ schnell überführt werden. Hier einige Beispiele:
- Schließsystem des Unternehmen: Bietet in der Regel eine exportierbare Liste oder eine Anbindungsmöglichkeit
- Vertragsportale: Große Anbieter wie z.B. Telekom, Vodafone und Co. bieten eigene Web-Portale, die einen Download der benötigten Inventarinformationen ermöglichen
- Mobile Device Management: MDM-Systeme wie z.B. Jamf, Relution oder auch Microsoft Intune, die für die Verwaltung von mobilen Endgeräten verwendet werden, lassen sich ebenfalls automatisiert anzapfen und mit der Inventarliste abgleichen
- KI Unterstützung: Für die Erfassung von gängigen Artikeln wie Einrichtungsgegenständen, Kaffee-Maschinen, etc. kann eine automatische Bild- und/oder Typenschild-Erkennung die manuelle Inventarisierung beschleunigen
Tipp für ITler: Wer ein Inventarsystem mit REST API verwendet, kann über das frei verfügbare Automatisierungstool n8n sehr einfach unterschiedliche Systeme und Datenquellen miteinander verbinden.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
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🔍 Wie sieht eine Inventarliste aus?
Es gibt hierbei keine allgemeingültige Vorlage, die für alle Organisationen gleichermaßen gut passt. Jedoch sollten aus unserer Sicht mindestens die nachfolgenden Informationen auf der Inventarliste erfasst bzw. laufend kontrolliert werden:
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Hersteller und Modell: Wichtig für Ausstattungsmerkmale, Funktionen.
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Seriennummer: Falls vorhanden, die eindeutige Identifikation des Gegenstandes beim Hersteller.
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Standort: Der aktuelle Standort des Geräts. Hier immer auf strukturierte Daten achten. Eine Freitext-Eingabe führt meist zu Chaos.
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Besitzer: Falls bekannt, der aktuelle Besitzer / Benutzer des Gegenstandes.
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Anschaffungswert: Falls bekannt, der Anschaffungswert. Dies muss ggf. später durch die Buchhaltung ergänzt werden.
Natürlich kann eine Inventarliste auch behelfsmäßig in Microsoft Excel angelegt werden. Langfristig gesehen führt dies aber nur zu Ärger:
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Keine Revisionssicherheit
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Keine gleichzeitige Bearbeitung
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Liste wird mit der Zeit immer unübersichtlicher
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Kein oder unkomfortabler mobiler Zugriff (z.B. per Tablet oder Smartphone)
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Probleme mit Datenkorruption durch automatische Felderkennung
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Keine sauberen Verknüpfungsmöglichkeiten
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Keine Berechtigungsstruktur: Jeder sieht alles
💡 Was nützt mir eine Inventarliste?
Sie werden sich jetzt wahrscheinlich auch berechtigterweise fragen, welchen Nutzen Sie bei der ganzen Arbeit der Erstellung überhaupt haben?
Nun, die Liste der Vorteile ist lang, wenn man weiß, wie man die erfassten Daten in der täglichen Arbeit nutzen kann. Wir haben Ihnen hierzu einige Beispiele aus der Praxis mitgebracht, welche vor allem die Zeitersparnis bei häufigen und einfachen Aufgaben verdeutlichen:
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Wann müssen Gegenstände aufgrund des Alters ausgetauscht werden?
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Ein neuer Mitarbeiter beginnt nächste Woche: Muss eine Bestellung für z.B. ein Notebook ausgelöst werden oder sind noch Geräte auf Lager?
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Supportangelegenheiten: Welche Ausstattung hat ein Mitarbeiter?
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Standortverwaltung: Welches Equipment oder welche Verträge nutze ich in einer Niederlassung oder einem Gebäude?
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Welche finanziellen Verpflichtungen ergeben sich aus Vertragslaufzeiten?
Viele der Vorteile ergeben sich später in der täglichen Nutzung der Liste und den Vorzügen einer gelebten permanenten Inventur im Unternehmen. Dies reduziert zum einen die Abstimmungsaufwände zwischen den Abteilungen, sorgt aber auch über alle Disziplinen hinweg für höhere Transparenz und Geschwindigkeit.
🏁 Fazit
Die Erstellung einer Inventarliste ist kein Hexenwerk, muss aber immer mit der nötigen Weitsicht auch über Abteilungsgrenzen hinweg geplant & durchgeführt werden.
In 2026 sollte man hierbei auf ein zentrales System zur Inventarverwaltung statt eine Vielzahl an altmodischen Excel-Listen setzen. Gerade durch Automatisierungs- und Verknüpfungsmöglichkeiten lassen sich damit in der Praxis Potentiale heben und Arbeitszeit einsparen.
Mit einem Ansatz der permanenten Inventur spart man sich zudem die lästige und häufig fehleranfällige jährliche Inventur und hat dadurch eine stets aktuelle und nutzbare Inventarliste.
