Was ist eine Inventarnummer überhaupt?
Eine Inventarnummer ist ein eindeutiger und unveränderlicher Schlüssel, der einem Gerät bzw. Objekt zugewiesen wird um dieses eindeutig zu identifizieren.
Sie dient damit der Nachvollziehbarkeit und Dokumentation.
Was wird überhaupt inventarisiert?
Bevor man mit der Festlegung von Inventarnummern bzw. Nummernkreisen beginnt, sollte zunächst überlegt werden welche Daten bzw. Geräte überhaupt erfasst werden sollen.
Innerhalb unserer Best Practices zum Thema IT Asset Management hatten wir bereits einige Empfehlungen vorgestellt:
- IT-Komponenten
- Gegenstände mit Wert über 400€
- Gegenstände, die Bestandteil einer Versicherung sind
- Gegenstände, die Prüfungsfristen unterliegen (z.B. DGUV V3)
Aufbau der Nummernkreise
Beim Aufbau der Nummernkreise gibt es zwei Wege der Gestaltung.
1. Getrennte Nummernkreise
Bei getrennten Nummernkreisen unterscheidet man beispielsweise anhand des Gerätetyps. Dies bietet unter anderem den Vorteil, dass anhand der Inventarnummer direkt der Gerätetyp und damit ggf. auch die Zuständigkeiten identifiziert werden können.
Beispiel:
- Workstations / PCs: 101000 - 109999
- Smartphones: 605000 - 609999
Optimalerweise sollten hierbei keine fachlichen Anforderungen wie z.B. Kostenstellen-Nummern innerhalb des Nummernkreises abgebildet werden. Diese können einer nachträglichen Änderung oder Erweiterung unterliegen und vertragen sich somit nicht mit der festen und eindeutigen Inventarnummer.
2. Gemeinsamer Nummernkreis
Ein anderer Ansatz ist die Verwendung eines gemeinsamen Nummernkreises für alle Gerätetypen. Dies kommt häufig zum Einsatz, wenn beispielsweise vorgedruckte Etiketten zum Einsatz kommen. Hierdurch vermeidet man für jeden Gerätetyp einen einzelnen Stapel mit vorgedruckten Etiketten vorhalten zu müssen.
Gerade bei gemeinsamen Nummernkreisen ist im vornherein auf eine vorausschauende Dimensionierung zu achten, da alle Geräte in einem Nummernbereich Platz finden müssen.
Achten Sie hier auch darauf, dass in der Zukunft vielleicht weitere Bereiche wie z.B. Büromöbel oder Zugangskarten Einzug in Ihr Inventarmanagement halten könnten. Diese belegen dann ebenfalls Platz im bestehenden Nummernkreis.
Auf die Länge kommt es an
Da eine Inventarnummer immer nur einmal vergeben werden kann, ist bei der Größe bzw. Länge der Nummernkreise eine vorausschauende Planung erforderlich.
Auch jedes ausgemusterte oder verschrottete Gerät behält aus Gründen der Nachvollziehbarkeit seine Inventarnummer.
- Wie viele Assets habe ich aktuell?
- Wie viele Assets kommen pro Jahr hinzu?
- Wie groß ist das Wachstum von Jahr zu Jahr?
- Sind Akquisitionen oder Einbindung von weiteren Firmen geplant?
In einem kleinen bis mittelständischen Unternehmen, sollten Sie hier mit einem Zeitraum von 10 - 15 Jahren kalkulieren. Gesamtzahlen von 9.000 - 15.000 Assets sind hier keine Seltenheit.
Planen Sie lieber zu groß, als zu klein. Ihr Nummernkreis sollte mindestens 4-6 stellig Platz für Geräte bieten. Bei gemeinsamen Nummernkreisen lieber 2-4 Stellen mehr.
Etiketten / Labels
Die Inventarnummern müssen letztlich noch auf den Geräten platziert werden. Hier gibt es ebenfalls einige Punkte zu beachten.
Niemals sollten die Etiketten veränderliche Daten wie z.B. einen Link zum Asset Management enthalten. Bei den Labels gilt der Grundsatz "weniger ist mehr". In der Regel genügt hier die Inventarnummer encodiert als Barcode oder QR-Code.
Zusätzlich sollte die Inventarnummer auch nochmals in Klarschrift in einem für Menschen lesbaren Format ersichtlich sein um auch ein manuelles Ablesen für den Endanwender zu ermöglichen.
Darüber hinaus ist natürlich auf eine Beständigkeit gegen Umwelteinflüsse zu achten.
Für weitere Informationen empfehlen wir auch die Artikel aus unserer entsprechenden Blog-Serie:
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Fallstricke
Berücksichtigt man die oben genannten Punkte, ist man in der Regel auf der sicheren Seite.
Aus der Praxiserfahrung aus Migrations- und Consultingprojekten möchten wir aber gerne noch einige der häufigsten Fallstricke beim Thema Inventarnummern mit Beispielen mitgeben.
- Nummernkreis zu klein
Ein Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern vergibt einen Nummernkreis, der nur Platz für 999 Geräte bietet. Spätestens nach 2 - 3 Jahren wird hier eine Erweiterung und Anpassung des Nummernkreises notwendig.
- Buchstaben in der Inventarnummer
Wie der Name schon sagt, sollte eine Inventarnummer auch lediglich Nummern enthalten. Buchstaben bergen die Gefahr, dass es zu Inkonsistenzen bei Sortierung oder der fortlaufenden Nummerierung kommen kann.
- QR-Code mit Link zum Inventarsystem
Ein Klassiker ist ein QR-Code mit der URL zum Inventarobjekt. Auf den ersten Blick eine Gute Idee, jedoch kann sich die Basis-URL durch eine IT-Umstellung oder Wechsel des Inventarsystems jederzeit ändern.
- Kostenstellen als Nummernkreise
Die Nummernkreise der Geräte wurden anhand von Kostenstellennummern strukturiert. Im Zuge einer Restrukturierung im Bereich Controlling werden die Kostenstellenummern neu vergeben. Alle Inventaretiketten müssten in diesem Fall neu gedruckt werden.
Fazit
Die Festlegung der Inventarnummern ist neben der Grundstrukturierung der Inventarverwaltung eine der wichtigsten und kritischsten Pfade bei der Einführung einer Lösung zur Inventarverwaltung.
Es gibt hier durchaus einige Fallstricke und wichtige Punkte, die vorab berücksichtigt werden sollten. Da eine einmal vergebene Inventarnummer nahezu nicht mehr geändert werden kann, sollte man sich gerade für diesen Punkt genügend Zeit nehmen.
