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Warum braucht jedes Unternehmen IT-Asset-Management?

Unser CTO Alexander van der Steeg sprach beim Podcast „LeadingTech“ über die Notwendigkeit von IT-Asset-Management in jedem Unternehmen.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 11.10.2022

EntekSystems hatte die Ehre im Rahmen des LeadingTech Podcasts mit Felix Zirpel über die unterschiedlichen Aspekte von IT-Asset-Management sprechen zu dürfen. In gut 40 Minuten wurde die Bedeutung von IT-Asset-Management aus technologischer Sicht, aber auch für unterschiedliche Business Cases deutlich gemacht.

Wer oder was ist DVC?

DVC ist ein erfahrenes Strategie- und IT-Beratungsunternehmen, mit Expertise im Startup- und Großkonzern-Bereich. DVC schafft eine Brücke zwischen den Zielen eines Unternehmens und seiner Implementierung, um etablierten Marktteilnehmern einen idealen Umstieg in die digitale Welt zu ermöglichen. Die Eröffnung von neuen Marktzugängen, die Entwicklung vielfältiger Methoden und das Erreichen einer hohen Kundenzufriedenheit werden bei DVC großgeschrieben.

Worum geht es beim Podcast „LeadingTech“?

Der LeadingTech Podcast – von und für CTO/CDO/CEOs ist eine Plattform für Menschen, die Technologie-Themen in Deutschland vorantreiben und mit führenden sowie innovativen Technologien arbeiten. Dabei soll die Tech- und Business-Strategie thematisiert und gleichzeitig die Gäste in den Vordergrund gestellt werden.

Wo kann man den Podcast hören oder unser Video sehen?

Auf folgenden Plattformen kann der Podcast angehört werden:

Zusätzlich wurde diese Folge auch als Video aufgezeichnet, wodurch die Möglichkeit zum Anschauen besteht:

LeadingTech - EntekSystems - CTO Alexander van der Steeg zu IT-Asset-Management

❤ Warum ist IT-Asset-Management doch sexy?

Technologie muss nicht langweilig oder dröge sein! – CTO EntekSystems– Alexander van der Steeg

In unserer heutigen Zeit ist jeder Mensch mit Technologie konfrontiert. Smartphones, intelligente Geräte im Haushalt oder die klassischen IT-Assets, überall steckt Technologie drin oder wir nutzen Sie direkt.

Mit IT-Asset-Management soll der gesamte Lebenszyklus eines IT-Assets abgebildet werden:

  • Bedarfsanforderung
    • Was benötigt meine Abteilung oder mein Unternehmen aktuell oder zukünftig?
    • Wie kann man den Bedarf effizient ermitteln?
  • Bestellung
    • Was muss in welchen ermittelten Mengen bestellt werden?
    • Wie häufig werden Bestellungen durchgeführt?
    • Wie viele Bestellungen werden zu bestimmten Zeiten gemacht?
  • Inbetriebnahme
    • Wie kann ich die gelieferten Assets inventarisieren und verwalten?
    • Welche Konzepte zur Inbetriebnahme sparen mir Zeit?
  • Wartung / Reparatur
    • Wie wird eine passende Wartung oder Reparatur durchgeführt?
    • Wie erreicht man eine lange Nutzungszeit?
  • Ausmusterung
    • Welche Assets müssen denn aus welchen Gründen ausgemustert werden?
    • Wie wird das Asset sachgemäß entsorgt?
    • Wie melde ich die Ausmusterung an andere Abteilungen?

In der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen durch die fachlich verantwortlichen Mitarbeiter leben die Prozesse erst im Unternehmen.

CTO EntekSystems - Alexander van der Steeg

Durch die Praxisnähe in den Unternehmen in Form der gelebten Prozesse kommt so gut wie jeder Mitarbeiter täglich in Berührung mit IT-Asset-Management.

Folgende Fälle zeigen nur einen kleinen Teil der Fälle:

  • Tausch von defekten Artikeln
  • Bestellungen von neuer Hardware
  • Melden von Defekten an die IT-Abteilung
  • (Digitale) Unterzeichnung von z. B. Übergabeprotokollen für den papierlosen Entscheidungsprozess

💲 Wertschöpfung durch IT-Asset Management

Die zentrale Wertschöpfung liegt vor allem darin, dass IT-Asset-Management in sehr viele Prozesse eingebettet ist.

Durch transparente Prozesse weiß jeder Mitarbeiter sofort was zu tun ist und kennt den Ablauf von Bestellungen oder Ausmusterungen. Kosten können durch Zeiteinsparungen kompensiert werden und gerade in wirtschaftlich rezessiven Phasen den entscheidenden Unterschied zwischen einem erfolgreichen oder insolventen Unternehmen machen.

Die einheitliche Datenerfassung erzeugt nachhaltige Qualität und schafft Mehrwerte, wenn Asset-Daten aus einem System an andere Drittsysteme zur Verfügung gestellt werden. Damit solche Daten existieren können, benötigt man ein ITAM-System, in dem dies übersichtlich, einfach und schnell möglich ist.

Es gibt die Möglichkeit die Personal-, Buchhaltungs-, und Einkaufsabteilung ebenso in diese Prozesse miteinzubinden:

  • Personal
  • Buchhaltung
    • Autarke Erfassungsmöglichkeiten des Anlagevermögens für IT-Assets
    • Unterstützender Qualitätsprozess für neue Assets und Asset-Änderungen
    • Erstellung von Reports und Analysen auf Basis der zentralen Asset-Daten
  • Einkauf
    • Zentrale Verwaltung von Bestellungen (auch für die IT)
    • Bestellabwicklung ohne Zuarbeit der IT-Abteilung
    • Zentrale Weitergabe von Bestell-Informationen an andere Abteilungen

In allen Fällen wird die abteilungsübergreifende Arbeit gefördert, unterstützt und auch zu einer Veränderung des Mindsets angeregt. Da es keine Barrieren jeglicher Art mehr gibt, können Prozesse ganzheitlich angegangen und auch aus Kosten- und Verwaltungssicht bewertet werden.

🙌 Entlastung von Mitarbeitern durch IT-Asset-Management

In Deutschland nimmt der Stresslevel in allen Bereichen immer weiter zu. Einer Umfrage der „Techniker Krankenkasse“ zufolge sind im Jahr 2021 26% der Befragten häufig gestresst. Stress ist somit mitten in der Gesellschaft angekommen und wird auch immer mehr zu einem unternehmerischen Wettbewerbsfaktor.

Quelle: https://www.tk.de/presse/themen/praevention/gesundheitsstudien/tk-stressstudie-2021-2116602?tkcm=ab

Jegliche Technologie hat den Anspruch das Leben der Nutzer besser zu machen. Egal ob bei Smartphones, KI, intelligenten Haushaltsgeräten oder eben auch dem IT-Asset-Management wirkt dieser Leitsatz.

Mitarbeiter mögen generell keine wiederkehrenden Tätigkeiten, die langweilig sind!

CTO EntekSystems – Alexander van der Steeg

Im Rahmen des IT-Lifecycle-Managements gibt es notwendige wiederkehrende Tätigkeiten. Das Potenzial eines ITAM-Systems liegt in der Entlastung der Mitarbeiter:

  • Vereinfachung von Standardarbeiten:
    • Ein ITAM-System gibt generelle Prozesse vor und hat eingebundene Features, die zeitsparend genutzt werden können.
    • Durch die Zeitersparnis wirkt dies direkt auf den Mitarbeiter als Entlastung, da er sich um andere Themen kümmern kann.
    • Durch die Prozessvorgaben (z. B. Übergabeprotokolle oder die manuelle Inventarisierung) müssen keine Diskussionen über den Lösungsweg innerhalb der Abteilung geführt werden, sondern es können andere Schwerpunkte gesetzt werden.
  • Übersicht bei wiederkehrenden Tätigkeiten:
    • Im Bereich von Wartungs- und Reparatur-Prozessen gibt es feste Termine, die auch aus rechtlichen Gewährleistungsgründen eingehalten werden müssen. Vielfach sind diese Termine aber nicht bekannt und müssen separat erfasst und gepflegt werden.
      Die Mitarbeiter sind mit der Pflege von solchen wiederkehrenden Terminen überlastet und kommen Ihren wichtigeren Arbeiten kaum nach.
    • Automatische Benachrichtigungen mit passendem Vorlauf informieren, schaffen Vertrauen in die eigenen Daten und entlasten ihn letztlich, da er sich auf das ITAM-System verlassen kann.
  • Abteilungsübergreifendes Arbeiten entlastet generell:
    • Wenn der Einkauf die passenden Daten eigenständig pflegen kann, muss diese Aufgabe nicht mehr durch die IT-Abteilung abgedeckt werden.
    • Wenn die Personalabteilung die Daten frühestmöglich zur Verfügung stellt, dann können alle angrenzenden Prozesse greifen und es entstehen keinerlei Bedarfs- oder Prozessprobleme.
      Der Einkauf und die IT-Abteilung werden zeitgleich entlastet, da diese Informationen vielleicht in der Vergangenheit nur durch Zuruf herangetragen und dann separat verwaltet werden mussten.
    • Die Buchhaltung kann sich ebenfalls eigenständig Informationen laden und muss nicht mehr auf den IT-Leiter zugehen, damit er die Reports für den Jahresabschluss oder Strategie-Meetings erstellt. Zudem entstehen für die Buchhaltung selbst keine Wartezeiten mehr, da früher die Daten nicht zeitnah vorgelegen haben.

💘 Fazit

Wieso braucht denn nun jedes Unternehmen ein ITAM-System? – Diese Frage können Sie schlicht mit den Kernaussagen dieses Artikels beantworten:

  • Ganzheitliche Unterstützung des IT-Lifecycle-Managements durch unterschiedliche Abteilungen
  • Förderung des Ansatzes zum abteilungsübergreifenden Arbeiten
  • Entlastung Ihrer Mitarbeiter durch einheitliche Standards, Daten und Prozesse
  • Einsparung von Kosten durch besseres Prozess-Management
  • Compliance Anforderungen durch Zertifizierungen oder Audits

🎤 Nachtrag zum Podcast – Danke an alle Zuhörer/Zuschauer!

Im Rahmen des LeadingTech Podcasts wurden viele dieser Themen angerissen und konnten auf Grund der Zeit nicht in der Tiefe besprochen werden. Wir hoffen, dass es Ihnen gefallen hat.

Selbstverständlich freuen wir uns auf jeglichem Austausch rund um das Thema IT-Asset-Management sowie Interesse an unserer Lösung Inventory360.

Herzlichen Dank an das DVC-Team und die nette Betreuung während des Podcasts in Frankfurt!

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

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