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Datengetriebene Entscheidungen für das optimale ITAM

"Daten sind das neue Öl" ist nicht nur für große Konzerne ein Leitspruch, sondern für jedes KMU. Im ITAM-Bereich erhöhen Daten die Qualität und ermöglichen überhaupt erst Automatisierung und führen zu Produktivitätssteigerungen.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 07.12.2021

Ihre Herausforderungen - Früher, jetzt und auch zukünftig

In einem wachsenden Umfeld von neuen OnPrem- und Cloud-Servern, ständig neuer Software, die den Arbeitsalltag erleichtern kann und soll und einem wachsenden Bestand an Alt-Systemen jeder Art gibt es irgendwann einen kritischen Kipppunkt ab dem man keine Kontrolle mehr über die Kosten hat.

Die IT oder auch jeder einzelne Unternehmer muss sich spätestens zu diesem Zeitpunkt die Frage stellen, wie er dieses Problem beheben kann.

Der Ansatz hierbei ist klar. Denn um die Transparenz über die IT-Assets zurückzugewinnen, reichen keine einzelnen Excel-Listen oder verschaltete Dateien auf einem lokalen PC mehr aus.

Heutzutage braucht man hierfür Software, die genau diese individuellen Anforderungen erfüllen kann, welche die IT mit Vorgaben und Funktionen unterstützen kann, den Geschäftsführern den Einblick in die wichtigen Daten als Report gibt und Sicherheit und Ruhe in das gesamte ITAM-Thema bringt.

Daten sind das neue Öl - ITAM ist hierbei keine Ausnahme

Im Jahr 2017 gab es einen Artikel im Economist und dort wurde folgender Satz aufgeschrieben:

The world's most valueable resource is no longer oil, but data

In den letzten 4 Jahren wurde in sehr vielen Bereichen unseres alltäglichen Lebens, aber vor allem im technischen Umfeld häufig darüber gesprochen, welchen Einfluss dies hat und ob diese These auch so stimmt.

Wenn man sich Bereiche wie Deep Learning, künstliche Intelligenz oder auch Robotik genauer anschaut, wären Entwicklung, Betrieb und weitere Innovation hierbei nie ohne Massendaten möglich gewesen.

Daten sind der Treiber für die wesentlichen Themen im 21. Jahrhundert und werden auch im Bereich von Klimaanalyse und der Erforschung von Medikamenten noch Ihr wahres Potenzial entfachen.


Im ITAM Bereich ist es hierbei nicht anders, denn umso mehr Daten man über ein Asset gewinnen kann, desto bessere Detailinformationen können angeboten werden. Kenne ich z. B. die passenden Softwareversionen auf dem System, kann man auch vor Sicherheitslücken warnen oder man kann auf eine neue Version der Software hinweisen.

Mit steigender Laufzeit von ITAM im Unternehmen und den Daten hieraus, kann ein 360 Grad Blick gewonnen werden, der Auswirkungen auch auf andere Abteilungen wie Controlling oder den zentralen Einkauf hat.


Daten sind somit der Schlüssel für eine effiziente Steuerung des gesamten ITAM-Prozesses, von der Beschaffung, Einführung, Betrieb und dem Auslösen des Assets.

Vollständigkeit als Schlüssel zum Erfolg

Nur wenn Daten vollständig vorhanden sind, kann ein ideales Abbild zur Wirklichkeit erfolgen. 

Die Einbindung von allen Quellen und weiteren technischen Möglichkeiten kann die gesamte Datenqualität anheben:

  • Discovery Daten
    • Scan-Informationen können Echtzeit-Informationen direkt in Inventory360 anzeigen
  • Manuelle Daten
    • Die Benutzer können weitreichende Daten eingeben, wie z. B. Informationen zum Status des Assets, Bilder zum Asset und eventuelle Beurteilungen über die Leistung und den Komfort
  • Allgemeine Informationen
    • Einbindung von freien Informationen und Datenbanken
  • Generierte Daten
    • Durch die Symbiose der verschiedenen Daten lassen sich auch Daten generieren, die für weitere Prozesse verwendet werden können. Prognosen zu ablaufenden Lizenzen oder Verbrauchsdaten zu Assets können ebenfalls berücksichtigt werden, genauso wie Kosten-Einschätzungen zum Asset über die nächsten 2 Jahre.

Durch den zentralen Zugriff auf alle Informationen werden datengetriebene Entscheidungen erst möglich und schaffen Synergien über Abteilungsgrenzen (IT, Buchhaltung und Geschäftsführung) hinweg.

Symbiose aus Daten und ITAM

Um gute und richtige Entscheidungen treffen zu können, werden also Tools benötigt, die die passenden Daten sammeln und aufbereiten können.

Relevante Fragen sind z. B.:

  • Wie viele Softwarelizenzen habe ich aktuell im Einsatz?
  • Welche Lizenzen habe ich noch in der Hinterhand um schnell neue Mitarbeiter damit auszustatten?
  • Wie viel Lagerhaltung mute ich mir und meiner IT zu, um einen kontinuierlichen Betriebsprozess mit optimalem Service zu gewährleisten?
  • Kann ich mit den passenden Informationen auch operative Risiken minimieren? Wenn ja, welche sind das?

Natürlich gibt es eine ganze Reihe von anderen Fragen, die sich jeder individuell in seinem Unternehmen stellt und die auch über individuelle Ideen im ITAM-Bereich gelöst werden können:

  • Vorzeitige Warnungen, wenn Verträge auslaufen, um Kostenrisiken zu minimieren
  • Auflistung von allen relevanten Endgeräten und deren Detaildaten, um einen persönlichen Eindruck des Assets zu gewinnen.
  • Definition von Standard-Ausrüstungen für jede Form von Arbeitsplatz oder Mitarbeiter im Unternehmen erspart Zeit und Aufwand für die interne IT.
  • Inventur-Features, die dafür sorgen, dass ich auch physisch beweisen kann, welche Geräte im Lager vorhanden sind und welche nicht. Hierdurch gewinne ich schnell den Überblick und Vertrauen in die vorab erhobenen Daten.

Inventory360 bietet integrierte Tools, wie z. B. Autodiscovery, ein Lizenzmanagement uvm. an, um Asset-Informationen einzusammeln. Für alle fehlenden Informationen können die Daten manuell angepasst und somit immer weiter von Ihren Administratoren optimiert werden.

Fazit

Am Ende möchte die IT oder auch der Geschäftsführer selbst Klarheit über die IT-Assets im Unternehmen haben, Sicherheit in der automatischen Daten-Erhebung gewinnen und langfristigen operativen und wirtschaftlichen Nutzen aus diesen Asset-Daten ziehen können.

Die generelle Datenqualität, die Vollständigkeit der Asset-Daten und die Einbindung dieser Daten in (automatische) Prozesse ist hierbei von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Nutzen einer nachhaltigen Strategie.

Es können damit relevante Entscheidungen nach dem Datenstand und nicht mehr nach dem Bauchgefühl getroffen werden und viele Themen im Bereich von Sicherheit, Kostenreduktion und Kostenplanung abgedeckt werden.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Author

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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