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Inventur – 7 Punkte, die ein IT-Admin wissen muss

Als IT-Admin kann man in 7 Schritte zu einer erfolgreichen Inventur kommen. Erfahren Sie mehr über Risiken, Chancen und die Standards für die Inventur-Vorbereitung und -Durchführung.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 05.09.2023

Inventuren ermöglichen es auf schnelle Art und Weise die IT-Assets in Ihrem Unternehmen zu erfassen und damit die physische Präsenz zu prüfen. Dabei ist die Inventur die Königin der Datenerhebung und bietet Vor- wie auch Nachteile im digitalen Zeitalter.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

Für einen IT-Administrator sind bei der Durchführung einer Inventur bestimmte Punkte besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die IT-Ressourcen korrekt erfasst und verwaltet werden. Hier sind sieben entscheidende Punkte:

  • Umfang und Ziele der Inventur:
    Klare Definition des Umfangs und der Ziele der Inventur ist entscheidend. Welche IT-Ressourcen werden erfasst? Geht es um Hardware, Software, Lizenzen oder auch Cloud-Ressourcen? Sind die Ziele reine Bestandsaufnahme oder auch Prüfung von Compliance und Sicherheitsstandards?

  • Inventurmethoden und Tools:
    Auswahl der geeigneten Inventurmethoden und -tools ist essenziell. Manuelle Zählung, automatisierte Inventursoftware, Barcode-Scanner, Netzwerkscans und Remote-Management-Tools können je nach IT-Umgebung verwendet werden.

  • Datenintegrität und Datenschutz:
    Sicherstellen, dass die während der Inventur erfassten Daten sicher und geschützt sind. Datenschutzrichtlinien und -vorschriften müssen eingehalten werden, insbesondere wenn personenbezogene oder vertrauliche Daten erfasst werden.

  • Dokumentation:
    Eine gründliche Dokumentation ist unerlässlich. Notieren Sie, wann die Inventur durchgeführt wurde, welche Ressourcen erfasst wurden, eventuelle Probleme oder Abweichungen und die verwendeten Methoden und Tools.
     
  • Kommunikation:
    Eine klare Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitern ist wichtig, um sie über die bevorstehende Inventur zu informieren. Dies kann Störungen minimieren und die Kooperation erhöhen.

  • Aktualisierung von Bestandsdaten:
    Nach der Inventur sollten Bestandsdaten aktualisiert werden. Veraltete oder nicht mehr genutzte Ressourcen sollten aus den Aufzeichnungen entfernt werden, während neue Ressourcen hinzugefügt werden müssen.

  • Analyse und Berichterstattung:
    Die erfassten Daten sollten analysiert werden, um Einblicke in den Zustand der IT-Ressourcen zu gewinnen. Berichte über den Zustand der Hardware, den Lizenzstatus der Software, Sicherheitsrisiken und Compliance sollten erstellt werden, um Entscheidungsträgern zur Verfügung zu stehen.

Orientieren Sie sich immer an Fragekatalogen, Standards und dem Einhalten von Ihren Richtlinien, um kurzfristig stabil, mittelfristig gute Erfolge und langfristig eine hohe Qualität zu erreichen.

ℹ Wichtige Grundlagen für eine Inventur

Ohne gute Grundlagen für eine Inventur kann der Prozess nicht gestartet werden. Mitarbeiter wissen eventuell nicht genau, was in welcher Reihenfolge zu tun ist und eine geringe Datenqualität kann auch auf andere Faktoren wie Analyse und Prognose noch einen erweiterten Einfluss haben.

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Dr. Christian Krug spricht jeden Donnerstag mit Datenprofis darüber, wie man Ordnung in das Datenchaos bringen kann. Ob BI, Dashboarding, Datenmanagement oder alles was mit Daten zu tun haben kann, wird Licht ins Dunkle gebracht und jede Materie gut erklärt und mit den passenden Experten besprochen.

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✅ Wie wichtig sind gute Stammdaten für eine Inventur?

Hochwertige Daten, die so nah wie möglich sich an der Realität orientieren, erlauben den 360 Grad Blick auf ein Asset. Somit werden Informationen für verschiedene Personengruppen nutzbar und die Wertschöpfung kann allgemein angehoben werden.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

Gute Stammdaten sind von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche und genaue Inventur. Stammdaten sind grundlegende Informationen über die verschiedenen Elemente des Inventars, wie beispielsweise Produkte, Artikel, Geräte, Standorte und mehr. Hier sind einige Gründe, warum gute Stammdaten für eine Inventur wichtig sind:

  • Genauigkeit:
    Stammdaten bilden die Grundlage für die Identifizierung und Erfassung von Inventarressourcen. Wenn die Stammdaten ungenau oder veraltet sind, kann dies zu Fehlern bei der Inventur führen, da falsche Informationen erfasst werden könnten.

  • Einheitliche Identifikation:
    Gute Stammdaten ermöglichen eine eindeutige Identifikation von Inventarobjekten. Einheitliche Bezeichnungen, Artikelnummern, Seriennummern und andere Kennungen sorgen dafür, dass keine Verwechslungen oder Doppelzählungen auftreten.

  • Effiziente Erfassung:
    Wenn die Stammdaten gut strukturiert und organisiert sind, können Mitarbeiter die Inventur schneller und effizienter durchführen. Sie können sich auf klare Informationen verlassen und müssen nicht nach fehlenden oder widersprüchlichen Angaben suchen.

  • Datenintegrität:
    Gute Stammdaten fördern die Datenintegrität. Sie minimieren das Risiko von Inkonsistenzen, Fehlern und Duplikaten, die zu ungenauen Bestandsaufzeichnungen führen könnten.

  • Analyse und Berichterstattung:
    Wenn die Stammdaten korrekt sind, können daraus genaue Analysen und Berichte erstellt werden. Dies ist wichtig, um Trends zu identifizieren, Engpässe zu erkennen und strategische Entscheidungen zu treffen.

  • Automatisierung:
    Moderne Inventursoftware und -tools nutzen Stammdaten, um den Erfassungsprozess zu automatisieren. Beispielsweise können Barcode-Scanner oder RFID-Technologie mit den richtigen Stammdaten Informationen schnell und genau erfassen.

  • Datenqualität:
    Gute Stammdaten tragen dazu bei, die Qualität der gesamten Datenbank oder des Inventurverwaltungssystems zu verbessern. Sie sind die Grundlage für konsistente und verlässliche Informationen.

  • Zeiteinsparung:
    Mit guten Stammdaten können Mitarbeiter die Inventur schneller durchführen, da sie nicht mit unklaren oder widersprüchlichen Informationen konfrontiert werden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.

  • Kostenkontrolle:
    Genauere Stammdaten helfen, Kosten zu kontrollieren, da sie verhindern, dass Ressourcen übersehen oder doppelt gezählt werden. Dies trägt zur Optimierung der Lagerhaltung bei.

✅ Wie wichtig ist dass IT-Assets bei einer Inventur mit einem Label beklebt sind?

Labels sind wie KFZ-Kennzeichen und helfen bei der eindeutigen Erkennung ohne Zeitverlust. IT-Assets ohne Labels erhöhen den Zeitaufwand und erschweren die Wiedererkennung bei Inventur oder allgemeinen IT-Prozessen.

Frank Kister - CFO EntekSystems

Das Anbringen von Labels oder Etiketten auf IT-Assets bei einer Inventur kann aus mehreren Gründen äußerst wichtig sein:

  • Einheitliche Identifikation:
    Durch das Labeln von IT-Assets erhalten diese eine eindeutige Identifikation. Dies verhindert Verwechslungen und erleichtert die Zuordnung von Assets zu den entsprechenden Einträgen in der Inventurdatenbank.

  • Vermeidung von Verwechslungen:
    In Unternehmen, in denen eine große Anzahl von IT-Geräten vorhanden ist, können ähnlich aussehende Geräte leicht verwechselt werden. Labels helfen dabei, Klarheit über den genauen Typ oder die genaue Bezeichnung jedes Geräts zu schaffen.

  • Schnelle Erfassung:
    Mit Labels können IT-Assets schneller erfasst werden. Mitarbeiter können einfach das Etikett scannen oder die Informationen ablesen, ohne jedes Gerät einzeln überprüfen zu müssen.

  • Reduzierung von Fehlern:
    Labels minimieren das Risiko von manuellen Fehlern bei der Inventurerfassung. Durch das Scannen oder Ablesen der Informationen vom Label wird die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern oder falschen Dateneingaben verringert.

  • Automatisierung:
    Wenn Barcodes oder RFID-Tags verwendet werden, können Inventurprozesse automatisiert werden. Dies beschleunigt den Erfassungsprozess und reduziert den Zeitaufwand.

  • Vereinfachte Verfolgung:
    Labels ermöglichen eine einfachere Verfolgung von IT-Assets über die Zeit. Bei der nächsten Inventur oder bei Verlagerungen können die Etiketten als Referenz genutzt werden.

  • Datengenauigkeit:
    Gute Label-Informationen führen zu genauen und zuverlässigen Inventurdaten. Dies ist entscheidend für die Bestandskontrolle und -verwaltung.

  • Datenkonsistenz:
    Labels gewährleisten Konsistenz in der Inventurdatenbank. Wenn alle Assets ordnungsgemäß gelabelt sind, wird die Datenbank kohärent und leichter zu pflegen.

  • Zeitersparnis:
    Das Labeln von IT-Assets mag zwar anfangs einen zusätzlichen Zeitaufwand erfordern, jedoch führt es langfristig zu Zeitersparnissen, da Inventurprozesse schneller und effizienter ablaufen.

  • Präzise Berichterstattung:
    Labels tragen dazu bei, präzise Berichte über den Zustand und die Verteilung von IT-Assets zu erstellen. Dies ist wichtig für die Entscheidungsfindung und die Ressourcenoptimierung.

✅ Wie wichtig ist es das Besitzer der Hardware bei einer Inventur "vorab" informiert sind?

Vorherige Kommunikation bei einer Inventur ist wichtig und erhöht die Ergebnisse, da die Mitarbeiter wissen, dass eine Erfassung und Identifizierung Ihrer Geräte bevorsteht. Bessere Erkennungsraten verhelfen der IT-Abteilung für bessere Ergebnisse bei weniger Stress und sorgen für einen reibungsloseren Ablauf.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

Es ist äußerst wichtig, die Besitzer der Hardware bei einer Inventur zu informieren und in den Prozess einzubeziehen. Hier sind einige Gründe, warum dies von Bedeutung ist:

  • Transparenz und Kommunikation:
    Die Information der Hardware-Besitzer über die bevorstehende Inventur schafft Transparenz und ermöglicht eine offene Kommunikation. Mitarbeiter fühlen sich respektiert und informiert, was die Akzeptanz und Zusammenarbeit erhöht.

  • Korrekte Zuordnung:
    Die Besitzer sind oft am besten darüber informiert, welche IT-Assets sie verwenden oder verwalten. Ihre Mitwirkung trägt dazu bei, dass jedes Asset korrekt identifiziert und zugeordnet wird.

  • Bereitstellung der Hardware:
    Wenn die Besitzer wissen, dass eine Inventur bevorsteht, können sie sicherstellen, dass alle benötigten Hardware-Geräte zur Verfügung stehen. Dies verhindert Verzögerungen oder unvollständige Erfassungen.

  • Zugang zu Räumen:
    In einigen Fällen könnten IT-Assets in Räumen oder Bereichen platziert sein, die normalerweise nicht für alle zugänglich sind. Durch die Vorankündigung können die Besitzer den Zugang zu diesen Bereichen ermöglichen.

  • Zusammenarbeit bei der Erfassung:
    Die Besitzer können bei der Inventur unterstützen, indem sie den Inventurprozess erleichtern. Sie können beispielsweise bei der Identifikation der Geräte oder bei der Bereitstellung zusätzlicher Informationen helfen.

  • Identifizierung von Abweichungen:
    Die Besitzer können mögliche Abweichungen zwischen den tatsächlichen Geräten und den Aufzeichnungen identifizieren. Wenn ein Asset fehlt oder nicht mehr in Betrieb ist, können sie dies melden.

  • Vermeidung von Störungen:
    Die Einbindung der Besitzer ermöglicht es, den Inventurprozess so zu planen, dass er die Arbeitsabläufe möglichst wenig stört. Dies minimiert Unterbrechungen und Beeinträchtigungen.

  • Verbesserte Datenqualität:
    Durch die Zusammenarbeit der Hardware-Besitzer wird die Genauigkeit der Inventurdaten verbessert. Sie können zusätzliche Informationen bereitstellen, die bei der Aktualisierung von Stammdaten und Inventarinformationen helfen.

  • Sicherheit und Datenschutz:
    Wenn die Hardware-Besitzer über die Inventur informiert sind, können sie sicherstellen, dass vertrauliche oder sensible Informationen vor der Inventur geschützt werden.

  • Unterstützung bei Compliance:
    In einigen Branchen oder Unternehmen müssen bestimmte Richtlinien, Regeln oder Vorschriften im Zusammenhang mit IT-Assets eingehalten werden. Die Zusammenarbeit der Besitzer ist entscheidend, um diese Anforderungen zu erfüllen.

✅ Wie viel Personal benötigt man für welche IT-Asset Menge bei der Inventur?

Ausreichende Mitarbeiter-Planung ist für hochwertige Inventur-Ergebnisse unabdingbar und sollte eng mit den Abteilungen intern, aber auch der IT-Abteilung als solches abgestimmt sein.

Frank Kister - CFO EntekSystems

Die Anzahl des benötigten Personals für eine Inventur von IT-Assets hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Komplexität der Assets, der verwendeten Technologie, den Inventurmethoden, den Räumlichkeiten und dem Zeitrahmen. Es gibt keine feste Regel, aber hier sind einige Richtlinien, die als grobe Schätzungen dienen können:

  • Kleine Inventur (weniger als 100 Assets):
    Für eine relativ kleine Anzahl von IT-Assets könnten 1-2 Mitarbeiter ausreichen. Hierbei handelt es sich in der Regel um eine überschaubare Anzahl von Geräten, die in einem begrenzten Zeitraum erfasst werden können.

  • Mittlere Inventur (100 bis 500 Assets):
    Bei einer mittelgroßen Inventur könnten 2-4 Mitarbeiter erforderlich sein. Dies hängt von der Komplexität der Assets und den erforderlichen Aufgaben ab.

  • Große Inventur (mehr als 500 Assets):
    Eine große Inventur erfordert mehr Ressourcen. Hier könnten 4 oder mehr Mitarbeiter benötigt werden, abhängig von der Größe der Assets und den verwendeten Technologien.

  • Automatisierte Inventur:
    Wenn automatisierte Technologien wie Barcode-Scanner, RFID oder Inventursoftware verwendet werden, kann die Anzahl der benötigten Mitarbeiter reduziert werden. Automatisierung beschleunigt den Erfassungsprozess und minimiert manuelle Fehler.

  • Komplexität der Assets:
    Die Art der IT-Assets beeinflusst ebenfalls die Anzahl der benötigten Mitarbeiter. Die Erfassung von Laptops und Servern kann komplexer sein als beispielsweise die Erfassung von Monitoren.

  • Zusätzliche Aufgaben:
    Je nachdem, ob die Inventur neben der bloßen Erfassung auch andere Aufgaben wie die Überprüfung von Lizenzen oder die Prüfung der physischen Sicherheit der Assets umfasst, könnte dies zusätzliches Personal erfordern.

  • Erfahrung der Mitarbeiter:
    Erfahrene Mitarbeiter könnten die Inventur schneller und effizienter durchführen als unerfahrene Mitarbeiter. Die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Inventur hängt auch von der Schulung und Erfahrung des Personals ab.

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✅ Welchen Einfluss haben Bestellungen auf laufende Inventuren?

In großen Unternehmen wird immer bestellt und geliefert. Bei laufenden Prozessen muss also ebenso dauerhaft und ständig konsolidiert werden, damit Mengen stimmen und Fehlbeträge so gering wie möglich sind.

Alexander Ritter - Head of Sales und Marketing EntekSystems

Bestellungen können einen erheblichen Einfluss auf laufende Inventuren haben, insbesondere wenn sie während des Inventurprozesses auftreten. Hier sind einige Aspekte, wie Bestellungen die Inventur beeinflussen können:

  • Veränderungen im Bestand:
    Wenn während einer Inventur Bestellungen für neue IT-Assets aufgegeben werden, kann dies den aktuellen Bestand beeinflussen. Neue Assets müssen möglicherweise hinzugefügt oder aufgenommen werden, um die Bestandsaufzeichnungen korrekt zu halten.

  • Doppelzählungen vermeiden:
    Wenn neue Assets bestellt wurden, die noch nicht geliefert wurden, besteht die Gefahr von Doppelzählungen. Diese können auftreten, wenn das Inventurteam das neue Asset erfasst, bevor es physisch im Lager oder in den Räumlichkeiten angekommen ist.

  • Aktualisierung der Datenbank:
    Bestellungen können den Bedarf für eine Aktualisierung der Inventurdatenbank hervorheben. Neue Assets müssen in die Datenbank aufgenommen und die Informationen aktualisiert werden, um die genauen Daten widerzuspiegeln.

  • Zusätzliche Aufgaben:
    Das Personal, das die Inventur durchführt, könnte zusätzliche Aufgaben im Zusammenhang mit den Bestellungen haben. Dies könnte die Koordination der physischen Übernahme neuer Assets oder die Überprüfung von Lieferungen umfassen.

  • Abstimmung mit Lieferungen:
    Während der Inventur müssen die aufgezeichneten Bestellungen mit den tatsächlichen Lieferungen abgestimmt werden. Das Inventurteam muss sicherstellen, dass die erwarteten Lieferungen mit den physischen Gütern übereinstimmen.

  • Zeitliche Koordination:
    Es ist wichtig, die Zeitplanung der Inventur in Bezug auf die erwarteten Lieferungen zu berücksichtigen. Möglicherweise müssen bestimmte Inventurabschnitte verschoben oder koordiniert werden, um mögliche Störungen zu minimieren.

  • Erfassung neuer Assets:
    Das Erfassen neuer Assets erfordert möglicherweise zusätzliche Zeit und Ressourcen während der Inventur. Dies sollte bei der Planung und Zuweisung von Personal berücksichtigt werden.

  • Korrekte Erfassung von Kosten:
    Wenn die Kosten der bestellten Assets erfasst werden sollen, muss das Inventurteam sicherstellen, dass diese Informationen korrekt und genau in die Bestandsdaten aufgenommen werden.

✅ Welchen Einfluss haben mehrere laufende Inventuren untereinander?

Manchmal ist weniger mehr!

Ludwig Mies van der Rohe - Architekt

Mehrere laufende Inventuren, die parallel oder in engem zeitlichen Abstand durchgeführt werden, können sich gegenseitig beeinflussen. Hier sind einige mögliche Einflüsse:

  • Ressourcenallokation:
    Wenn mehrere Inventuren gleichzeitig laufen, kann es zu Engpässen bei den verfügbaren Ressourcen wie Personal, Zeit und Technologie kommen. Dies kann die Effizienz und Genauigkeit der Inventur beeinträchtigen.

  • Koordinationsaufwand:
    Die Planung und Koordination mehrerer Inventuren erfordert erhöhte Kommunikation und Organisation. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Inventuren nicht miteinander kollidieren oder sich gegenseitig stören.

  • Zeitliche Auswirkungen:
    Wenn mehrere Inventuren gleichzeitig stattfinden, kann dies zu längeren Arbeitszeiten führen. Mitarbeiter müssen möglicherweise Überstunden leisten, um die Inventuren abzuschließen.

  • Datenkonsistenz:
    Wenn mehrere Inventuren unabhängig voneinander durchgeführt werden, besteht die Gefahr von Inkonsistenzen in den Daten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten aus allen Inventuren am Ende korrekt zusammengeführt werden.

  • Verwechslungen und Fehler:
    In einer hektischen Umgebung mit mehreren Inventuren kann es leicht zu Verwechslungen oder Fehlern kommen. Dies könnte dazu führen, dass Assets falsch erfasst oder abgeglichen werden.

  • Verfügbarkeit von Räumlichkeiten:
    Wenn mehrere Inventuren in denselben Räumlichkeiten oder auf denselben Standorten durchgeführt werden, kann die Verfügbarkeit von Platz und Zugang beeinflusst werden.

  • Zusätzlicher Arbeitsaufwand:
    Das Management mehrerer Inventuren erfordert zusätzlichen Arbeitsaufwand für Planung, Organisation und Berichterstattung. Dies kann die Arbeitsbelastung der zuständigen Mitarbeiter erhöhen.

  • Konzentration und Aufmerksamkeit:
    Mehrere laufende Inventuren können die Konzentration der Mitarbeiter aufteilen und die Aufmerksamkeit von anderen Aufgaben ablenken.

📃 Fazit: Verlieren Sie nicht den Fokus auf das Tagesgeschäft

Der Fokus auf das Tagesgeschäft kann gerade durch Inventuren etwas leiden. Dennoch bleibt neben der Inventur und anderen technischen Projekten das Tagesgeschäft das wichtigste Thema für die IT-Administratoren:

  • Aufrechterhaltung des Betriebs
  • Minimierung von Ausfallzeiten
  • Unterstützung der Mitarbeiter aus allen Abteilungen
  • Sicherheitsthemen und Datenschutz-Support
  • Verwaltung von Benutzerkonten und IAM-Themen
Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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