PCs, Notebooks, Server aber auch Büroausstattung gibt es in unterschiedlichsten Farben und Formen. Um so wichtiger ist es, diese Geräte mit wenigen Handgriffen schnell identifizieren zu können.
Im Discounter um die Ecke hat man hierfür schon seit Jahrzehnten eine einheitliche Lösung – Barcodes.
Wie sieht es hier denn in der IT aus?
Was wird überhaupt gespeichert?
Auf den Etiketten sollte nur eine eindeutige Identifikationsnummer ohne zusätzliche Informationen gespeichert werden.
Zum einen aus Gründen des Datenschutzes und zum anderen kann eine gedruckte Information immer veraltet sein.
Alle aktuellen Daten sind jeweils anhand der Identifikationsnummer (z.B. Inventarnummer) in der zentralen Inventardatenbank einsehbar.
Barcode, QR oder doch RFID?
Als technikaffiner IT-Administrator kommen einem neben den bekannten Barcodes schnell weitere / moderne Alternativen in den Sinn.
In vielen Köpfen herrscht noch der verbreitete Irrglaube, mittels RFID Tags auch in einem Serverrack eingeschlossene Hardware aus der Ferne zu erfassen. Diese Auffassung geht auch soweit, dass viele Kunden davon ausgehen „im Vorbeilaufen“ Geräte per Scanner zu identifizieren.
QR und Barcodes hingegen können dagegen mit Sichtkontakt ausgelesen werden. Auch wenn sich die Formate damit technisch ähnlich sind, gilt hier einfach die Verbreitung für den Anwendungsfall zu beachten.
Ca. 95% aller (IT-) Geräte besitzen ab Werk für die Seriennummer ein Barcode Etikett. QR-Codes haben sich bisher nur im Logistik oder Privatbereich (Lebensmittel) etabliert. Darum setzen wir auch bei Inventarnummern auf traditionelle und gängige Barcodes. Die Technik hat sich einfach etabliert.
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Physische Einflüsse
Viele Probleme fallen einem erst auf, sobald es zu spät ist. IT Assets wie Notebooks, Smartphones, Telefone, etc. sind im harten Alltag meist großen Beanspruchungen ausgesetzt.
Die Barcode Etiketten sollten sich daher von Umwelteinflüssen wie UV-Licht, Hitze, Kälte, Abrieb und Feuchtigkeit nicht beeindrucken lassen.
Gerade das Thema Hitze ist interessant. Sicherlich kennen Sie Apples Macbooks mit dem schicken Aluminium Gehäuse. Diese führen einen Teil Ihrer Wärme über das Gehäuse ab. Für viele am Markt gängige Labels bedeutet dies den Hitzetod.
Viele Kunden fragen uns hier nach der Beständigkeit der Labels. Wir setzen daher auf robuste Labels, die auch Temperaturen bis 80°C aushalten ohne sich komplett zu schwärzen.
Zusammenspiel
Ein zentraler Punkt bei der Auswahl von Software- oder Hardwarelösungen ist das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Plattformen / Anwendungsbereichen.
Barcodes sind der ultimative Low-Level Standard, der zwischen allen Inventarsystemen reibungslos funktioniert. Und das schon seit Jahrzehnten.
Denken Sie einmal an den Fall, dass Sie Ihre Inventarisierungslösung wechseln möchten – Alle Barcodes wieder von den Geräten kratzen? Wohl eher nicht.
Hardware Anbindung
Zum Drucken und Scannen gehört selbstverständlich auch immer die passende Hardware.
Während der Anwendungsfall „Scannen“ noch relativ einfach abzudecken ist, bereitet gerade der Etikettendruck jedem IT-Admin teils schlaflose Nächte.
Hier gibt es Treiberprobleme, abweichende Ausgaben trotz gleicher Einstellung und einen hohen Konfigurationsaufwand bei Updates oder Neuinstallationen.
Bei unserer Inventarisierungslösung Inventory360 haben wir uns daher für eine plattformunabhängige Integration in die Applikation entschieden. Alle Scan- und Druckbefehle laufen unabhängig vom Betriebssystem oder Gerät über den Webbrowser und werden von einem mitgelieferten Mini-Printserver verarbeitet.
Damit ist selbst das Drucken von einem Smartphone aus möglich und die Ausgabeformate bleiben gesichert.
Kostenfaktor
Bei vielen Inventarisierungslösungen müssen Barcode Scanner oder (nicht netzwerkfähige) Drucker direkt an den jeweiligen PC angesteckt werden.
Statt lästigem Umstecken entscheiden sich viele dann für den Einkauf einzelner Drucker / Scanner.
Allerdings bindet dies unnötige Ressourcen – denken Sie nur einmal an heute übliche Pay-per-Page Konzepte vs. traditonelle Arbeitsplatzdrucker.
Viel eleganter ist es auf eine 100% netzwerkbasierte Lösung zu setzen. Hierdurch kann sich z.B. eine Tischgruppe oder Abteilung sowohl Barcode Scanner als auch Drucker teilen. Ganz ohne lästiges Umstecken.
