Inventarisierung

Die Notwendigkeit professioneller Inventarverwaltung in der öffentlichen Hand

In einer vernetzten Welt müssen öffentliche Einrichtungen ihre sensiblen Daten und Ressourcen sicher verwalten. Sicherheit und Datenschutz sind entscheidend. Die komplexen Anforderungen an die Inventarverwaltung erfordern eine spezialisierte Lösung von Experten.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 27.02.2024

In der öffentlichen Hand ist Inventarverwaltung unverzichtbar. Sie ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen, gewährleistet transparente Ausgaben, schenkt jederzeit Überblick über die Vermögensgegenstände und fördert eine nachhaltige Entwicklung für die Gemeinschaft.

Frank Kister - CFO EntekSystems

✅ Warum braucht die öffentliche Hand überhaupt eine Inventarverwaltung? 

In diesem Kontext wurde Inventory360 entwickelt, eine spezialisierte Inventarisierungslösung, die sich auf die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und die Sicherung vertraulicher Informationen konzentriert.  

Diese Lösung berücksichtigt Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards, um den hohen Anforderungen der öffentlichen Hand gerecht zu werden. Darüber hinaus spielt auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen eine zentrale Rolle für öffentliche Verwaltungen.  

Inventory360 automatisiert Prozesse, führt genaue Aufzeichnungen und bietet umfassende Berichterstattungsfunktionen, um die Erfüllung dieser Anforderungen zu erleichtern.  

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung und wachsender Cyberbedrohungen ist zudem die Integration neuester IT-Sicherheitsstandards von entscheidender Bedeutung.  

Inventory360 adressiert diesen Bedarf und bietet Funktionen, die den Schutz sensibler Daten und die Prävention gegen Cyberangriffe sicherstellen, der gerade im Jahr 2024 besonders lohnenswert sein wird.  

Die Herausforderungen an eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Hand 

1️⃣ Sicherheitsaspekte und Datenschutz

Im öffentlichen Sektor sind Datenschutz und Sicherheit von größter Bedeutung.

Eine spezialisierte Inventarisierungslösung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff.  

2️⃣ Compliance und Rechenschaftspflicht

Die öffentliche Verwaltung muss oft strengen Compliance-Anforderungen gerecht werden, sei es im Bereich der Finanzprüfungen oder bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

3️⃣ Integration von IT-Sicherheitsstandards

Im Zeitalter zunehmender Digitalisierung und Cyberbedrohungen ist eine Inventarisierungslösung notwendig, die die neuesten IT-Sicherheitsstandards erfüllt.

4️⃣ Audit-Trail und Nachverfolgbarkeit

Für die öffentliche Hand ist es wichtig, einen lückenlosen Audit-Trail zu haben, um nachweisen zu können, wer welche Änderungen an den Inventardaten vorgenommen hat.

5️⃣ Komplexität

Die öffentliche Hand hat vielfältige und spezifische Anforderungen an die Inventarverwaltung, die eine flexible und anpassungsfähige Lösung erfordern.

6️⃣ Effiziente Ressourcennutzung

Der öffentliche Sektor benötigt eine effiziente Verwaltung von Ressourcen, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und den Return on Investment zu maximieren.

7️⃣ Skalierbarkeit

Die öffentliche Verwaltung benötigt jederzeit eine Übersicht über die wachsende Inventarbestände. Hierfür benötigt es eine Lösung, die einfach skalierbar ist und eine reibungslose Verwaltung großer Mengen von Inventargegenständen gewährleistet.

8️⃣ Zeiteffizienz

Automatisierung von Prozessen und eine schnelle Bestandsaufnahme sind wichtig, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und zeitliche Ressourcen zu schonen.

⚠️ Warum eine Zwischenlösung mit Excel für die Inventarverwaltung nicht sinnvoll ist

Trotz der weit verbreiteten Nutzung von Excel in vielen Organisationen birgt diese Lösung für die Inventarverwaltung erhebliche Grenzen und Probleme, insbesondere für die öffentliche Hand. 

Die Verwendung von Excel für die Inventarverwaltung birgt mehrere Herausforderungen.

Erstens ermöglicht Excel keine Automatisierung von Inventarprozessen, was zu fehleranfälligen und zeitaufwändigen manuellen Eingaben führen kann, was wiederum Ungenauigkeiten und ineffiziente Abläufe verursacht.

Zweitens stößt Excel bei wachsenden Inventarbeständen an seine Grenzen, da die Skalierbarkeit begrenzt ist und die Verwaltung großer Mengen von Inventargegenständen zunehmend unpraktikabel wird.

Drittens bietet Excel nur begrenzte Datensicherheit und ist anfällig für menschliche Fehler, was sensitive Daten weniger gut schützt im Vergleich zu einer spezialisierten Inventarisierungslösung.

Hier eine Auflistung:

1️⃣ Fehlende Automatisierung

2️⃣ Begrenzte Skalierbarkeit

3️⃣ Mangelnde Datensicherheit

4️⃣ Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit

5️⃣ Mangelnde Integration

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Vorteile der Inventarverwaltung mit Inventory360 für die Öffentliche Hand

Zur Lösung dieser Herausforderungen bietet Inventory360 wesentliche Funktionen.

Die Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit der Software ermöglichen eine intuitive Bedienung und eine Anpassung an individuelle Anforderungen.

Mit einer kompletten Inventarverwaltung, einschließlich Standortdokumentation, Fotos und relevanten Dokumenten zu jedem Inventarobjekt, bietet Inventory360 eine umfassende Lösung.

Die Integration von Barcode-Technologie erleichtert die Identifikation von IT-Assets, was zu einer effizienten Bestandsaufnahme und -kontrolle beiträgt.

Darüber hinaus ermöglicht das Lifecycle-Management von IT-Assets von der Beschaffung bis zur Ausmusterung eine optimale Ressourcennutzung.

Durch Überwachung von Lizenzverträgen, automatisierte Berichterstattung und weitere Funktionen trägt Inventory360 zur effizienten Ressourcennutzung, erhöhten Transparenz, Zeitersparnis, Einhaltung von Compliance-Standards und einer verbesserten Planung in der öffentlichen Hand bei.#

Hier eine Auflistung:

1️⃣ Effiziente Ressourcennutzung

2️⃣ Steigerung der Transparenz und Kontrolle

3️⃣ Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

4️⃣ Compliance und Rechtskonformität

5️⃣ Verbesserte Planung und Strategieentwicklung

6️⃣ Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit

7️⃣ Komplette 360° Inventarverwaltung

8️⃣ Integration von Barcode-Technologie

9️⃣ Lifecycle-Management von IT-Assets

🔟 Automatisierte Berichterstattung

Eine Software zur Inventarisierung ermöglicht nicht nur die digitale Datenerfassung, sondern bietet auch Features wie automatische Updates, Benachrichtigungen bezüglich Wartungsbedarf sowie leicht verständliche Dashboards für eine zügige Übersicht.

Mehr Infos dazu wie dies schnell und effizient gelingen kann, können Sie in unserem Blog-Artikel "Effektiv Inventarisieren: 5 einfache Schritte zur Bestandsverwaltung" nachlesen.

Jederzeit auf dem aktuellsten Stand

Um sicherzustellen, dass Ihr Beständ immer auf dem aktuellen Stand sind, ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen regelmäßige Audits und Inventuren durchzuführen.

Dokumentierte Änderungen

Bei Büro-Umzügen, Erweiterungen oder Veränderungen ist es entscheidend, sicherzustellen, dass diese Anpassungen sorgfältig in Ihrer Inventarliste festgehalten werden. Dies stellt sicher, dass Ihr Inventar stets den aktuellen Bedingungen entspricht.

Durch die Beachtung dieser Maßnahme erfüllen Sie nicht nur Transparenz- und Rechenschaftspflichten, sondern können auch wesentliche operative Vorteile in den Bereichen Buchhaltung, Facility-Management, Einkauf und Management voll ausschöpfen.

✅ Sachverständiges, geschultes Personal

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Personal mit dem Ablauf der Inventarisierung und Inventur vertraut sind und sensibilisieren Sie sie für die Wichtigkeit einer präzisen Bestandsaufnahme. Gut geschultes Personal spielt eine Rolle dabei, Fehler zu reduzieren und den Inventarprozess effizienter zu gestalten.

📃 Fazit - Mit Inventory360 verwaltet man den öffentlichen Sektor hoch effizient, kostengünstig und nachhaltig.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Inventory360 nicht nur als effektive Inventarverwaltungslösung, sondern auch als ganzheitliche Plattform für das IT-Asset-Management maßgeschneidert ist, welche bereits zahlreichen Kunden aus der öffentlichen Hand täglich den Arbeitsalltag erleichtert.  

Die Integration von fortschrittlichen Funktionen und die Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen machen Inventory360 zu einem entscheidenden Faktor für eine effiziente und zukunftsorientierte Verwaltung in der öffentlichen Hand.  

Die spezialisierte Inventarisierungslösung bietet nicht nur fortschrittliche Funktionen, sondern erfüllt auch die hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen des öffentlichen Sektors.  

Im Vergleich dazu birgt der Einsatz von Excel für die Inventarverwaltung nicht nur das Risiko ineffizienter Abläufe, sondern auch erhebliche Gefahren hinsichtlich Datensicherheit und Genauigkeit.  

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

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