In der öffentlichen Hand ist Inventarverwaltung unverzichtbar. Sie ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen, gewährleistet transparente Ausgaben, schenkt jederzeit Überblick über die Vermögensgegenstände und fördert eine nachhaltige Entwicklung für die Gemeinschaft.
✅ Warum braucht die öffentliche Hand überhaupt eine Inventarverwaltung?
In diesem Kontext wurde Inventory360 entwickelt, eine spezialisierte Inventarisierungslösung, die sich auf die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und die Sicherung vertraulicher Informationen konzentriert.
Diese Lösung berücksichtigt Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards, um den hohen Anforderungen der öffentlichen Hand gerecht zu werden. Darüber hinaus spielt auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen eine zentrale Rolle für öffentliche Verwaltungen.
Inventory360 automatisiert Prozesse, führt genaue Aufzeichnungen und bietet umfassende Berichterstattungsfunktionen, um die Erfüllung dieser Anforderungen zu erleichtern.
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung und wachsender Cyberbedrohungen ist zudem die Integration neuester IT-Sicherheitsstandards von entscheidender Bedeutung.
Inventory360 adressiert diesen Bedarf und bietet Funktionen, die den Schutz sensibler Daten und die Prävention gegen Cyberangriffe sicherstellen, der gerade im Jahr 2024 besonders lohnenswert sein wird.
Inventory360 bietet hier einen detaillierten Audit-Trail, der es ermöglicht, zu dokumentieren, wer welche Änderungen vorgenommen hat, und somit die Integrität der Daten zu gewährleisten.
ℹ Die Herausforderungen an eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Hand
1️⃣ Sicherheitsaspekte und Datenschutz
Im öffentlichen Sektor sind Datenschutz und Sicherheit von größter Bedeutung.
Eine spezialisierte Inventarisierungslösung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff.
Inventory360 wurde mit Blick auf Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards entwickelt, um den strengen Anforderungen der öffentlichen Hand gerecht zu werden.
2️⃣ Compliance und Rechenschaftspflicht
Die öffentliche Verwaltung muss oft strengen Compliance-Anforderungen gerecht werden, sei es im Bereich der Finanzprüfungen oder bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Eine spezialisierte Lösung wie Inventory360 erleichtert die Erfüllung dieser Anforderungen durch automatisierte Prozesse, genaue Aufzeichnungen und Berichterstattungsfunktionen.
3️⃣ Integration von IT-Sicherheitsstandards
Im Zeitalter zunehmender Digitalisierung und Cyberbedrohungen ist eine Inventarisierungslösung notwendig, die die neuesten IT-Sicherheitsstandards erfüllt.
Inventory360 integriert Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Daten und die Vorbeugung gegen Cyberangriffe gewährleisten.
4️⃣ Audit-Trail und Nachverfolgbarkeit
Für die öffentliche Hand ist es wichtig, einen lückenlosen Audit-Trail zu haben, um nachweisen zu können, wer welche Änderungen an den Inventardaten vorgenommen hat.
Inventory360 bietet eine detaillierte Nachverfolgbarkeit von Änderungen und gewährleistet so die Integrität der Daten.
5️⃣ Komplexität
Die öffentliche Hand hat vielfältige und spezifische Anforderungen an die Inventarverwaltung, die eine flexible und anpassungsfähige Lösung erfordern.
Inventory360 bietet hier sowohl Anpassbarkeit, als auch flexible Möglichkeiten des Customizings und kann sich an nahezu jede Anforderung anpassen.
6️⃣ Effiziente Ressourcennutzung
Der öffentliche Sektor benötigt eine effiziente Verwaltung von Ressourcen, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und den Return on Investment zu maximieren.
Durch Inventory360 besitzt die öffentliche Verwaltung ein Maximum an Effizienz und hat jederzeit vollen Überblick über die Vermögensgegenstände und Ressourcen. So werden unnötige Kosten langfristig unterbunden und man stellt die Basis für nachhaltiges, wirtschaftliches Handeln.
7️⃣ Skalierbarkeit
Die öffentliche Verwaltung benötigt jederzeit eine Übersicht über die wachsende Inventarbestände. Hierfür benötigt es eine Lösung, die einfach skalierbar ist und eine reibungslose Verwaltung großer Mengen von Inventargegenständen gewährleistet.
Inventory360 bietet einen absolut reibungslosen Ablauf bei wachsenden Inventaren und ist jederzeit skalierbar und passt sich entsprechend den Bedürfnissen und dem Bedarf an.
8️⃣ Zeiteffizienz
Automatisierung von Prozessen und eine schnelle Bestandsaufnahme sind wichtig, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und zeitliche Ressourcen zu schonen.
Inventory360 ermöglicht eine schnelle Bestandsaufnahme durch konsequente Prozesse. Die Software minimiert den Verwaltungsaufwand erheblich, indem sie Routineaufgaben automatisch abwickelt und somit wertvolle zeitliche Ressourcen schont.
⚠️ Warum eine Zwischenlösung mit Excel für die Inventarverwaltung nicht sinnvoll ist
Trotz der weit verbreiteten Nutzung von Excel in vielen Organisationen birgt diese Lösung für die Inventarverwaltung erhebliche Grenzen und Probleme, insbesondere für die öffentliche Hand.
Die Verwendung von Excel für die Inventarverwaltung birgt mehrere Herausforderungen.
Erstens ermöglicht Excel keine Automatisierung von Inventarprozessen, was zu fehleranfälligen und zeitaufwändigen manuellen Eingaben führen kann, was wiederum Ungenauigkeiten und ineffiziente Abläufe verursacht.
Zweitens stößt Excel bei wachsenden Inventarbeständen an seine Grenzen, da die Skalierbarkeit begrenzt ist und die Verwaltung großer Mengen von Inventargegenständen zunehmend unpraktikabel wird.
Drittens bietet Excel nur begrenzte Datensicherheit und ist anfällig für menschliche Fehler, was sensitive Daten weniger gut schützt im Vergleich zu einer spezialisierten Inventarisierungslösung.
Hier eine Auflistung:
1️⃣ Fehlende Automatisierung
Excel ermöglicht keine Automatisierung von Inventarprozessen. Manuelle Eingaben sind fehleranfällig und zeitaufwändig, was zu Ungenauigkeiten und ineffizienten Abläufen führen kann.
2️⃣ Begrenzte Skalierbarkeit
Bei wachsenden Inventarbeständen stößt Excel an seine Grenzen. Die Skalierbarkeit ist begrenzt, und die Verwaltung großer Mengen von Inventargegenständen wird zunehmend unpraktikabel.
3️⃣ Mangelnde Datensicherheit
Excel bietet nur begrenzte Sicherheitsmechanismen und ist anfällig für menschliche Fehler. Sensible Daten sind in Excel-Tabellen weniger gut geschützt als in einer spezialisierten Inventarisierungslösung.
4️⃣ Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit
Excel-Dateien sind oft auf einzelne Nutzer beschränkt und können zu Problemen bei der Zusammenarbeit führen. Eine professionelle Inventarisierungslösung ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern.
5️⃣ Mangelnde Integration
Excel bietet keine Integration von Barcode-Technologien. Die manuelle Eingabe von Daten kann zu Inkonsistenzen führen und die Effizienz der Bestandsaufnahme beeinträchtigen.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
✅ Vorteile der Inventarverwaltung mit Inventory360 für die Öffentliche Hand
Zur Lösung dieser Herausforderungen bietet Inventory360 wesentliche Funktionen.
Die Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit der Software ermöglichen eine intuitive Bedienung und eine Anpassung an individuelle Anforderungen.
Mit einer kompletten Inventarverwaltung, einschließlich Standortdokumentation, Fotos und relevanten Dokumenten zu jedem Inventarobjekt, bietet Inventory360 eine umfassende Lösung.
Die Integration von Barcode-Technologie erleichtert die Identifikation von IT-Assets, was zu einer effizienten Bestandsaufnahme und -kontrolle beiträgt.
Darüber hinaus ermöglicht das Lifecycle-Management von IT-Assets von der Beschaffung bis zur Ausmusterung eine optimale Ressourcennutzung.
Durch Überwachung von Lizenzverträgen, automatisierte Berichterstattung und weitere Funktionen trägt Inventory360 zur effizienten Ressourcennutzung, erhöhten Transparenz, Zeitersparnis, Einhaltung von Compliance-Standards und einer verbesserten Planung in der öffentlichen Hand bei.#
Hier eine Auflistung:
1️⃣ Effiziente Ressourcennutzung
Durch genaue Erfassung und Planung von IT-Assets maximiert Inventory360 die effiziente Nutzung von Ressourcen, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.
2️⃣ Steigerung der Transparenz und Kontrolle
Die transparente Umgebung ermöglicht eine verbesserte Kontrolle über den gesamten Bestand, fördert eine transparente Kommunikation und stärkt die interne Organisation.
3️⃣ Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Die Automatisierung von Prozessen, einschließlich der Bestandsaufnahme, reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und ermöglicht es, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
4️⃣ Compliance und Rechtskonformität
Inventory360 unterstützt die öffentliche Hand dabei, Compliance-Standards und rechtliche Anforderungen im Umgang mit IT-Assets und Inventar zu erfüllen, minimiert Risiken von Sanktionen und finanziellen Verlusten.
5️⃣ Verbesserte Planung und Strategieentwicklung
Inventory360 unterstützt die öffentliche Hand dabei, Compliance-Standards und rechtliche Anforderungen im Umgang mit IT-Assets und Inventar zu erfüllen, minimiert Risiken von Sanktionen und finanziellen Verlusten.
6️⃣ Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit
Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und Anpassungsfähigkeit an individuelle Anforderungen erleichtert Inventory360 die Nutzung und Integration in bestehende Prozesse der öffentlichen Verwaltung.
7️⃣ Komplette 360° Inventarverwaltung
Inventory360 ermöglicht nicht nur die Erfassung von Inventargegenständen, sondern auch eine umfassende Verwaltung und Überwachung. Standortdokumentation, Fotos und relevante Dokumente werden ebenfalls berücksichtigt.
8️⃣ Integration von Barcode-Technologie
Die Integration von Barcode-Technologien ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Identifikation von IT-Assets und Inventargegenständen, was zu einer effizienten Bestandsaufnahme und -Kontrolle beiträgt.
9️⃣ Lifecycle-Management von IT-Assets
Von der Beschaffung bis zur Ausmusterung bietet Inventory360 ein umfassendes Lifecycle-Management von IT-Assets. Dies unterstützt bei der Planung von Ersatzinvestitionen und gewährleistet eine optimale Nutzung von Ressourcen.
🔟 Automatisierte Berichterstattung
Durch die erleichterte Erstellung detaillierter Berichte über den Zustand des IT-Inventars trägt Inventory360 zur effektiven Durchführung interner Audits, zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen und zur strategischen Planung bei.
Eine Software zur Inventarisierung ermöglicht nicht nur die digitale Datenerfassung, sondern bietet auch Features wie automatische Updates, Benachrichtigungen bezüglich Wartungsbedarf sowie leicht verständliche Dashboards für eine zügige Übersicht.
Mehr Infos dazu wie dies schnell und effizient gelingen kann, können Sie in unserem Blog-Artikel "Effektiv Inventarisieren: 5 einfache Schritte zur Bestandsverwaltung" nachlesen.
✅ Jederzeit auf dem aktuellsten Stand
Um sicherzustellen, dass Ihr Beständ immer auf dem aktuellen Stand sind, ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen regelmäßige Audits und Inventuren durchzuführen.
Durch diese Maßnahme können veraltete oder beschädigte Inventargegenstände identifiziert und die Informationen aktualisiert werden, um eine präzise Bestandsführung sicherzustellen.
✅ Dokumentierte Änderungen
Bei Büro-Umzügen, Erweiterungen oder Veränderungen ist es entscheidend, sicherzustellen, dass diese Anpassungen sorgfältig in Ihrer Inventarliste festgehalten werden. Dies stellt sicher, dass Ihr Inventar stets den aktuellen Bedingungen entspricht.
Durch die Beachtung dieser Maßnahme erfüllen Sie nicht nur Transparenz- und Rechenschaftspflichten, sondern können auch wesentliche operative Vorteile in den Bereichen Buchhaltung, Facility-Management, Einkauf und Management voll ausschöpfen.
✅ Sachverständiges, geschultes Personal
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Personal mit dem Ablauf der Inventarisierung und Inventur vertraut sind und sensibilisieren Sie sie für die Wichtigkeit einer präzisen Bestandsaufnahme. Gut geschultes Personal spielt eine Rolle dabei, Fehler zu reduzieren und den Inventarprozess effizienter zu gestalten.
📃 Fazit - Mit Inventory360 verwaltet man den öffentlichen Sektor hoch effizient, kostengünstig und nachhaltig.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Inventory360 nicht nur als effektive Inventarverwaltungslösung, sondern auch als ganzheitliche Plattform für das IT-Asset-Management maßgeschneidert ist, welche bereits zahlreichen Kunden aus der öffentlichen Hand täglich den Arbeitsalltag erleichtert.
Die Integration von fortschrittlichen Funktionen und die Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen machen Inventory360 zu einem entscheidenden Faktor für eine effiziente und zukunftsorientierte Verwaltung in der öffentlichen Hand.
Die spezialisierte Inventarisierungslösung bietet nicht nur fortschrittliche Funktionen, sondern erfüllt auch die hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen des öffentlichen Sektors.
Im Vergleich dazu birgt der Einsatz von Excel für die Inventarverwaltung nicht nur das Risiko ineffizienter Abläufe, sondern auch erhebliche Gefahren hinsichtlich Datensicherheit und Genauigkeit.
