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Effektiv Inventarisieren: 5 einfache Schritte zur Bestandsverwaltung

Ein gut organisiertes Inventar ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen jeder Größe und Branche. Eine effektive Inventarverwaltung ermöglicht es den Überblick über Ihre Geschäftsressourcen zu behalten, Kosten zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 08.08.2023

1️⃣ Bestandsaufnahme und Dokumentation

Der erste Schritt zur effektiven Inventarverwaltung besteht darin, eine umfassende Bestandsaufnahme Ihrer Assets durchzuführen.

Erfassen Sie detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Asset, einschließlich Seriennummern, Standorten, Zuständigkeiten und anderen relevanten Daten, wie beispielsweise auch der Inventarisierung von Hardware.

2️⃣ Kategorisierung und Kennzeichnung

Nach der Bestandsaufnahme ist es wichtig, Ihre Assets sinnvoll zu kategorisieren und mit eindeutigen Kennzeichnungen zu versehen.

Dadurch erleichtern Sie nicht nur die Identifizierung und den Zugriff auf Ihre Assets, sondern ermöglichen auch eine schnellere und effizientere Verwaltung.  

3️⃣ Implementierung eines zentralen Systems

Um eine effektive Inventarverwaltung zu gewährleisten, ist die Implementierung eines zentralen Systems oder einer spezialisierten Inventarverwaltungssoftware unerlässlich, einem sogenannten IT Asset Management.

Ein solches System ermöglicht Ihnen die zentrale Speicherung und Verwaltung aller inventarbezogenen Daten.  

4️⃣ Regelmäßige Bestandskontrolle

Eine regelmäßige Bestandskontrolle ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Inventar stets aktuell und korrekt ist und sie die Compliance- und Sicherheitsvorschriften einhalten.

Führen Sie regelmäßige Inventurprüfungen durch, um potenzielle Abweichungen zu identifizieren und zu korrigieren. So haben Sie jederzeit eine umfassende Kontrolle über ihre Assets und Softwarelizenzen.

Regelmäßigkeit bedeutet: 

  • Führen Sie im besten Falle eine permanente Inventur durch, indem Sie die Daten aktuell halten oder sehr kurzen Zyklen ein paar Geräte an unterschiedlichen Standorten, Stockwerken oder Räumen suchen und prüfen. 
  • Innerhalb des Jahres können Sie jeweils pro Monat, im Quartal, halbjährlich oder jährlich die Bestände kontrollieren, bewerten und nachträglich analysieren. 
  • Führen Sie jedoch mindestens einmal im Jahr eine Inventur durch, damit Verluste oder falsche Daten im Bestand noch bemerkt werden können. 

5️⃣ Automatisierung und Integration

Die Automatisierung von Inventarverwaltungsprozessen und die Integration mit anderen geschäftlichen Systemen können Ihre Effizienz weiter steigern.

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie Bestellprozesse, Rechnungserstellung und Berichterstattung, um Zeit und Ressourcen zu sparen. 

➡️ Die Effektivität hinter einer Inventarisierung 

Effektives Inventarisieren ist ein entscheidender Prozess für Unternehmen, um den Überblick über ihre Geschäftsressourcen zu behalten und die Effizienz zu steigern. 

Durch eine präzise Erfassung und Dokumentation von Inventargegenständen, wie Computern, mobilen Geräten, Druckern und anderen wichtigen Assets, gewinnen Unternehmen Kontrolle und Transparenz über ihre Bestände.  

Ein systematischer Ansatz zur Kennzeichnung, Kategorisierung und Verfolgung von Inventargegenständen erleichtert die Auffindbarkeit, den Zugriff und die Aktualisierung von Informationen.

Zudem ermöglicht eine zentrale Inventarisierung die Automatisierung von Prozessen, die Verbindung zu anderen Unternehmensanwendungen und eine umfassende Berichterstattung.  

✅ Vorteile einer inventarisierten IT-Abteilung oder eines inventarisierten Unternehmens

Um Software-Asset-Management erfolgreich einzusetzen, sind einige bewährte Praktiken zu beachten.

Dazu gehören:

  • Bessere Kostenkontrolle: Durch die genaue Verfolgung und Überwachung Ihres Inventars können Sie unnötige Ausgaben reduzieren und Ressourcen optimal nutzen.

  • Effiziente Planung: Eine effektive Inventarverwaltung ermöglicht Ihnen eine präzise Planung von Ersatzbeschaffungen, Wartungen und Upgrades, um Ausfallzeiten zu minimieren und kontinuierlichen Betrieb sicherzustellen.

  • Verbesserte Sicherheit: Eine genaue Bestandsführung hilft Ihnen, Sicherheitslücken zu identifizieren und Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.

  • Compliance und Audit-Bereitschaft: Mit einer inventarisierten IT-Abteilung können Sie Compliance-Anforderungen leichter erfüllen und bei Audits überzeugen.

  • Zeitersparnis und erhöhte Produktivität: Durch den schnellen Zugriff auf Informationen und die Optimierung von Prozessen können Sie Zeit sparen und die Produktivität steigern. 

📃 Fazit – Eine effektive Inventarverwaltung ist von unschätzbarem Wert für Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche!

Mit den 5 einfachen Schritten zur Inventarverwaltung können Sie Ihre Effizienz steigern, Kontrolle gewinnen und die Vorteile einer inventarisierten IT-Abteilung oder eines inventarisierten Unternehmens voll ausschöpfen.

Starten Sie noch heute und optimieren Sie Ihre Inventarverwaltung, um Ihren Unternehmenserfolg nachhaltig zu steigern.

Das Durchschnittliche gibt der Welt ihren Bestand, das Außergewöhnliche ihren Wert.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

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