Inventarisierung

Herausforderungen der Inventarisierung: 5 Gründe für eine unzureichende Bestandsverwaltung

Eine effektive Inventarisierung ist entscheidend für das reibungslose Funktionieren von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Doch viele Organisationen kämpfen mit Herausforderungen, die zu unzureichenden Bestandsverwaltung führen.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 04.06.2024

Eine proaktive Herangehensweise an die Inventarisierung, unterstützt durch moderne Technologien und klare Unternehmensrichtlinien, bietet die Möglichkeit, die Chancen zu nutzen und die Risiken zu minimieren, die mit einer unzureichenden Bestandsverwaltung einhergehen können.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

🧭 5 Gründe für schlechte Inventarisierung

Eine unzureichende Inventarisierung kann aus verschiedenen Gründen entstehen, die oft miteinander verknüpft sind und sich gegenseitig verstärken können.

Zu den häufigsten Ursachen gehören:

1️⃣ Mangelnde Automatisierung

Eine der Hauptursachen für eine ungenaue Inventarisierung ist der Mangel an Automatisierung.

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und zeitaufwendig.

Ohne den Einsatz von automatisierten Systemen kann es zu Fehlern bei der Dateneingabe, Doppelerfassungen und veralteten Informationen kommen. 

Beispiel

2️⃣ Fehlende Standardisierung von Prozessen

Wenn Unternehmen keine klaren und effektiven Inventarisierungsrichtlinien und -prozesse haben, kann dies zu Chaos und Unsicherheit führen.

Es kann zu Doppelarbeit, Inkonsistenzen bei der Datenerfassung und Schwierigkeiten bei der Bestandskontrolle kommen.

Eine unzureichende Standardisierung von Inventarisierungsprozessen kann zu Inkonsistenzen und Verwirrung führen.

Ohne klare Richtlinien und Verfahrensweisen kann es schwierig sein, einen konsistenten Überblick über den Bestand zu behalten. 

Beispiel

3️⃣ Fehlende Schulung und Bewusstsein

Oftmals verfügen Mitarbeiter nicht über ausreichende Schulungen oder Fachkenntnisse im Bereich der Inventarisierung.

Das Fehlen einer angemessenen Schulung für das Inventarpersonal kann zu Fehlern in der Datenerfassung und -verarbeitung oder auch im Verständnis führen.

Ein Mangel an Bewusstsein für die Bedeutung der Inventarisierung kann dazu führen, dass die Mitarbeiter diese Aufgabe nicht mit der erforderlichen Sorgfalt durchführen. Dies kann auch zu Inkonsistenzen und Unstimmigkeiten im Bestand führen.

Beispiel

4️⃣ Unzureichende Technologien und Infrastruktur

Viele Unternehmen verwenden veraltete oder ineffiziente Inventarisierungssysteme, die nicht in der Lage sind, den heutigen Anforderungen gerecht zu werden.

Ohne angemessene Technologie und Tools kann es schwierig sein, den Überblick über den Bestand zu behalten und rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren.

Veraltete Technologien oder eine unzureichende Infrastruktur können die Effizienz der Inventarisierung beeinträchtigen.

Fehlende Integration von Inventarsystemen mit anderen Unternehmensanwendungen kann zu Informationslücken führen. 

Beispiel

5️⃣ Mangelnde regelmäßige Bestandsprüfungen

Oft wird die Inventarisierung nicht als eine Priorität angesehen und erhält daher nicht die notwendigen Ressourcen und Aufmerksamkeit seitens des Managements.

Dies kann dazu führen, dass das Inventarisierungsmanagement vernachlässigt wird und Probleme ungelöst bleiben oder sich verschlimmern.

Das Versäumnis regelmäßiger Inventurprüfungen führt zu einer schleichenden Verschlechterung der Genauigkeit von Bestandsdaten.

Ohne eine systematische Überprüfung können veraltete, beschädigte oder nicht mehr benötigte Artikel unbemerkt bleiben. 

Beispiel

📑 Chancen einer effizienten Inventarisierung

Eine effiziente Inventarisierung bildet das Fundament für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens, indem sie die Grundlage für eine präzise Bestandsverwaltung schafft.

Durch die sorgfältige Erfassung und Verwaltung von Waren und Materialien eröffnet sie vielfältige Chancen für Unternehmen, ihre Betriebsabläufe zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Im Folgenden werden die wichtigsten Möglichkeiten aufgezeigt, wie eine effiziente Inventarisierung Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Ziele zu erreichen und ihr Wachstum voranzutreiben.

1️⃣ Optimierte Lieferkette

Durch die Bereitstellung schnellerer und präziserer Bestandsinformationen eröffnet sich Unternehmen die Möglichkeit, ihre Planungsprozesse in der Lieferkette signifikant zu verbessern.

Eine genaue Kenntnis des aktuellen Bestands ermöglicht es, Engpässe und Überbestände zu vermeiden, Lieferzeiten zu verkürzen und somit die Effizienz entlang der gesamten Lieferkette zu steigern.

2️⃣ Kostenersparnis

Die Reduzierung von Überbeständen und die Vermeidung von Produktverlusten führen direkt zu finanziellen Einsparungen für Unternehmen.

Durch eine präzise Bestandsführung können Lagerhaltungskosten gesenkt, Kapital freigesetzt und Verluste durch veraltete oder ungenutzte Produkte minimiert werden.

Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre finanzielle Gesundheit zu verbessern und Ressourcen effizienter einzusetzen.

3️⃣ Verbesserte Kundenzufriedenheit

Eine genaue Inventarisierung ermöglicht eine präzise Bestellabwicklung und minimiert Lieferverzögerungen.

Dies wiederum steigert die Kundenzufriedenheit, da Kunden ihre Bestellungen termingerecht und zuverlässig erhalten.

4️⃣ Effiziente Ressourcennutzung

Ein genaues Verständnis des Bestands ermöglicht es Unternehmen, ihren Lagerplatz und ihre Arbeitskräfte effizienter zu nutzen.

Durch die Optimierung der Lagerhaltung und die gezielte Zuweisung von Ressourcen können Lagerflächen optimal ausgelastet und Mitarbeiterkapazitäten effektiv eingesetzt werden.

5️⃣ Datengestützte Entscheidungen

Genaue Bestandsdaten bilden die Grundlage für datengestützte Entscheidungen, die das Unternehmenswachstum fördern.

Indem Unternehmen auf fundierte Informationen über ihren Bestand zurückgreifen können, können sie effektivere Strategien entwickeln und Chancen für Expansion und Entwicklung identifizieren.

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⚡ Risiken einer unzureichenden Inventarisierung

1️⃣ Fehlinvestitionen

Unnötige Bestandsaufstockungen oder -reduktionen aufgrund ungenauer Daten können zu Fehlinvestitionen führen.

Unpräzise Bestandsdaten können dazu führen, dass Unternehmen entweder zu viel oder zu wenig Material auf Lager haben.

Dies kann zu Fehlinvestitionen führen, wenn Ressourcen in überflüssige Lagerbestände gebunden sind oder wenn Engpässe auftreten und wichtige Produktionsprozesse beeinträchtigen.

2️⃣ Verlust von Geschäftsmöglichkeiten

Unzureichende Bestandsverfügbarkeit kann zu entgangenen Geschäftsmöglichkeiten und Kundenverlusten führen.

Wenn Unternehmen nicht über ausreichende Bestände verfügen, um die Nachfrage zu decken, riskieren sie nicht nur entgangene Umsätze, sondern auch Kundenverluste aufgrund unzufriedener Kunden, die ihre Bedürfnisse anderswo befriedigen.

3️⃣ Kundenzufriedenheit

Fehler in der Bestandsverfügbarkeit können zu verspäteten Lieferungen und unzufriedenen Kunden führen.

Ungenauigkeiten in der Bestandsverfügbarkeit können zu Fehlern bei der Auftragsabwicklung führen, was wiederum zu verspäteten Lieferungen und unzufriedenen Kunden führt.

Dies kann das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen beeinträchtigen und langfristige Geschäftsbeziehungen gefährden.

4️⃣ Arbeitskraft- und Zeitverlust

Die Durchführung manueller Bestandsprozesse ist oft zeitaufwendig und kann zu einer ineffizienten Nutzung der Arbeitskräfte führen.

Mitarbeiter müssen möglicherweise Stunden damit verbringen, Bestandszählungen durchzuführen oder Daten in veraltete Systeme einzugeben, anstatt sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

5️⃣ Fehlende Compliance

Mangelnde Genauigkeit bei der Bestandsverfolgung kann zu Compliance-Problemen führen, insbesondere in regulierten Branchen.

In Branchen, die strengen Vorschriften und Compliance-Anforderungen unterliegen, kann eine ungenaue Bestandsverfolgung zu schwerwiegenden Problemen führen.

Fehlende Transparenz und Genauigkeit bei der Bestandsverwaltung können zu Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen führen und das Risiko von Strafen und rechtlichen Konsequenzen erhöhen.

📋 Maßnahmen zur Minimierung der Risiken und Maximierung der Chancen

💡 Implementierung moderner Technologien

Die Nutzung moderner Technologien wie Barcode-Scanner oder automatisierte Inventarsysteme ermöglicht eine schnelle und genaue Datenerfassung.

Durch das Scannen von Barcodes können Unternehmen den Bestand effizient verfolgen und verwalten, was zu einer Reduzierung von Fehlern und einer verbesserten Bestandsgenauigkeit führt.

🏫 Schulung der Mitarbeiter

Eine kontinuierliche Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie die Bedeutung einer genauen Inventarisierung verstehen und die richtigen Verfahren befolgen.

Schulungen können helfen, das Bewusstsein für die Auswirkungen ungenauer Bestandsdaten zu schärfen und die Mitarbeiter zu befähigen, ihre Aufgaben effektiv auszuführen.

☁️ Einführung von Bestandsmanagement-Software

Die Integration von Bestandsmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Inventarisierungsprozesse zu standardisieren und zu automatisieren.

Durch die Nutzung einer zentralen Plattform können Daten konsolidiert, Analysen durchgeführt und Entscheidungen basierend auf Echtzeitinformationen getroffen werden.

⏳ Regelmäßige Inventurprüfungen

Regelmäßige Inventurprüfungen sind wichtig, um den Bestand auf veraltete, beschädigte oder nicht mehr benötigte Artikel zu überprüfen und zu bereinigen.

Durch die Identifizierung und Aussortierung solcher Artikel können Unternehmen ihren Lagerplatz optimieren und ihre Ressourcen effizienter nutzen.

💵 Klare Prozessstandards

Die Etablierung klarer und einheitlicher Prozessstandards für die Inventarisierung in allen Abteilungen stellt sicher, dass alle Mitarbeiter nach denselben Richtlinien arbeiten.

Dies fördert die Konsistenz und Genauigkeit der Bestandsdaten und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen.

📃 Fazit - Die Gründe für eine schlechte Inventarisierung sind vielfältig, können jedoch überwunden werden. 

Eine präzise Bestandsverwaltung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, da sie die Grundlage für eine effiziente Lieferkette und die Zufriedenheit der Kunden bildet.

Durch den Einsatz moderner Technologien, klare Prozessstandards, Schulung der Mitarbeiter und regelmäßige Überprüfungen können Unternehmen Hindernisse überwinden und eine genaue und zuverlässige Inventarisierung sicherstellen.

Dies ermöglicht es ihnen, ihre Betriebsabläufe zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, was letztendlich zu einem nachhaltigen geschäftlichen Erfolg führt.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

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