IT-Asset-Management

Die 5 häufigsten Risiken einer IT-Inventarisierung: Mit einem IT-Asset-Management-Tool zum Erfolg

Eine sorgfältige IT-Inventarisierung ist für von entscheidender Bedeutung, um den Überblick über Geräte und Softwarelizenzen zu behalten. Doch während dieser Prozess zahlreiche Herausforderungen birgt, bietet er auch wertvolle Chancen für eine optimierte und effiziente IT-Verwaltung.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 26.09.2023

Der Unternehmenserfolg durch eine IT-Inventarisierung mit dem richtigen Tool ist ein schon lange kein Geheimnis mehr!

CFO Frank Kister

💡 Warum eine Inventarverwaltung zum Unternehmenserfolg beiträgt

Eine Inventarverwaltung mit einem IT-Asset-Management bietet klare Ressourcenübersicht, effiziente Verwaltung und stellt somit eine optimale IT-Nutzung.

Eine Inventarisierung schenkt sowohl den Überblick über Hardware und Softwarelizenzen, vermeidet ebenfalls Engpässe, kontrolliert Kosten und optimiert darüber hinaus die internen Abläufe.

⚠️ Risiko 1: Verlust von Übersicht und Kontrolle 

Eine solide und umfassende Inventarisierung von IT-Geräten und Lizenzen bildet das Rückgrat für ein effektives IT-Management in Unternehmen.

Der Verlust dieser Übersicht kann jedoch zu weitreichenden Problemen führen, die die betriebliche Effizienz, Sicherheit und Compliance beeinträchtigen können.

Ohne eine saubere Inventarisierung verlieren Unternehmen nicht nur den Überblick über ihre physischen IT-Geräte wie Computer, Server, Drucker und Netzwerkausrüstung, sondern auch über die Softwarelizenzen, die zur Unterstützung der Geschäftsprozesse verwendet werden.

Dies hat verschiedene Konsequenzen:

⚠️ Risiko 2: Mangelhafte Einhaltung von Lizenzbestimmungen 

Die korrekte Einhaltung von Softwarelizenzbestimmungen ist ein kritischer Aspekt im IT-Management eines Unternehmens.

Wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, ihre Softwarelizenzen angemessen zu verwalten und die Nutzung im Einklang mit den Lizenzbedingungen zu halten, können schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen auftreten.

⚠️ Risiko 3: Unvollständige Datenerfassung und Inkonsistenzen 

Die Datenerfassung im IT-Management ist von entscheidender Bedeutung, um eine klare und genaue Sicht auf die vorhandenen IT-Ressourcen zu gewährleisten.

Die manuelle Erfassung von Inventardaten kann jedoch zu Herausforderungen führen, die sich negativ auf die Qualität der Daten und letztendlich auf das gesamte IT-Management auswirken.

⚠️ Risiko 4: Sicherheitslücken und Datenschutzverletzungen 

Die Sicherheit von IT-Infrastrukturen ist von größter Bedeutung für Unternehmen, da Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen erhebliche finanzielle Schäden, Reputationsverlust und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Ein bedeutendes Risiko in diesem Zusammenhang besteht darin, dass unentdeckte oder nicht verwaltete IT-Geräte zu potenziellen Sicherheitslücken führen und die Sicherheit von Unternehmensnetzwerken gefährden können.

⚠️ Risiko 5: Eingeschränkte Planung und Budgetierung 

Die IT-Inventarisierung bildet eine wesentliche Grundlage für die langfristige Planung und Budgetierung von Unternehmen.

Ein unzureichender Überblick über die vorhandenen IT-Ressourcen kann zu erheblichen Herausforderungen in Bezug auf die strategische Planung, Ressourcenzuweisung und Kostenkontrolle führen.

Chancen einer Inventarisierung 

Eine korrekte IT-Inventarisierung bietet Unternehmen zahlreiche Chancen, ihre IT-Verwaltung zu verbessern und langfristig davon zu profitieren. Die Erfassung und Verwaltung von IT-Ressourcen kann zunächst einen höheren Aufwand bedeuten, aber langfristig schafft sie klare Vorteile: 

1️⃣ Effiziente Ressourcennutzung

Eine genaue Übersicht über alle IT-Geräte und Lizenzen ermöglicht eine optimierte Ressourcennutzung und verhindert unnötige Kosten.

Effiziente Ressourcennutzung kann bedeuten:

  • Maximale Leistung durch optimale Ressourcennutzung: Höchste Effizienz bei Ressourceneinsatz.

  • Verschwendungs- und Verlustminimierung: Geringere Ressourcenvergeudung.

  • Angebot-Nachfrage-Balance: Ausgeglichene Auslastung verhindert Unter-/Überbeschäftigung.

  • Anpassung an wechselnde Anforderungen: Flexibler Ressourceneinsatz.

  • Kosten- und Aufwandsreduktion: Geringere finanzielle Belastung.

  • Fokussierung auf Mehrwert: Konzentration auf wertsteigernde Aufgaben.

  • Engpassvermeidung durch Planung: Effektive Ressourcenplanung.

  • Kontinuierliche Verbesserung: Analyse für optimierte Ressourcennutzung.

  • Vermeidung von Überproduktion: Verhindern unnötiger Ressourcenverschwendung.

  • Nachhaltigkeit für die Zukunft: Erhaltung von Ressourcen für künftige Generationen.

2️⃣ Bessere Sicherheit und Datenschutz

Mit einem klaren Überblick über alle IT-Ressourcen können Sicherheitslücken schnell identifiziert und behoben werden, um die Unternehmensdaten zu schützen. 

Erhöhte Sicherheit und Datenschutz können erreicht werden durch:

  • Frühzeitige Schwachstellenidentifikation: Schnelles Aufspüren von Sicherheitslücken.

  • Schnelle Bedrohungsreaktion: Zügige Abwehr von Angriffen.

  • Effiziente Updates: Zeitnahe Sicherheitsaktualisierungen.

  • Präzises Zugangsmanagement: Kontrollierter Datenzugriff.

  • Datenklassifizierung: Schutz sensibler Informationen.

  • Veränderungsüberwachung: Erkennung unerwarteter Änderungen.

  • Sicherheitsrichtlinien: Durchgesetzte Sicherheitsstandards.

  • Unberechtigte Nutzung verhindern: Abwehr unbefugter Nutzung.

  • Sichere Asset-Entsorgung: Gefahrenlose Ressourcenentsorgung.

  • Risikominimierung: Geringeres Risiko für Datenverluste.

3️⃣ Lizenz-Compliance

Durch eine saubere Lizenzverwaltung können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Softwarelizenzbestimmungen einhalten und rechtlichen Konsequenzen entgehen.

Punkte für Lizenz-Compliance:

  • Rechtliche Einhaltung: Vermeidung von Verstößen gegen Lizenzvorgaben.

  • Softwarelizenzmanagement: Effektive Verwaltung von Lizenzbestimmungen.

  • Vermeidung von Rechtsfolgen: Abwehr rechtlicher Konsequenzen.

  • Lizenzverwaltung: Effiziente Kontrolle über Softwarelizenzen.

  • Risikominimierung: Geringere rechtliche Risiken.

  • Transparenz: Klarheit über Lizenznutzung.

  • Audits vorbeugen: Verhinderung von Lizenzüberprüfungen.

  • Kosteneffizienz: Sparen durch verantwortungsvolle Lizenznutzung.

  • Vermeidung von Geldbußen: Abwehr von finanziellen Strafen.

  • Unternehmensreputation schützen: Verhinderung negativer Schlagzeilen.

4️⃣ Langfristige Planung und Budgetierung

Eine präzise Inventarisierung ermöglicht eine bessere langfristige Planung und Budgetierung, da Unternehmen den Zustand ihrer IT-Ressourcen kennen und rechtzeitig Erneuerungen oder Upgrades einplanen können.

Langfristige Planung und Budgetierung kann erreicht werden durch:

  • Langfristige Planung: Zukunftsorientierte Unternehmensstrategie.

  • Budgetierung: Effiziente Ressourcenallokation.

  • Inventarisierung für Planung: IT-Übersicht für strategische Entscheidungen.

  • Ressourcenkenntnis: Bessere Einblicke in IT-Assets.

  • Erneuerungsstrategie: Gezielte Aktualisierungen und Upgrades.

  • Frühzeitige Vorbereitung: Rechtzeitiges Budgetieren für IT-Bedarf.

  • Finanzielle Effizienz: Optimiertes Ressourcenmanagement.

  • Vermeidung von Engpässen: Vorausschauende Kapazitätsplanung.

  • Wirtschaftliche Stabilität: Robuste Langzeitstrategie.

  • Nachhaltige Entwicklung: Weitsichtige Investitionsplanung.

Die Vorteile eines IT-Asset-Management-Tools 

Ein geeignetes IT-Asset-Management-Tool ist die Lösung für eine erfolgreiche IT-Inventarisierung. Solche Tools bieten zahlreiche Funktionen, die den Inventurprozess vereinfachen und optimieren: 

1️⃣ Automatisierte Datenerfassung

Durch den Einsatz von IT-Asset-Management-Tools wird die Erfassung von Inventardaten automatisiert.

Diese Tools scannen das Netzwerk und die Systeme, um Informationen über Hardware, Software und Konfigurationen zu sammeln.

Dadurch werden Fehler minimiert, die oft bei manuellen Erfassungsprozessen auftreten, und wertvolle Zeit gespart.

2️⃣ Echtzeit-Überwachung

Echtzeit-Überwachung ist eine entscheidende Komponente für die Sicherheit und den reibungslosen Betrieb der IT-Infrastruktur.

Diese Technologie ermöglicht es, die Aktivitäten und den Zustand von IT-Ressourcen kontinuierlich zu überwachen.

Bei Sicherheitslücken oder Ausfällen können sofortige Maßnahmen ergriffen werden, um potenzielle Probleme zu lösen, bevor sie sich verschlimmern.

3️⃣ Lizenzmanagement

Das korrekte Lizenzmanagement ist ein komplexer Prozess, der durch IT-Asset-Management-Tools erheblich erleichtert wird.

Diese Tools bieten Funktionen zur Verfolgung von Softwarelizenzen, zur Überwachung der Lizenznutzung und zur Sicherstellung der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen.

Dadurch werden rechtliche Probleme und finanzielle Strafen vermieden.

4️⃣ Berichterstattung und Analyse

IT-Asset-Management-Tools ermöglichen eine detaillierte Berichterstattung und Analyse der gesammelten Daten.

Diese Berichte bieten wertvolle Einblicke in die IT-Infrastruktur, wie zum Beispiel die Verteilung von Geräten und Software, die Nutzung von Ressourcen und potenzielle Engpässe.

Diese Informationen unterstützen fundierte Entscheidungen und strategische Planung.

📃 Fazit - Durch den Einsatz eines ITAM gelingt die Inventarisierung und der langfristige Erfolg des Unternehmens ist sichergestellt.

Insgesamt bietet die Implementierung von einem passenden Inventarisierungstool die Möglichkeit, die Risiken einer unzureichenden Inventarisierung zu minimieren und die Chancen für eine effiziente IT-Verwaltung und -Planung zu nutzen.  

Eine sorgfältige IT-Inventarisierung legt den Grundstein für eine erfolgreiche und sichere IT-Infrastruktur in Unternehmen jeder Größe und Branche. 

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

Inventory360 jetzt kostenlos testen

Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.

Mehr erfahren

Weitere Artikel und Beiträge

23.04.2024 Lizenzmanagement - 6 häufigsten Fehler bei der Lizenzüberprüfung

Erfahren Sie, wie Unternehmen durch effizientes Lizenzmanagement Zeit und Kosten sparen können! Unser Blog-Artikel bietet wertvolle Einblicke und Strategien zur Optimierung der Lizenzüberprüfung.

09.04.2024 Inventarisierung mit Intune: Effizientes Management für moderne IT-Umgebungen

Die Integration von Intune in einer Inventarverwaltung kann die Effizienz für Ihr IT-Management massiv erhöhen und wertvolle Daten liefern. Erfahren Sie, was Intune bietet und welche Vorteile sich daraus für die Inventarisierung ergeben.

12.03.2024 Was ist Hardware-Inventarisierung?

Die Hardware-Inventarisierung ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Ressourcen genau zu verfolgen und bietet Vorteile wie effiziente Ressourcennutzung und Lizenz-Compliance. In diesem Beitrag bieten wir eine kurze Anleitung zur Durchführung.