Verschiedene Ausgangslagen
Wie eingangs erwähnt besitzt jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an ein IT Asset Management. Ebenso verschieden sind allerdings auch die jeweiligen Ausgangslagen:
- Derzeit keinerlei Asset Management oder Inventarlisten
- Vereinzelte / unvollständige Inventarlisten
- Gepflegte und vollständige Inventarlisten ohne Verknüpfungen
- Selbst programmierte Inventarsysteme mit Verknüpfungen
- Bestehende IT Asset Management Lösung
Existieren derzeit keinerlei Verwaltungssysteme oder Inventarlisten kann man auf der grünen Wiese starten. Im anderen Fall gilt jedoch:
Je mehr Informationen bereits vorhanden sind, desto höher werden die Anforderungen in Richtung der Anpassbarkeit von Attributen, Bereichen und Funktionen für eine neue Management Lösung.
Gleiches gilt auch, wenn beispielsweise durch Zertifizierungen oder fachliche Anforderungen von vornherein ein hoher Detailgrad gewünscht ist oder viele Bereiche im System integriert werden sollen.
Legacy Anwendungen / Migration
Besondere Herausforderungen ergeben sich bei der Migration von Datenbeständen aus Altsystemen. Hierbei handelt es sich häufig um nebenbei inhouse entwickelte Lösungen bei denen der Entwickler bereits gar nicht mehr verfügbar ist.
In diesem Fall gilt es, möglichst viele Daten und Attribute in ein neues IT Asset Management System zu übernehmen. Entsprechende besondere Attribute oder Asset Bereiche müssen daher in der neuen Lösung vorab sauber konfiguriert werden können.
Einige Beispiele hierzu:
- Alte Referenz-ID (für Dokumentations- / Migrationsszwecke)
- Zusatzfelder (interne Kennungen, Auswahlfelder)
- Spezielle Bereiche (USB-Dongles, Spezial-Hardware)
- FIBU Kennzeichnungen
Standardlösungen
Heutzutage gibt es für fast jede Anforderung eine angebotene Standardlösung. Diese unterteilen sich dabei in drei Lager:
- KISS-Applikationen
(Keep it simple, stupid) Versuchen das kleinste gemeinsame Vielfache aller Anforderungen abzudecken. Diese sind einfach in der Einführung und Benutzung, haben aber starke Schwächen bei besonderen Anforderungen.
- Modul-Monster
Häufig auf einzelnen und komplizierten Modulen basierende Softwarelösungen. Ähnlich der SAP-Logik müssen die jeweiligen Module zuvor aufwendig direkt auf den Kunden angepasst werden.
- Hybridlösungen
Bei Hybridlösungen versucht die Applikation bereits in der Standardvariante viele Anforderungen abzudecken und gleichzeitig anwenderfreundlich zu bleiben. Kundenspezifische Anforderungen können bis zu einem gewissen Grad durch den Kunden selbst eingestellt werden. Für noch speziellere Anforderungen ist eine Erweiterung per Customizing / Plugin möglich.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Individualentwicklung?
Schaut man sich die oben genannten Standardlösungen einmal näher an, ist die Überlegung zu einer komplett individuellen Entwicklung ebenfalls nicht mehr weit entfernt.
Diese wird - zumindest in den ersten Jahren - die beste Abdeckung und Usability für das eigene Unternehmen bieten. Allerdings kommt dies mit einer Vielzahl an Nebenwirkungen daher:
- Später Return on Investment (ROI)
- Sehr lange Implementierungsdauer
- Hohe Einstiegskosten
- Hohe Wartungskosten
- Überholung durch Markt oder technischen Fortschritt
- Schlechte Wiederverwendbarkeit
- Starke Abhängigkeit vom Anbieter
Gerade in der IT unterliegen Softwarelösungen einem starken Wandel und größeren Transformationen. Individuallösungen werden speziell für einen Einsatzbereich in einem Unternehmen geschaffen.
Aber wer weiß überhaupt ob der der gewählte Ansatz in 2-5 Jahren überhaupt noch praktikabel oder state-of-the-art ist?
Häufig müssen gerade im IT Asset Management teuer angeschaffte Individualentwicklungen in aufwendigen Migrationsprojekten abgelöst werden, da es mittlerweile bessere Lösungen gibt (z.B. automatische Inventarisierung).
Standardlösungen profitieren hier einfach vom kontinuierlichen Verbesserungsprozess und der Unterstützung durch das Feedback einer Vielzahl von Kunden.
Wechselnde Anforderungen
Wie bereits angesprochen kann niemand wissen wie die Welt in 2, 5 oder gar 10 Jahren aussieht. Kürzliche Ereignisse wie die Corona-Pandemie und die Transformation zu Remote Work haben dies nochmals deutlich gezeigt.
Daher sollte ein IT Asset Management auch im laufenden Betrieb an neue und geänderte Anforderungen angepasst werden können. Das reicht von neuen Hardwarebereichen bis hin zu eigenen Attributen in den verschiedensten Farben und Formen.
Welche Anpassungsmöglichkeiten muss ein IT Asset Management bieten?
Wir haben jetzt viel über Anforderungen und die verschiedenen Lösungsansätze geredet. Aber welche Anpassungsmöglichkeiten sollte ein IT Asset Management insgesamt eigentlich bieten?
Hierfür haben wir eine Checkliste:
- Einstellbare Inventarnummernkreise
- Einstellbares Namensschema (z.B. Hostnamen)
- Eigene Asset Kategorien
- Eigene Attribute ohne Mengenbegrenzung
- Verschiedene Feldtypen (Freitext, Dropdown, Währung, etc.)
- Sonderfunktionen für eigene Felder (Durchsuchbarkeit, Pflichtfeld, Gruppierung, etc.)
- Konfigurierbare Ansichten (Spalten, Sortierungen)
- Anpassbare Protokolle und Benachrichtigungen (Textbausteine)
- Konfigurierbare Gruppen & Berechtigungen
- Einstellbare Fristen (Laufzeiten, Erinnerungen)
Zu guter Letzt ist natürlich auch immer die Offenheit des Anbieters für Verbesserungsvorschläge bzw. Feature Requests zu erwähnen. Hierüber lassen sich auch sehr häufig kundenspezifische Anforderungen kostengünstig in einem globalen Kontext und mit der Schwarmintelligenz mehrerer Unternehmen realisieren.
Fazit
Im IT Asset Management ist neben einer Abdeckung aller Bereiche die Anpassbarkeit die halbe Miete.
Eine Standardsoftware mit weitreichenden Anpassungsmöglichkeiten sollte dabei immer gegenüber einer Individualsoftware bevorzugt werden. Nicht nur aus Kostengründen, sondern auch mit dem Blick auf wechselnde Anforderungen und den technischen Fortschritt in der Zukunft.
