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Mythos - Inventarverwaltung – Die Arbeit macht sich von allein

Mein Unternehmen hat die passende Inventarverwaltung ausgewählt. Jetzt gibt es nichts mehr zu tun und alles ist automatisiert. Richtig oder falsch?

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 03.01.2023

👍 Meine Asset-Daten sind von Tag 1 sehr gut – Datenqualität muss man sich erarbeiten

Der typische Irrglaube Nummer 1 ist, dass die Datenqualität aus vorherigen Inventarverwaltungen oder auf Basis von Excel-Listen schon sehr gut war. Meist ist dem aber nicht so und es zeigen sich die üblichen Probleme:

  • Unklare Aktualität des Datenstands und Korruptheit der Daten
  • Uneinheitliche Schreibweise von Modellnamen und Herstellerangaben
  • Wichtige Ausstattungsmerkmale (z. B. CPU, RAM oder Festplattengröße) sind falsch
  • Fehlende Daten für Pflichtfelder
  • Irreführende Datumswerte für Kauf-, Leasing- oder Vertragstermine
  • Einsehbare Passwort-Daten in Listen führen zu Sicherheitsproblemen

Natürlich treffen hierbei nur ein Teil der Punkte zu oder es liegt sogar eine sehr gute Datenqualität für die Asset-Informationen vor. Dennoch muss dies immer mit einem „wachen Auge“ überprüft und bewertet werden.

Nun kennt man die üblichen falschen Annahmen! - Aber was ist eigentlich ein vollständiger Datensatz? – Der Datensatz wird aus unterschiedlichen Bausteinen gebildet:

  • Discovery Daten: Scan Infos aus dem Netz, z. B. durch ein Autodiscovery-Feature
  • Manuelle Daten: Per Inventarsystem eingegebene Daten
  • Allgemeine Informationen: Daten aus Datenbanken, z. B. Hersteller- und Modell-Informationen
  • Generierte Daten: Daten aus AI- und KI-Prozessen oder durch Skriptgenerierung

⛏ Die Arbeit macht sich von alleine - Ihre Inventarverwaltung lebt von Ihrer Mitarbeit

Alle Daten sind vorhanden, es kann einheitlich gearbeitet werden und alle haben das gleiche Verständnis des IT-Lifecycle innerhalb Ihres Unternehmens. Das ist die perfekte Ausgangslage für alle zukünftigen Projekte, Entscheidungen und Analysen, die für Ihre IT-Abteilungen relevant werden können.

Vielfach wird geglaubt, dass hier das klassische Szenario einer Inventarverwaltung endet und kaum noch etwas gemacht werden muss. So ist eine Inventarverwaltung, ebenso wie andere Software-Tools, ein Hilfsmittel, welches von der aktiven Mitarbeit jedes Einzelnen lebt.

Was sind die weiterhin wichtigen Tätigkeiten:

  • Alle relevanten Abteilungen müssen die Daten über das eine Inventarisierungstool erarbeiten und nicht in anderen Tools eine Schatten-IT erzeugen.
  • Analyse und Bewertung der Daten und deren Richtigkeit muss regelmäßig durch einen aktiven Nutzer (z. B. IT-Leiter, ITAM-Verantwortlicher) durchgeführt werden.
  • Einhaltung der definierten Standards und Durchführung von einheitlichen Prozessen, um die Qualität auf dieser Ebene hochhalten zu können.
  • Die C-Ebene (CTO, CFO, CEO) müssen auf Basis der einheitlichen Asset-Daten Bewertungen und Entscheidungen treffen.

Es wird hierbei auf das Konzept der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit gesetzt:

Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel „Wie ein Asset Management IT, Einkauf und Personal vereint“ und lassen sich inspirieren, wie Sie die Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen erreichen können.

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🌏 „Software is eating the world“ – Zusammenarbeit als weiterer Erfolgsfaktor

In der heutigen Zeit wird Software als das ultimative Mittel gepriesen. Der Erfolg von Software in jedem Bereich unseres Lebens steht außer Frage und hat den immensen Erfolg der Digitalindustrie geebnet.

Software is eating the world

Marc Andreessen (2011)

Auch außerhalb einer Inventarverwaltung existieren noch wichtige Bausteine, die für jedes Team (nicht nur in der IT) notwendig sind:

  • Kommunikation als Schlüssel, um kurzfristige Probleme zu lösen und abzufedern.
  • Erarbeitung und Verbesserung des gemeinsamen Daten- und Prozess-Verständnisses, um Effizienz zu heben.
  • Definition von gemeinsamen Zielen für mittel- und langfristige Projekte und Themen, um das Team-Gefüge nachhaltig zu stärken.
  • Regelmäßige Absprachen in Form von Präsenz- und Remote-Meetings, um stärkere Verbindlichkeiten zu erreichen.

Der Faktor der erfolgreichen Zusammenarbeit beruht nicht auf Software, sondern auf den Fähigkeiten innerhalb eines Unternehmens zu kommunizieren und Ziele definieren zu können. Hierbei können wiederum Software-Tools unterstützen und Entscheidungen und Bewertungen vereinfachen.

💘 Fazit

Ich habe die perfekten Daten, mit einer Inventarverwaltung habe ich keine Arbeit und mit meinen Kollegen und anderen Abteilungen muss ich kaum noch was besprechen! – All dies sind falsche Annahmen und zeigen, dass die aktive Mitarbeit auch beim Thema „IT-Asset-Management“ weiterhin nötig ist.

Unsere kurzen Tipps sind:

  • Prüfen Sie Ihre Daten regelmäßig und halten Sie sich an die definierten Standards und einheitlichen Prozesse in Ihrem Unternehmen.
  • Kommunizieren Sie effizient und nutzen hierfür optimierte und einheitliche Asset-Daten.
  • Definieren Sie Verwantwortlichkeiten um die Qualität bei der Inventarisierung zu sichern.
  • Schärfen Sie den Mindset Ihres Teams, aber auch außerhalb der IT-Abteilung für die aktive Mitarbeit, um ungeborgene Synergien auch heben zu können.
Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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