Ohne ein Konzept, um mit Daten umzugehen, folgen Sie dem Motto "garbage in, garbage out". Damit ist gemeint, dass die Ergebnisse in der Datenerhebung, späteren Analyse und den nachgelagerten Prozessen nur so gut sein können, wie die Eingangsdaten.
Initial muss jedes Unternehmen sich Zeit nehmen das eigene einheitliche Datenmodell zu definieren um sich auch im Bereich des IT-Asset-Managements ebenfalls gut aufstellen zu können.
Daten aus unterschiedlichen Quellen in unterschiedlicher Güte
In der heutigen Welt gibt es eine ganze Reihe an Software-Produkten, die in Ihrem Unternehmen Daten erzeugen, diese vorab analysieren und nachbearbeitet dann an weitere Software-Bausteine geben können.
Die Daten werden in unterschiedlicher Güte, kontrolliert aber auch unkontrolliert, in geringer Menge, aber auch als Massen-Daten erzeugt und können von wirtschaftlicher Bedeutung für das Unternehmen, einer einzelnen Abteilung darin oder auch dem allgemeinen öffentlichen Sektor sein.
Häufig ist den Unternehmen auch nicht klar, welche Daten wirklich vorliegen und dass diese auch wie ein Schatz geborgen werden müssen.
Es entsteht ein Datenfluss zwischen den verschiedenen Software-Produkten und zugleich jeweils ein in der Regel nicht per Standard definiertes Datenmodell.
Mittelfristig führt dies dann dazu, dass die Daten aufwändig für spezifische Ziele aufbereitet und nochmals analysiert werden müssen und hierdurch Kosten und Zeit geopfert werden muss.
Erschaffen Sie Ihr eigenes Datenmodell
Zuerst müssen die Datenquellen aufgelöst und einheitliche Tools eingeführt werden. Innerhalb der Konsolidierung muss ein einheitlicher Datenpool erzeugt werden, der es ermöglicht, dass man die Asset-Daten universell nutzen kann. Ziel muss es dabei sein, dass die Daten folgende Kriterien erfüllen:
- Gewinn von möglichst umfassenden Asset-Informationen
- Steigerung der Verlässlichkeit der gewonnen Asset-Informationen
- Historisch basierte Daten sind in späteren Analyse-Prozessen Gold wert und zahlen sich oft zu Beginn nicht aus. Dies ändert sich sobald man Business Intelligence oder sicherheitstechnische Aspekte genauer aufbauen möchte.
Welche Daten braucht mein Unternehmen?
Stellen Sie sich die wichtigen Fragen:
- Welche Daten sind für meine Prozesse relevant?
- Welche Informationen sind speziell für diese Asset Klasse unverzichtbar? (z. B. DGUV V3 Datumsfeld, Defintion eines Verantwortlichen für Produkt A oder Projektzuordnungen für Werkzeuge auf einer Baustelle)
- Welche Daten brauche ich primär für mich selbst? (z. B. meist Prozess-Informationen, um den operativen Bereich am Leben halten zu können!)
- Welche Daten brauche ich sekundär bzw. auch extern (z. B. Informationen, die ich nachgelagert erst wieder verarbeiten werde - Verkaufszahlen oder Analysedaten für sekundäre Software-Produkte im Sicherheitsbereich)
Stellen Sie sich immer wieder diese Fragen, um den entscheidenen Fokus auf Ihre wichtigsten Themen zu lenken. Gerade bei aktueller Datenmenge und Varianz der Daten werden Sie ansonsten zu viel Zeit in der Definition des Modells verlieren.
Konsolidierung - Wie kann ITAM hier helfen?
In der Vergangenheit wurden im Unternehmen vielfach verschiedene Produkte, z. B. für File Shares, Object Stores, Archivierung, Backup und Restore eingesetzt.
Innerhalb der Konsolidierung muss die Anzahl der Software-Produkte minimiert werden, um auf einer einheitlichen Datenquelle aufsetzen zu können.
Hierbei kann ein ITAM-Tool entsprechend helfen, da es vor dem Konsolidierungsprozess die aktuelle Lage optimal auswertbar und visualisierbar machen kann. Strategische Entscheidungen werden vereinfacht und mit verlässlichen Informationen aus den Quellen - soweit möglich - unterstützt.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Brauche ich also ITAM nur für die Konsolidierung?
Klare Antwort kann hier nur ein Nein sein, denn ITAM brauchen Sie schon vorab um auch andere Punkte in der täglichen Arbeit zu optimieren und dafür Standards definieren zu können.
Die technischen Features von Satelliten für den Netzwerk-Scan, die Asset-Verwaltung über ein entsprechendes System oder die klassischen Übersichten von gewonnenen Daten helfen bei der Konsolidierung von Daten und derem späteren Verständnis.
Ob Onboarding- oder Offboarding-Prozess, Verleih-Mechanismen für kurzfristig genutzte IT-Assets oder das Erzeugen eines Reports für die interne Buchhaltung im Rahmen einer Monatsübersicht wird ITAM ganz einfach und out-of-the-box entsprechend unterstützen können.
Sie brauchen sich keine eigenen Standards zu überlegen oder ungenaue Prozesse langwierig in die Organisation einführen, denn hierfür gibt es schon Ideen und Best-Practise-Methoden aus vielen Jahren IT-Management.
Welche Möglichkeiten habe ich in Inventory360?
Eines der Kernelemente von Inventory360 ist die leichte Anpassbarkeit auf unterschiedliche Bereiche und neue Anforderungen. Das Datenmodell lässt sich hinsichtlich neuer Datenfelder direkt zur Laufzeit erweitern.
Wie kann mir Inventory360 mit seinen Funktionen dabei helfen:
- Anlage neuer (Pflicht-) Felder in verschiedenen Formen
Felder können individuell angelegt und konfiguriert werden, wodurch genau Ihr eigenes Datenmodell Ihres Unternehmens abgebildet werden kann.
- Ein- / Ausblendung von Bereichen auf Basis von Gruppen & Rechten
Durch gute Datenqualität wird es auch möglich den Zugriff von Informationen zu organisieren. Welche Benutzergruppe kann in welcher Form, welche Funktionalitäten nutzen und dadurch auch entsprechende Daten und Verknüpfungen bearbeiten? - Dies sind klassische Mehrwert-Prozesse nach der Standardisierung und Konsolidierung von Informationen, die weitere Wertschöpfung möglich machen.
- Verknüpfung von Assets über Beziehungen / Komponenten
Durch einheitliche Daten können Sie Hardware, Verträge, Software und andere Bereiche verknüpfen und einen in sich stimmigen Datenpool aller Assets erzeugen. Dadurch können in einem späteren Prozess auch weitergehende Analysen zu zusammengehörenden Gruppen erst überhaupt gemacht werden.
- Direkte Filter- und Exportmöglichkeiten in allen Ansichten
Ein gutes Datenmodell zeichnet sich auch meist durch sehr viele einzelne Felder aus. Diese können natürlich von Ihnen komfortabel durchsucht werden. Die Übersicht aus unterschiedlichen Bereichen und Kontexten gewinnt massiv an Produktivität und erhöht zugleich die Sicherheit für IT-Administratoren, IT-Leiter oder der Geschäftsführung.
- Automatische Erkennung von Geräten (Discovery)
Die Geräte-Daten werden erkannt, haromonisiert und in den Standard überführt. Hierdurch wird eine zentrale und performante Übermittelung jederzeit möglich und kann mit Bestandsdaten sauber zusammengeführt werden.
Fazit
Machen Sie sich klar, dass gerade zu Beginn eines jeden Projekts die Definition Ihrer eigenen Daten Zeit in Anspruch nehmen wird.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, dann wird sich dies auf jeden Prozess, deren nachhaltige Wertschöpfung und auch den gesamten Projektkosten auswirken.
IT-Asset-Management ist dann nur ein Bereich unter vielen, der davon ebenso protifieren wird und zusätzlich mit der Technik aus diesem Bereich unterstützend mitwirken kann.
Nutzen Sie Ihre Möglichkeiten und starten Sie direkt im nächsten Projekt damit!
