IT-Asset-Management

IT-Asset-Management - Die Erleichterung für den IT-Admin

Im täglichen Arbeiten und durch viele Projekte sind IT-Admins immer unter hoher Arbeitsbelastung. Stress, Hektik und komplexe Projekte führen zu Ausfällen, Fehlern und einer geringeren Attraktivität Ihres Unternehmens. Gehen Sie dagegen mit Standards und definierten Prozessen vor.

Michael Kostka
Michael Kostka Veröffentlicht am 16.05.2023

👍 Was ist der Vorteil von IT-Asset-Management?

Häufig wird nach dem einen wichtigen Vorteil von IT-Asset-Management gefragt. Dieser liegt in unserer Ansicht immer in der Kontrolle über den IT-Lifecycle und den einzelnen Prozess-Schritten. Die Komplexität und Einfachheit dieser Fragestellung ist dabei die eigentliche Problematik.

Der gesamte IT-Lifecycle schneidet quasi jeden Prozess innerhalb der IT-Abteilungen dieser Welt und hat Überlappungen mit anderen Unternehmensteilen.

Kontrolle bedeutet immer, dass man zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen mit den vorhandenen Daten treffen kann.

Michael Kostka – CEO EntekSystems

Welche grundsätzlichen Fragen entstehen beim Thema Kontrolle:

  • Kennt die IT-Abteilung die aktuell verwendeten Assets?
  • Welche Bestellungen sind im Zulauf? Welche Bestellungen sind in Planung?
  • Müssen Assets auch außerhalb der üblichen Hardware erfasst werden?
  • Welche historischen Informationen gibt es zu einem Asset und welche nicht?
  • Gibt es einen einheitlichen definierten Zugriff auf alle Informationen?
  • Kennen die IT-Admins und Mitarbeiter den IT-Lifecycle ausreichend und können individuell darauf Einfluss nehmen?

🤏 Wie kann die Arbeitslast gesenkt werden?

Das primäre Problem für IT-Administratoren ist, dass Sie im Arbeitsalltag sehr viele gleichzeitige Aufgaben haben, Projekt-Prioritäten sehr häufige Kontextwechsel erfordern und die Art und Weise der Aufgaben und Projekte jeweils sehr unterschiedliche Informationen benötigen.

Wie kann die Arbeitslast von IT-Administratoren gesenkt werden:

  • Schnelles Auffinden von wichtigen Informationen für bessere und einfachere Entscheidungen
  • Bereitstellung von Informationen für andere Abteilungen in wenigen Minuten
  • Verringerung von Datensilos und Bereitstellung von Information als Grundlage der Zusammenarbeit
  • Förderung der Zusammenarbeit durch gebundene Prozesse innerhalb einer Inventarverwaltung
  • Wiederkehrende Muster in Form von Standards verringern die Zeit pro Tätigkeit
  • Vorteil eines Inventarverwaltung gegenüber Excel-Listen und veralteten Dokumentationswegen

In allen Fällen kann nur durch den effizienten Umgang mit Daten und der Verfügbarkeit derer ein Zeitgewinn erfolgen. Meist wird in Unternehmen von einem Fehlen von funktionalen Möglichkeiten gesprochen, aber es ist der Zugang zu sehr unterschiedlichen Informationen, der als Hauptgrund auftritt.

🌐 Warum ist eine gute Datenökonomie so wichtig?

Abseits vom IT-Lifecycle und dem nächsten großen Feature hat der Mensch ganz wenige Grundanforderungen an die Arbeit, die zu erfüllen sind. Als Mitarbeiter gibt es neben dem Spaß an der Arbeit vor allem die erfolgreiche Erfüllung der Rolle im Unternehmen.

Die Hauptmotivationspunkte für den Mitarbeiter sind:

  • Mitarbeiter möchten schnell gute Entscheidungen treffen können
  • Zusammenarbeit soll dort gemacht werden, wo Sie sinnvoll und nötig ist und vermieden werden, wo diese nur Zeit kostet
  • Mitarbeiter möchten Kenntnisse auch aus anderen Bereichen besitzen, um die Entscheidungen aus einem sehr weiten Blickwinkel betrachten zu können
  • Durch die Überlappungen von Teilbereichen der Abteilungen untereinander, möchten sich Mitarbeiter einheitlich austauschen
  • Prozesse und Entscheidungen mit negativen Konsequenzen sollen abgesichert sein und vorab nochmal in Augenschein genommen werden können

Die grundlegenden Punkte der Liste sind klar: Wie kann effizient, einfach und mit passenden Daten gemeinsam ein Ziel erreicht werden. Jeder Prozess und jede Entscheidung wird durch unsere Daten, die von Systemen 24/7 generiert werden, geflutet und muss gebündelt als Entscheidungsgrundlage herhalten können.

Die Frage nach der Datenökonomie ist somit auch eine Frage nach der Unternehmenskultur und wie Arbeitsprozesse organisiert sind. – Machen Sie sich dazu Gedanken, ob die nötigen Informationen den Mitarbeitern in den Abteilungen passend zur Verfügung stehen, um deren Anforderungen an die eigene Rolle erfüllen zu können.

Mehr Infos generell dazu gibt es in unserem Blog-Artikel „Datengetriebene Entscheidungen für das optimale ITAM“.

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😊 Wie sieht der perfekte Arbeitstag eines IT-Admins aus?

Nichts ist schlimmer als die geplanten Aufgaben des Tages über den Haufen werfen zu müssen! – Jeder IT-Admin hat dies schon erlebt, wenn er morgens den Tag begonnen hat und durch ungeplante Vorfälle oder schlecht geplanten Aktionen extremer akuter Bedarf entsteht.

Wie sieht aber der perfekte Tag für den IT-Admin aus:

  • Aufgaben und Tätigkeiten sind klar strukturiert und im Team bekannt
  • Bei Ad-hoc Nachfragen kann in kurzer Zeit die Information im Team oder an andere Abteilungen geteilt werden
  • Keine Fehler: IT-Admins reparieren Hardware und korrigieren installierte Software für Ihre Kollegen. – Wenn es aber vermeidbar ist, sollten Fehler nicht auftreten und somit den Tagesprozess nicht stören
  • Die (anderen) Mitarbeiter können über ein Self-Service-Portal alle Anfragen und Themen gebündelt weitergeben und müssen keine Anrufe an die IT-Abteilung durchführen
  • IT-Admins möchten in der Projektzusammenarbeit am Erfolg partizipieren und dadurch das Image der IT-Abteilung aufwerten
  • Die IT-Admins können sich Ihren Lieblingsthemen (meist tiefe technische Themen) widmen und werden dabei nicht gestört (Deep Work)

📃 Fazit - Wie gelingt der Komfortgewinn?

Durch die konsequente Anwendung des IT-Lifecycles können Prozesse einfacher, schlanker und insgesamt effizienter gehalten werden. IT-Admins sind dadurch in der Lage schneller die üblichen wiederkehrenden Aufgaben zu erledigen.

Das Setzen von gemeinsamen Zielen und eine einheitliche Ausrichtung der IT kann ebenfalls positive Effekte erzeugen und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen vereinfachen. Gerade im heutigen Zeitalter hat die verteilte Zusammenarbeit und die daraus resultierenden Vorteile eine enorme Hebelwirkung.

Der Zugriff auf Daten und ein passendes Datenmodell helfen ebenso innerhalb und außerhalb der IT sehr viele Teilaspekte besser abbilden zu können. Wenn alle Informationen direkt im Zugriff sind und die passenden Mitarbeiter Ihre Informationen abrufen, verbessern und mit den anderen Mitarbeitern teilen kann, entsteht ein besonders guter "Drive", der die Entwicklung von innovativen Ideen und Konzepten erst ermöglicht.

All diese Punkte lassen sich wunderbar innerhalb einer Inventarverwaltung anwenden und damit alle Aspekte des IT-Asset-Managements abbilden. Somit ist die Inventarverwaltung die Bedingung um die IT-Abteilung zu entlasten und die grundlegenden Prozesse unter Kontrolle halten zu können.

Michael Kostka
Michael Kostka Autor

Geschäftsführer / CEO

Gründer und Geschäftsführer der EntekSystems GmbH. Herr Kostka verantwortet bei uns die Bereiche technischer Vertrieb und Leitung des Tagesgeschäfts.

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