Warum habe ich eigentlich das Chaos?
Der Verlust der Übersicht über Ihre IT-Assets ist ein kontinuierlicher Prozess und geschieht nicht von einem Tag auf den anderen. Es gibt auch nicht den einen Weg, warum man nun vor dem Scherbenhaufen seiner unstrukturierten Arbeit steht, sondern es gibt vielschichtige Pfade dorthin.
Ein Beispiel ist ein gewachsenes Unternehmen, in dem zu Anfang nur sehr wenige Mitarbeiter und somit eine geringe Anzahl an Assets vorhanden war. Die Kontrolle der Assets und Prozesse konnten von sehr wenigen Personen über eine zentrale Liste kontrolliert werden, was dann meist über Excel-Listen abgebildet wurde. Steigt nun die Anzahl der Mitarbeiter und deren Hardware kommt irgendwann der Kipp-Punkt, an dem dies ohne Reibung nicht mehr, wie in der früheren Form, funktionieren wird.
Ein anderes Szenario ist, dass durch Abgänge innerhalb der IT keine Übergaben stattgefunden haben und schon in der Vergangenheit keine Verantwortlichkeiten zum Gesamtthema „Inventarisierung“ existiert haben. Der neue IT-Leiter oder Hauptverantwortliche hat eine schwierige Aufgabe vor sich, da er keinerlei Informationen zum aktuellen Datenbestand hat und auch keinerlei Prozesse und Standards im Unternehmen existieren.
In beiden Beispiel-Szenarien ist der Verlust der Kontrolle, Übersicht und die Nicht-Einhaltung von Standards und definierten Prozessen das primäre Problem!
Wie helfen mir definierte Standards und Prozesse?
Grundlage eines optimalen IT-Betriebs sind Standards in jedweder Form. Egal ob Handlungsroutinen, Notfallpläne oder Dokumentationspflichten bieten diese einen Fahrplan für jegliches Handeln nach abgesteckten Mustern und vorab definierten Zielen.
Definierte Standards:
- Einhaltung von Wartungsterminen und Service-Zyklen
- Vermeidung von ungenutzter Hardware
- Definierte Wartungs- und Reparaturtermine
- Einheitliches Benachrichtigungskonzept für das gesamte IT-Team
- Schulung der Mitarbeiter im schonenden Umgang mit Hardware
Prozesse sollen die Einhaltung von Qualitätszielen ermöglichen:
- Ausgabe von unterschiedlichen Protokollen mit oder ohne Unterschriften
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Hardware zwecks Vermeidung von Störungen
- Definiertes und zeitiges Patch-Management
- Berücksichtigung von spezifischen Asset-Anforderungen für einen angemessen Gebrauch der Hardware
Die Klarheit, dass nur mit einer solcher Strategie nachhaltiges IT-Management betrieben werden kann, muss sowieso innerhalb der IT-Abteilung aber auch außerhalb der IT im Mindset verankert sein.
Inventarverwaltung – Endlich wird mir geholfen
Nun stellt sich die Frage wie man Standards und Prozesse in einem Tool anwenden kann? Die Mitarbeiter brauchen eine Blaupause, um die richtigen Schritte zur richtigen Zeit am richtigen Ort durchzuführen. Exakt dafür ist die Inventarverwaltung angedacht, denn durch eine zentrale Inventarisierung sind alle Assets zentral verfügbar und ein einheitlicher Datenbestand vorhanden.
Folgende zentrale Fragen werden gar nicht mehr gestellt:
- Welche Assets habe ich an welchem Ort in welcher Menge?
- Welche Mitarbeiter nutzen gerade welche Hardware und wann muss diese eventuell ersetzt werden?
- Wie viele Bestellungen habe ich für welche Hardware eingeplant?
- Wann fängt welcher Mitarbeiter an und was braucht er?
- Muss für neue Mitarbeiter noch Hardware bestellt werden oder kann dafür das Lager genutzt werden?
- Müssen Lizenzen und Software noch angeschafft werden, um den Bedarf zu decken?
- Bin ich über- oder unterlizenziert in spezifischen Bereichen und riskiere eine Strafe?
Für die IT-Abteilungen werden sich durch Informationen neue Einblicke ergeben und die Wertschöpfung zentral gehoben und dann als Mehrwert in das Unternehmen gegeben. Durch bessere Verfügbarkeit kann die Produktivität der Mitarbeiter sofort sichtbar angehoben werden.
Die (IT-)Sicherheit im Unternehmen nimmt generell zu, denn nun ist bekannt, welches Assets in welcher Form genutzt, aber auch ungenutzt sind und eventuell auch verschwunden sind. Software-Stände können als Faktor für die Sicherheit eingezogen und auswertbar in die interne Analyse eingebunden werden.
Die sonstige Infrastruktur, die mit hoher Wahrscheinlichkeit ebenfalls in das IT-System mit eingebunden ist (z. B. Industrieanlagen), kann ebenso in Erfassung aufgenommen werden und somit die Produktion in der Industrie mit in alle Konzepte eingebunden werden. Es ergibt sich dadurch ein 360 Grad-Blick für die komplette Wertschöpfung, die überlebenswichtig für das Unternehmen ist.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Was mache ich, wenn ich noch gar keine Inventarverwaltung habe?
In der Regel muss eine „Erst-Inventarisierung“ durchgeführt werden. Dies kann entweder über eine Inventur geschehen, in der der gesamte Bestand an Hardware oder sonstigen Asset-Kategorien aufgenommen wird. Hierbei wäre zu beachten, dass es nur Sinn macht einen gewissen Bestand physisch initial zu erfassen, da ansonsten zeitliche Termine nicht eingehalten werden können.
Es kann ein rollierender Prozess aufgebaut werden, welcher durch die IT und andere verantwortliche Abteilungen jeweils beim „Hardware Touch“ durchgeführt wird. Wenn ein Notebook, Drucker oder Smartphone durch einen üblichen Prozess in die Hand genommen wird, wird dieses Asset inventarisiert.
Der Nachteil liegt auf der Hand, denn ein solcher Prozess kann sehr lange Zeit in Anspruch nehmen, hat aber einen gewissen operativen Vorteil, da man gleichzeitig die neue Hardware nach den aktuellen Standards inventarisieren kann.
Wenn Listen mit allen Assets vorliegen, kann auch der gesamte Bestand importiert und mit benutzerdefinierten Feldern und allen relevanten Informationen versehen werden.
In allen drei Fällen muss das Asset mit einem Barcode versehen werden, um für spätere einfache Scan-Prozesse die Wiederauffindbarkeit und eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.
Welche Etiketten und welche sonstigen Möglichkeiten hier existieren, können Sie entsprechend einem anderen Blog-Artikel entnehmen.
Nummernkreise bilden in diesem Zusammenspiel die Grundlage für die Logik der Inventarnummern und sollten da nachträglich so gut wie nicht änderbar bedacht werden. Egal ob ein großer Nummernkreis für alle Asset-Kategorien oder unterschiedliche Kreise je nach Kategorien sind die Möglichkeiten vielfältig und sollten zum eigenen Unternehmen und den eigenen Transparenz-Zielen passen.
Eventuelle Vorgaben durch die Buchhaltung bezüglich der Inventarnummern sollten so früh wie nötig besprochen und in das Regelwerk überführt werden!
Das Leben mit der Inventarverwaltung – Eine bessere Welt
Nachdem die Konfiguration der Inventarverwaltung und die Asset-Daten alle verfügbar sind, können Sie mit den vorab angesprochenen definierten Standards und Prozessen arbeiten.
Es bestehen nun unterschiedliche Möglichkeiten Ihre Unternehmens-Prozesse anzupassen oder Ihre Probleme konkret zu lösen.
Die positiven Ergebnisse sind eindeutig:
- Einheitliche Standards und Prozesse helfen Ihnen in technischen und betriebswirtschaftlichen Aspekten
- Mitarbeiter werden zentral entlastet, vorwiegend die IT-Mitarbeiter, aber auch andere Abteilungen, die auf die Informationen angewiesen sind
- Verringerung des Compliance-Drucks, da sehr viele Daten jederzeit vorhanden sind und nicht manuell generiert werden müssen
- Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch IT-Asset-Management-Prozesse
- Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit, da Standard-Tätigkeiten vereinfacht und zum Teil automatisiert werden
Die Vorteile durch eine Inventarverwaltung sind sehr gut erkennbar und die Beseitigung des vorherigen Chaos schaffen eine hohe Zufriedenheit auf allen Ebenen!
Fazit
Beseitigen Sie Ihr Chaos im Inventar, indem Sie eine Inventarverwaltung konkret planen. Führen Sie eine „Erst-Inventarisierung“ durch und optimieren Sie Ihre Prozesse, um nachhaltigen Erfolg zu erzielen.
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und bringen Sie den gesamten Datenbestand auf Vordermann, dass Sie für zukünftige Aufgaben und schnelle Veränderungen am Markt gewappnet sind.
Dann wird Ihr Unternehmen sicher durch unruhige Zeiten kommen und das Chaos keine erneute Chance erhalten!
