Was sind Geister-Assets?
Geister-Assets sind Vermögenswerte, die im Vermögensverzeichnis eines Unternehmens aufgeführt sind, aber am Arbeitsplatz nicht physisch verbucht werden.
Üblicherweise existieren Geister-Assets entweder nicht oder sind unbrauchbar, weil sie fehlerhaft sind oder Teile fehlen. Es wird geschätzt, dass 10 bis 30 Prozent des Anlagevermögens eines Unternehmens nicht mehr im Besitz sind.
Ein Geister-Asset kann zum ersten Mal auftauchen, wenn Teile aus dem Lager oder nach der Beschaffung entnommen oder zur Reparatur anderer Objekte verwendet werden.
Beispiele hierfür sind der Verlust von Werkzeugen oder Maschinen durch schlechte Bestandsverwaltung oder die unsachgemäße Entsorgung veralteter Computer.
Ein Geister-Asset kann auch ein verlorenes oder gestohlenes Gerät sein, oder sogar ein Flottenfahrzeug, das ungenutzt steht und vor Ort an Wert verliert.
Jedes Anlagevermögen, das an anderer Stelle aufgewertet oder gespendet wird, kann ebenfalls zu einem Geistervermögen werden, wenn keine robusten Maßnahmen zur Verfolgung von Vermögenswerten vorhanden sind.
Negative Auswirkungen durch Ihre Geister-Assets
Ein oder zwei Geister-Assets nicht zu kennen, wirkt sich möglicherweise nicht auf die täglichen Aktivitäten eines Unternehmens aus. Da jedoch immer mehr Vermögenswerte nicht berücksichtigt werden, können sie negative Auswirkungen haben. Vor allem, wenn es um finanzielle und rechtliche Aktivitäten geht.
Es gibt drei Schlüsselbereiche eines Unternehmens, auf die Geister-Assets einen erheblichen Einfluss haben können. Diese schließen ein:
Beispielsweise muss ein IT-Mitarbeiter ein Gerät lokalisieren und verwenden. Wenn diese Ausrüstung fehlt oder defekt ist, aber in einer Datei, Datenbank oder anderen Quelle als verfügbar aufgeführt wird, würde sich dies direkt auf die Produktivität auswirken. Der Mitarbeiter wäre nicht in der Lage, seine Arbeit zu erledigen, und es würde zu Verzögerungen kommen.
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Housekeeping Prozess - Wie entferne ich meine Geister-Assets?
Grundsätzlich empfehlen wir vorab sich mit den passenden ITAM-Prozessen und den Grundlagen der Inventarisierung zu beschäftigen! - Die Auswirkungen, die Geister-Assets auf die Geschäftstätigkeit haben, liegen auf der Hand. Das Entfernen kann also zu mehreren Vorteilen führen, wie zum Beispiel:
- Verbesserung der Genauigkeit von Abschlüssen und Berichten
- Senkung von Steuern und Versicherungsprämien
- Verbesserung der Budgetierung für Investitionsausgaben
- Generierung eines höheren Anlagen-ROI
- Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter steigern
Das Entfernen von Geister-Assets kann schnell und einfach sein, insbesondere wenn Sie Zugriff auf die richtigen Tools haben.
Dieser Prozess lässt sich in vier Schritte unterteilen:
- Überprüfung der aktuellen Asset-Listen
Optimalerweise können Sie dazu eine Inventarverwaltung nutzen, die alle technischen, aber auch nicht-technischen Assets auflisten kann. Sie gewinnen schnell einen Überblick und können die Situation neu bewerten oder aus unterschiedlichen Sichtweisen beleuchten.
- Inventur
Eine regelmäßige oder dauerhafte Inventur ist eine sinnvolle und wichtige Aufgabe im Housekeeping-Prozess, da überlicherweise im Tagesgeschäft nicht alle Änderungen an der Hardware (z. B. PC, Notebook oder auch Verbrauchsmaterial wie Headsets und USB-Sticks) sauber zurückgeführt werden.
Die Inventur verschafft einen Überblick und wird durch die passenden Tools standortunabhängig unterstützt.
- Cleanup nach der Inventur
Wenn sich bei der Inventur herausstellt, dass Hardware nicht mehr vorhanden ist, muss diese sauber ausgebucht und eine entsprechende Information an die Buchhaltung übergeben werden.
Die Buchhaltung kann dann im Anschluss zentral einsehen, um welche Kostenstellen, Anschaffungswerte und Kategorien ist es sich hierbei gehandelt hat. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Hardware bei unterschiedlichen Unternehmen, an unterschiedlichen Standorten oder sogar in unterschiedlichen Ländern verbucht war.
- Integration einer Inventarverwaltung (falls fehlend)
Falls Sie schon eine Inventarverwaltung haben, werden Sie die dortigen Features auch im Housekeeping Prozess (z. B. Inventur) und auch sonstigen ITAM-Prozessen nutzen und zu schätzen wissen.
Wenn Sie aber noch keine Inventarverwaltung haben, wird klar, dass die Verwaltung von klassischen IT-Assets und auch anderen Asset-Kategorien (z. B. Möbel oder Schlüssel) nur durch eine solche Software gewährleistet werden kann. Die integrierten Automatismen schaffen Produktivität und die IT-Abteilung erhält den passenden zeitnahen Überblick über alle Vorgänge (z. B. Standortwechsel, Verleih-Vorgang).
Um eine nachhaltige Strategie bezüglich des Housekeepings von IT-Assets ausrollen zu können und um produktiv und kosteneffizient die Vermögenswerte im Unternehmen verfolgen zu können, brauchen Sie eine Inventarverwaltung. Mit den passenden Features werden alle Prozess-Beteiligten entlastet und Sie erhöhen auch als Unternehmen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter bei diesem "trocknen Thema"!
Fazit
Die Vermeidung von Geister-Assets ist eine zentrale Aufgabe von jeder IT-Abteilung. Gleichzeitig betrifft es aber auch die Geschäftsleitung oder Abteilungen wie Buchhaltung und die IT und erhöht somit Kosten innerhalb Ihres Unternehmens.
Neben der Auswahl einer passenden Inventarverwaltung, um solche Geister-Assets so gering wie möglich zu halten, ist eine entsprechende Strategie und passende Prozesse emiment wichtig. Dadurch erhöht man die gesamte Prozessqualität (von der Beschaffung der Assets bis zur Entsorgung) und kann mit geringem Aufwand die Zufriedenheit aller Beteiligter erhöhen.
