Definition
Ein IT-Lifecycle-Management ist die Verwaltung eines IT-Gerätes (Asset) während dessen gesamten Lebens- / Einsatzzyklus.
Im praktischen Beispiel die Bearfsanforderung + Bestellung eines PCs, anschließende Inbetriebnahme, Wartung und am Ende auch die Verschrottung / Ausmusterung des Gerätes.
Die damit verbundenen Informationen und Aktionen werden in einer Software zum IT-Lifecycle-Management festgehalten.
Warum ist ein IT-Lifecycle-Management so wichtig?
Die zunehmende Kurzlebigkeit und alternative Beschaffungsmodelle wie z.B. Miete oder das Leasing von IT Hardware stellen die Verwaltung und Übersicht zu Ihrer Systemlandschaft immer mehr auf die Probe.
Es geht hier primär um die Auskunftsfähigkeit zu den nachfolgenden Themen:
- Wann wurde das Gerät bestellt?
- Wo steht dieses aktuell?
- Welchen Softwarestand hat das System?
- Wann muss dieses ausgemustert werden (aufgrund Alter, Defekt oder Leasing)?
- Wann wurde das System verschrottet oder weiterverkauft?
- Wurden zuvor alle Daten gemäß eines definierten Prozesses gelöscht?
Im nachfolgenden wollen wir die einzelnen Phasen des IT-Lifecycles einmal näher durchleuchten und die wichtigsten Themen in diesen Bereichen klären.
Phase 1 - Bedarfsanforderung
Die erste Phase beginnt zunächst einmal mit einem Bedarf nach einem neuen Gerät. Dies kann dabei vielfältige Gründe haben: Ersatzbeschaffung aufgrund eines Defekts, Upgrade aufgrund neuer Anforderungen oder eine Ausmusterung.
An dieser Stelle werden zunächst nur die fachlichen Anforderungen und teilweise auch direkt die technischen Anforderungen spezifiziert.
Diese Anforderung sollte bereits in einem Ticket- oder IT-Asset-Management System transparent für alle beteiligten Abteilungen erfasst werden.
Phase 2 - Bestellung
Der nächste Schritt ist die Bestellung eines Assets. Auf Basis der vorliegenden Anforderungen aus Phase 1 werden passende Modelle und Lieferanten herausgesucht.
Hierbei muss die Bestellung bereits mit allen wichtigen Daten hinsichtlich Standort, Kostenstelle und Rechnungsbetrag in einem zentralen System hinterlegt werden. Nur so ist später ein reibungsloser Abgleich zwischen Finanzbuchhaltung, Einkauf und IT möglich.
Dies dient zusätzlich der eigenen Kontrollmöglichkeit für den Einkauf:
- Welche Bestellungen wurden zuletzt getätigt?
- Welche Bestellung ist aktuell überfällig?
- Mit welchem Liefertermin kann der Fachbereich rechnen?
- Wurde das Gerät bereits bestellt?
Phase 3 - Inbetriebnahme
Nach einer Eingangskontrolle hinsichtlich korrekter Lieferung / evtl. Beschädigungen erfolgt die Inbetriebnahme des IT-Assets.
Hier bedient sich der Fachbereich (IT) an den bereits zuvor erfassten Daten um eine optimale Bearbeitung zu gewährleisten.
In die Phase der Inbetriebnahme fällt auch die Inventarisierung des Gerätes im IT-Asset-Management. Konkret die Anlage als neues Hardware Asset mit Seriennummer, Inventarnummer und Zuordnung zu einem Standort / Mitarbeiter.
Diese Phase zieht sehr häufig weitere Aktionen nach sich, die sich auf eine gemeinsame Datenbasis verlassen müssen:
- Installation kostenpflichtiger Software
- Erweiterung und Zubehör (Sichtschutz für Notebooks, Headset, etc.)
- Einrichtung des Mitarbeiters auf dem Endgerät
- Verpackung und Versand (z.B. bei Remote-Work / Homeoffice)
Phase 4 - Wartung / Reparatur
In den 2 - 4 Jahren, die sich die meisten gängigen IT-Geräte durch das Unternehmen bewegen, ergeben sich meist etliche Änderungen.
Zum einen werden Reparaturen durch den Hersteller oder die Inhouse-IT notwendig, zum anderen werden Komponenten wie z.B. der Arbeitsspeicher oder Festplatte an neue Anforderungen erweitert.
Für Infrastrukturkomponenten (USVs, Klimaanlagen, etc.) existieren darüber hinaus noch Wartungsverträge inkl. Erinnerungsfristen, die ebenfalls zu beachten sind.
Phase 5 - Ausmusterung
Jedes Gerät hat irgendwann ausgedient.
Sei es durch einen nicht mehr rentablen Schaden / Abnutzung oder schlichtweg den technischen Fortschritt.
Auch hier hören gerade im Unternehmensumfeld die Tätigkeiten nicht auf. Gerade auch im Hinblick auf den Einsatz von Leasing-Hardware.
Primärer Fokus liegt in dieser Phase auf dem Punkt Datenschutz. Niemand möchte, dass der nächste Käufer auf eBay Ihre alten Kundendaten einsehen oder wiederherstellen kann.
- Sicheres Löschen von Datenbeständen
Der Datenstand jedes IT Assets muss vor der Ausmusterung unwiderbringlich gelöscht werden. Für magnetische Speichermedien (HDD) sind hierfür spezielle Löschverfahren notwendig. Auch für SSDs gibt es Verfahren wie z.B. SSD Secure Erase
- Rücksendung an Hersteller / Leasinggeber
Hierbei ist zusätzlich die Ursprungskonfiguration aus Phase 2/3 wiederherzustellen
- Entsorgung / Recycling
Bei der Entsorgung muss darauf geachtet werden, das Gerät dem Wertstoffkreislauf wieder zuzuführen. Besonders bei Geräten mit fest verbauten Batterien
- Weiterverkauf
Neben einer Datenlöschung ist hier auch eine Ermittlung des Rest- bzw. Wiederverkaufswertes und eine Abwägung des Kosten- / Nutzenverhältnisses notwendig
- Spende
Bei der Spende von Geräten sind vor allem steuerliche Aspekte und eine saubere Dokumentation zu beachten. Stichwort: Direkte Ablage der Spendenquittung am Asset
Vor der Ausmusterung wird in vielen Fällen selbstverständlich auch eine neue Bedarfsanforderung für ein Ersatzgerät notwendig, wodurch wir im IT-Lifecycle wieder die Brücke zum Anfang schlagen.
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Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Fazit
An jeder Phase des IT-Lifecycle-Managements hängen vielfältige Aufgaben bei denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Umso wichtiger ist es, mittels einer einheitlichen Informationsplattform allen Beteiligten zu jeder Phase des Lifecycles alle notwendigen Informationen liefern zu können.
Auch ist zu beachten, dass die Ausmusterung eines Gerätes dabei keineswegs das finale Ende bedeutet. Häufig lassen sich Geräte nach 3 - 4 Jahren noch weiterverkaufen (Stichwort: refurbished) oder gar als privates Incentive an die Mitarbeiter abgeben.
