Herausforderungen und Schmerzen für IT-Dienstleister bei der Hardware Inventarisierung

Damit dies funktionieren kann, brauchen Unternehmen hochwertige Tools, die Ihnen beim Aufbau des Servicekatalogs helfen und die passenden Daten verwalten können.

Guter "Managed Service" ist einfach, schnell und gut integriert zwischen IT-Dienstleister und den Kunden. Die Hardware Inventarisierung als Teil davon muss reibungslos, unkompliziert und dennoch flexibel genug sein, damit eine breite Masse an Kunden davon profitieren können.

🔥 Was sind die üblichen Herausforderungen bei der Hardware Inventarisierung?

Im Reibungsfeld zwischen IT Dienstleister und Kunde darf der Service nicht leiden, ansonsten besteht die Gefahr, dass unzufriedene Kunden bald kündigen und die eigene Reputation leidet.

✅ Manuelle Inventarisierung - Was darf es kosten?

Die Hardware muss mit hoher Wahrscheinlichkeit einmal in die Hand genommen werden, um Installationen oder Konfigurationen am Gerät selbst durchführen zu können.

Dennoch stellen sich eine Reihe weiterer Fragen bei diesem Thema:

• Wie wird aktuell die physische Inventarisierung durchgeführt?
• Wie gelangen Geräte zu den verschiedenen Endkunden und deren Standorten?
• Wie viel Zeit kann und darf aus Kostengründen aufgewendet werden?

✅ Fehlende und veraltete Informationen - Einführung eines einheitlichen Datenmodells

Nichts ist schlimmer als mit falschen, veralteten oder duplikaten Daten zu arbeiten. Die Fehlerrate in der Verwaltung muss so gering wie möglich gehalten werden und dabei auch die Mitarbeiter- und Kunden-Zufriedenheit gleichermaßen im Auge behalten werden.

Stellen Sie sich die passenden Fragen zu diesem Thema:

• Wie hochwertig sind die Asset-Daten?
• Wie aktuell ist die Information und ist klar wer welche Daten gepflegt hat?
• Existiert ein Prozess wie Daten einheitlich sauber und effizient gehalten werden?
• Werden Daten noch in Excel verwaltet oder schon in einem System (Inventarverwaltung oder IT-Asset-Management)?

✅ Heterogene Hardware-Landschaft - Wie komplex darf es werden?

Jeder Kunde hat seine Besonderheiten und muss dennoch die gleiche Service-Qualität erwarten dürfen! - Je nach Branche und Größe der Kunden werden sehr spezielle Systeme in Logistik-, Bau-, Medizin- oder IT-Branche eingesetzt und verlangen das gleiche Know-How wie bei Standard-Hardware (z. B. Laptops oder klassische PCs).

Daher prüfen Sie intern selbst wie viel Komplexität erlaubt sein kann:

• Wie können Umgebungen mit sehr individuellen Kundenanforderungen verwaltet werden?
• Was zahlt davon der Kunde? Was zahlt er nicht?
• Wie können Informationen zu sehr unterschiedlicher Hardware verwaltet und ohne Mehraufwand erweitert werden?

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✅ Schlechte Skalierbarkeit - Manuelle Prozesse sind schlicht nicht skalierbar

Automatismen laufen 24/7 und können den Stress auf Ihre Mitarbeiter minimieren. Rein manuelle Prozesse werden sehr schwierig bis kaum Skalierbarkeit aufweisen.

Klären Sie intern, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, damit Sie produktiver werden und dabei das Stress-Level Ihrer Mitarbeiter überreizen:

• Existiert nur ein manueller Prozess, welcher faktisch nicht skalierbar ist?
• Gibt es Ineffizienzen in den Prozessen, die sich mit Standards beheben lassen würden?
• Können neue Mitarbeiter die Hardware Inventarisierung schnell übernehmen?

✅ Hoher Aufwand für Sicherheit und Datenschutz

Datenschutz auf der einen Seite ist nicht nur wegen der DSGVO ein wichtiges Thema. Die Daten der Kunden gehören auch weiterhin den Kunden und sollen auch nach geltendem Recht geschützt bleiben.

IT Dienstleister müssen dafür sorgen, dass die individuellen Bestimmungen berücksichtigt werden und zudem auch über z. B. einer Inventarverwaltung Daten des Kunden nicht nach außen gelangen können.

Zudem ist das Thema Sicherheit in der IT ein Thema unserer Zeit und sollte auch in jedem Prozess geprüft sein:

• Haben die verschiedenen Kunden des Dienstleisters auch abweichende Rahmenbedingungen zwecks Sicherheit und Datenschutz?
• Wie kann die Einhaltung dieser Bedingungen garantiert oder optimiert werden?
• Wie kann sich der Dienstleister selbst davor schützen keinen Datenschutzvorfall zu erzeugen?
• Wie werden Sicherheitsvorfälle dem Kunden gemeldet?
• Wird mit dem Kunden proaktiv an IT-Sicherheitskonzepten gearbeitet und hier dauerhaft im Prozess kommuniziert?

✅ Standortunabhängige Verwaltung - Unterschiedliche Kunden brauchen die gleiche Service-Qualität

Unternehmen sind so verschieden wie die Geschäftsmodelle und deren Kunden! - Ob Raum-basierte Konzepte in Schulen, viele Standorte im Konzern, Einzelunternehmen mit wenig oder viel Hardware oder ganz anderen Anforderungen müssen IT Dienstleister auf jede Variante eine Antwort haben.

Wie organisieren Sie Ihren Betrieb in diesem Punkt:

• Wie gelangen Hardware Assets zu den unterschiedlichen Standorten der Kunden?
• Wie kann die Service-Zeit bei Auslieferung, Reparatur oder Nachbestellung minimiert werden?
• Können Sie Geräte auch klassischen Räumen zuordnen und somit Konzepte in Schulen oder öffentlichen Verwaltungen abbilden?
• Haben Sie den Überblick wo, wie und wann Änderungen an Standort-Daten des Kunden geschehen?
• Wie garantieren Sie als IT Dienstleister den gleichen Service-Standard für diese doch unterschiedlichen Kunden-Anforderungen?

✅ Fehlende Standards und Prozesse bei Diebstahl und Verlust

Hardware kann natürlich auch gestohlen werden oder durch eine Form des Verlusts verschwinden. - Die Dokumentation solcher Vorfälle und die Ablage der Daten ist dabei von enormer Bedeutung, denn Buchhaltung, Geschäftsleitung und auch kleinere IT-Abteilungen beim Kunden brauchen diese Informationen für Ihre eigene betrieblichen Prozesse.

Die Buchhaltung bucht das Asset mit den passenden Vermerk aus, die Geschäftsleitung kann sich bei steigenden Problemen intern mit den Abteilungen besprechen und die IT-Teams vor Ort sind in der Lage sehr individuelle Entscheidungen auf einer klaren Datenbasis zu treffem.

Prüfen Sie dennoch die weiteren Fragen dazu, um hier gut aufgestellt zu sein:

• Werden bei Diebstahl oder Verlust Standards eingehalten, damit Daten sicher und Unternehmen abgesichert sind?
• Wie wird dokumentiert, dass Geräte fehlend sind und dies gegenüber der Buchhaltung ausgewiesen?
• Wie gelangen diese Informationen an alle relevanten Personengruppen beim Dienstleister und beim Kunden?

✅ Steigende Komplexität von virtuellen Umgebungen - 360 Grad Blick über alle Assets

Ein Großteil der Server-Hardware ist virtuell in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum und muss genauso wie ein physisches Asset verwaltet werden können. - Der IT Dienstleister muss in der Lage sein auch Cloud-Ressourcen für den Kunden zu verwalten, wenn dies Teil des "Managed Services" ist.

Klassische Szenarien in der Cloud sind, dass die Server-Infrastruktur Last-basiert beliebige Instanzen hochfahren und runterfahren kann. In diesem Rahmen werden Systeme immer weniger 24/7 betrieben und Software kurzzeitig nur eingesetzt.

Hier entsteht also ein sehr komplexes und dynamisches Umfeld für das man Daten benötigt:

• Wie kann der dynamische Workload (z. B. Kubernetes oder RDS-Farmen) auch zwecks Software-Lizenzierung abgedeckt werden?
• Wie kann Über- und Unter-Lizenzierung aufgedeckt und entsprechend das Software-Asset-Management (SAM) damit profitieren?
• Wie kann der Dienstleister unterschiedliche Backends mit dem Kunden gemeinsam verwalten ohne dass es zu Problemen bei Sicherheit und Datenschutz kommt?

✅ Hoher Aufwand zwecks Kostenkontrolle - Kosten-Übersicht ist in der heutigen Zeit sehr wichtig

Jeder Kunde möchte in transparente Kosten und Vorhersagen zur Kostenentwicklung haben. - Eine Inventarverwaltung kann alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, damit solche Vorhersagen korrekt sind und den nötigen Mehrwert auf Kudenseite bieten können.

Stellen Sie sich als IT Dienstleister daher die folgenden Fragen zur aktuellen Situation:

• Wie kann der Dienstleister dem Kunden eine transparente Übersicht über aktuelle Kosten und verschiedene Planungsszenarien geben?
• Wie werden die passenden Lizenz-Metriken (Installation, Benutzer uvm.) abgebildet, so dass Strafzahlungen vermieden werden können?
• Mit welchen Mitteln kann der Dienstleister einen guten "Managed Service" anbieten, ohne mit zu vielen Tools arbeiten zu müssen?

📃 Fazit - Warum werden IT Dienstleister durch eine Inventarverwaltung besser?

Eine Inventarverwaltung erlaubt schnelleres Arbeiten, einheitlich an definierten Daten und mit erprobten Standards. Dies spart Zeit, Geld und Nerven und sorgt für glückliche Kunden und somit dem eigenen Unternehmenserfolg.

Egal ob Planung, Strategie, Risikomanagement oder bei wichtigen Themen wie Lizenzmanagement und Kostenkontrolle kann die Inventarverwaltung Ihre Vorteile ausspielen.

Mitarbeiter können mit weniger Stress die notwendigen Daten bearbeiten und somit insgesamt einen besseren Service dem Endkunden bieten. Dies ist für alle Beteiligten in der Kette ein Vorteil und führt noch zu weiteren Synergien, die auch für den IT Dienstleister am Ende geringere Kosten bei hoher Effizienz bedeuten werden.