Öffentlicher Sektor – Digitalisierung durch IT-Asset-Management

❓ Was ist Digitalisierung?

Die Umwandlung von analogen Prozessen, die stufenlose Erfassung von Daten über physische Objekte und die Verarbeitung und Speicherung dieser Informationen gilt gemeinhin als Digitalisierung.

Es wird schon in der Beschreibung sehr deutlich, dass die Digitalisierung nicht nur ein technisches Thema sein kann, sondern jeden Lebensbereich berührt und erfasst hat. Ob Tanken, kontaktloses Bezahlen, die Einkaufstour im Internet, das Betreten eines Kleidungsladens oder die Arbeit im Büro sind überall Prozesse im Gange, die schon digitalisiert sind oder zukünftig werden.

Im Zentrum der Digitalisierung steht eigentlich der Mensch, der in jedweder Form in Berührung mit Prozessen kommt. Ein großer Teil der Digitalisierung ist somit ein Veränderungsprozess, welcher mit und durch die Menschen geschehen muss. Prozesse, Produkte und die Technologie als solches kann ohne den Menschen und seiner Beteiligung nichts bewirken und keine nachhaltigen Mehrwerte erzielen.

Weitere Infos können Sie bei Wikipedia nachlesen!

🚀 Was sind die 4 Dimensionen der Digitalisierung?

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz beschreibt die Digitalisierung auch in 4 unterschiedlichen Dimensionen.

Die 4 Dimensionen sind laut dem Bundesministerium:

• Digitale Produkte
• Digitale Prozesse
• Digitale Vernetzung
• Digitale Geschäftsmodelle

👍 Technologie als Treiber der Digitalisierung

Bevor wir zu den Behörden bzw. dem öffentlichen Sektor kommen, ist auch ein Blick zu den privaten Unternehmen relevant, denn folgende Technologien sind laut einer Umfrage aus dem Jahr 2021 im Fokus. Gefragt wurden über 600 Personen aus Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern:

Quelle:
https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1284671/umfrage/umfrage-unter-unternehmen-zur-planung-umsetzung-digitaler-technologien/

Zentral im Fokus stehen Technologien, die die Verarbeitung von Massendaten beschleunigen und ermöglichen, neue Geschäftsmodelle für das eigene Unternehmen erschaffen und zukünftig Wettbewerbsvorteile verschaffen können.

📆 Status Quo – Wie ist der Stand der Digitalisierung in deutschen Behörden?

Der Stand der digitalen Projekte wird in Deutschland häufig kritisch und negativ betrachtet. Um eine realistische Einschätzung der Lage zu geben, müssen nüchterne Zahlen herangezogen werden, um nicht das Meinungsbild eins zu eins zu reflektieren.

Das übergeordnete Ziel der Verwaltungsdigitalisierung ist es, eine sichere, schnelle und nutzerfreundliche Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern sowie Organisationen und der Verwaltung zu ermöglichen.

In Deutschland gibt es das OGZ (Onlinezugangsgesetz), das am 18. August 2017 in Kraft getreten ist. Grundlage ist, dass sich Bund, Länder und Gemeinden bis Ende 2022 verpflichten die Verwaltungsleistungen auch in elektronischer Form über Portale anzubieten und diese miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen.

Das Dashboard für die „OZG Umsetzung“ wird vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat zur Verfügung gestellt und soll objektiven Zugang zu dem Thema ermöglichen. Die bundesweiten Zahlen (maximal möglich sind 354 OZG-Leistungen) in der Übersicht lauten:

• Go-Lives: 80
• In Umsetzung: 203
• In Planung: 71

Quelle: https://dashboard.ozg-umsetzung.de/

Für die Bundesländer sieht die Lage bei den aktiven OZG-Leistungen höchst unterschiedlich aus:

• Nordrhein-Westfalen: 338
• Baden-Württemberg: 233
• Bayern: 223
• Hessen: 194
• Sachsen: 177
• Niedersachsen: 177
• Thüringen: 176
• Rheinland-Pfalz: 167
• Schleswig-Holstein: 165
• Mecklenburg-Vorpommern: 144
• Bremen: 126
• Hamburg: 118
• Brandenburg: 112
• Sachsen-Anhalt: 108
• Saarland: 80
• Berlin: 80

Quelle: Dashboard OZG-Umsetzung – Stand der Daten 2022/05

Es ergibt sich somit ein sehr differenziertes Bild der gesamten Lage, denn manche Bundesländer sind extrem weit im Bestreben Ihre digitalen Services im Rahmen der Gesetzgebung zu erreichen. Andere Bundesländer, wie z. B. Berlin hinken weit hinter dem eigenen Anspruch und den notwendigen Zielen hinterher.

Übertragen auf andere Bereiche der digitalen Transformation wird dies bedeuten, dass sehr unterschiedlichen Ausgangsszenarien die Grundlage für Projektstarts sein werden. In manchen Bundesländern werden sehr gute Grundlagen und notwendige Techniken schon in Einführung sein oder sogar die Einführung vollständig abgeschlossen sein, wogegen in anderen die Grundlagen zum Teil noch erarbeitet werden müssen.

😨 Was sind die Herausforderungen des öffentlichen Sektors?

Gerade in diesen Zeiten sind die Anforderungen an Verwaltungen und Behörden immer mehr gestiegen. Die Bürger verlangen immer bessere Dienstleistungen vom Bund, den Ländern und auch Kommunen.

Dienstleistungen jeder Art sollen genauso wie in der Privatwirtschaft 24/7 in guter stabiler Qualität und mit einer guten User Experience zur Verfügung stehen und einfach genutzt werden können.

Der gesamte öffentliche Sektor kämpft intern aber gegen eine Vielzahl von Problemen an:

• Sinnvoller Einsatz von Steuergeld
• Erfüllung von technischen Herausforderungen der aktuellen Zeit
• Personalmangel und zum Teil auch schwindende Personalkompetenz
• Hohe Hürden bei Einhaltung und Anwendung des Datenschutzes
• Allgemein sinkende Motivation der Mitarbeiter durch stark verändertes Arbeitsumfeld

Ähnlich wie bei Privatunternehmen müssen im öffentlichen Sektor die aktuellen Probleme unserer Zeit gelöst und dennoch ein guter bis sehr guter Service angeboten werden. Durch die Vielzahl an Prozesspunkten für die digitale Verwaltung der Zukunft, der technischen anspruchsvollen Themen und dem Anspruch der Bevölkerung entsteht eine schwierige Lage.

🚪 Türöffner „IT-Asset-Management“ – Viele Möglichkeiten und Chancen

Im Bereich der Verwaltungsleistungen gibt es somit den nötigen Druck für Umsetzung, Budget und der Planung und auch die entsprechende Sicherheit, dass es hier nachhaltige Ziele gibt. In anderen Bereichen, wie der IT, kann dies je nach Gemeinde, Land oder Bund durchaus anders aussehen.

Wenn nun Budgets durch die Digitalisierung freigegeben werden oder die technologische Bringschuld steigt, da man andere Systeme an weitere Prozesse andocken möchte, werden die Schwächen maßgeblich offengelegt und auch hier ein Innovationsdruck erzeugt.

Auf Stadt-Ebene wurden vielleicht bisher die Assets in einer Excel-Liste verwaltet und nicht in einer einheitlichen Inventarverwaltung. Auf Grund von rechtlichen Rahmenbedingungen ist dies nicht mehr erlaubt, da Daten von unterschiedlichen Benutzern, rechtssicher und mit Historie versehen werden müssen. Es entsteht sofort der Druck, dass die Mitarbeiter der IT-Abteilung nach einer neuen Lösung suchen, die alle Anforderungen an eine moderne Inventarverwaltung abdecken können.

Durch den Bedarf der IT-Abteilung hier technisch nachrüsten zu müssen, entstehen nun neue Möglichkeiten:

• Datenerkennung:
  Immer die richtigen Daten, im richtigen Format zur richtigen Zeit! – Passende Informationen den eigenen Mitarbeitern anschaulich darlegen zu können, ist der „Game-Changer“ weiterhin für viele Tätigkeiten.
  
  
• Benachrichtigungen:
  Wichtige Statusänderungen, Veränderungen auf Basis der einheitlichen sauberen Daten zur richtigen Zeit an die richtigen Personen.
  
  
• Service Requests:
  Tickets mit entsprechenden Assets, Bestellungen oder Verträgen verbinden und damit einen 360 Grad-Blick auf die Daten zu erzeugen, ist ein direkter und effektiver Mehrwert für alle IT-Mitarbeiter und den Vorgesetzten.
  
  
• Dateiablage:
  Die passenden Dokumente am Asset direkt oder mit den passenden Benutzern verbunden damit diese zentral über die einheitliche Suche von jedem Mitarbeiter gefunden werden können.
  
  
• Synchronisation:
  Zeitnahe Sync-Prozesse aus dem LDAP, Active Directory oder aus anderen Systemen mittels API-Anbindung schaffen weitere optimale Voraussetzungen Entscheidungen zu treffen.
  
  
• Mobile Nutzung:
  Unterschiedliche Anwendungsfälle erfordern entweder den Desktop-Zugriff oder auch die Nutzung über ein mobiles Endgerät. Wenn Mitarbeiter in der Behörde unterwegs sind, um Dinge zu erledigen, dann muss die Nutzung über ein Smartphone oder Tablet genauso möglich sein, wie für Mitarbeiter die lieber stationär mit einem PC arbeiten wollen.
  
  
• Mehrbenutzerfähigkeit:
  Unterschiedliche Strukturen in einem Tool unter Kontrolle zu behalten, wird ein wichtiges Merkmal. Ob als Gemeinde verschiedene Städte zu verwalten oder sogar als Kreis mehrere Gemeinden mit sehr vielen Entitäten wie Schulen oder Kindergärten bilden sich hier effektive Synergien für verschiedene Rollen.

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✅ Digitalisierung – Was sind die nächsten Schritte?

Um nun das gesamte Thema IT-Asset-Management anzugehen, muss eine Agenda erstellt werden, welche Dinge in welcher Reihenfolge sinnvoll durchgeführt werden. Im öffentlichen Sektor werden viele Prozessänderungen nach ITIL erfolgen und durch Vorgesetzte, Gemeinden- oder Ländervorgaben muss mit den Grundstrukturen mit beeinflusst.

Somit ergeben sich die Punkte:

• Digitalisierung ist ebenso wie die Einführung einer Inventarverwaltung mit den dahinterliegenden IT-Asset-Management-Prozessen kein Projekt, sondern ein Change-Prozess.
• Digitalisierung braucht die Unterstützung der Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens, denn je mehr daran teilhaben, desto höher die Wertschöpfung.
• Änderung zu vieler Stellschrauben kann die Stabilität der Prozesse, des Betriebsfriedens aber auch der Betriebsmodelle gefährden.
• Fokussierung auf die wichtigsten Änderungen mit der größten Hebelwirkung sind sinnvoll und sollten mit den Vorgesetzten besprochen werden.
• Digitalisierung als reinen Mehrwert auf allen Ebenen und für unterschiedlichste Bereiche wahrnehmen und intern und extern kommunizieren.

🎯 Fazit

Die Verwaltung steht schon bei den eigenen digitalen Services (OZG) zum Teil unter enormen Druck und muss diese auf Basis von gesetzlichen Vorgaben schneller umsetzen. Transformation und Veränderungen werden in den nächsten Jahren in nie gekannter Form den öffentlichen Bereich erfassen und nachhaltig verändern.

Die IT-Abteilungen der öffentlichen Bereiche werden von diesen immensen Prozess-Veränderungen nicht ausgenommen sein und somit auch Ihre Tool-Landschaft, Prozess-Qualität und Kompetenzen neu denken und planen müssen.

IT-Asset-Management kann helfen den IT-Abteilungen den eigenen Transformationsdruck einfacher zu bewältigen und zugleich praktische Hilfen für den Alltag anzubieten. Des Weiteren wird hierdurch die Prozess-Qualität erhöht, Arbeitslast reduziert und innerhalb der Verwaltung ein besseres Service-Bewusstsein erzeugt.