8 Gründe warum die Einführung eines IT Asset Managements scheitern kann

Die Einführung eines IT Asset Managements kann durchaus schon in der Evaluierungsphase an mehreren Punkten scheitern. Umso wichtiger ist es, die Fallstricke zu kennen und das Projekt gezielt zu steuern.

1. Die zeitliche Komponente

Eines der häufigsten Gründe sind zeitliche Engpässe. Gerade in IT-Abteilungen ist Zeit ein sehr kostbares Gut und in vielen Unternehmen besteht das Tagesgeschäft teilweise nur noch aus "Feuerlöschen": der Beseitigung von aufkommenden Problemen nach dem quick-and-dirty Prinzip.

In diesem Umfeld ist jedes längerfristig angesetzte oder komplexere Projekt zum Scheitern verurteilt. Es gibt aber auch hier Möglichkeiten in diesem Umfeld den Projekterfolg zu drehen:

• Exlusive Priorisierung des Projektes für 1-2 Mitarbeiter
• Auslagerung von Aufgaben an den Lösungsanbieter (z.B. Migration)
• Einsatz automatisierender Mechanismen (Autodiscovery)
• Verkürzung der Einarbeitungszeit durch Consulting & guten Support

2. Unklare Anforderungen

Ohne zu wissen was man konkret möchte, lassen sich keine guten Entscheidungen treffen.

Das betrifft ebenfalls die Einführung eines IT Asset Managements.

Im Vorfeld sollten unternehmensübergreifend alle Anforderungen gesammelt und nach Wichtigkeit kategorisiert werden. Hierbei sollte stets der praktische Nutzen nicht außer Acht gelassen werden: Wo möchten wir hin? Was erhoffen wir uns durch die Einführung eines IT Asset Managements?

3. Zu viele Beteiligte

Zuvor haben wir bereits den unternehmensübergreifenden Blickwinkel ins Spiel gebracht. Aber auch an dieser Ecke herrscht Licht und Schatten.

Wir haben hier die Erfahrungen gemacht, dass gerade bei Konzernstrukturen hier sehr schnell IT Asset Management Projekte "auf Eis" gelegt werden, da sich die Entscheidungsketten bis in die Unendlichkeit ziehen.

Hier ist an manchen Stellen ein entschlossenes Vorgehen und taktisches Geschick gefragt:

• Welche Abteilung hat den meisten Nutzen?
• Welche Anforderungen sind nur "nice-to-have"?
• Wer trägt letztlich die Budgetentscheidung?
• Ist die Einführung in einem Teilbereich oder Standort möglich?

Somit kann es durchaus sinnvoll sein ein IT Asset Management Projekt zunächst nur in einem Teilbereich einzuführen wie z.B. der internen IT oder einen Standort. Weitere Bereiche wie Einkauf, FIBU oder Office Management können dann nach erfolgreichem Abschluss des ersten Pilotprojektes angegangen werden.

4. Fehlende Voraussetzungen

Ein weiterer Fallstrick sind schlichtweg fehlende Voraussetzungen oder ausbleibende Vorarbeiten. Hier geht es meist um organisatorische, aber auch technische Belange:

• Ist mein Active Directory / Benutzerverzeichnis gepflegt und einigermaßen strukturiert?
• Erlaubt meine Netzwerkstruktur eine automatisierte Inventarisierung?
• Falls bestehende Listen importiert werden sollen - stimmt die Datenqualität?
• Wird das Thema Asset Management auch langfristig im Unternehmen gelebt / betreut?

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5. Customizing Abgründe

Wer mit sehr speziellen Anforderungen an das Projekt herangeht, kommt sehr schnell mit dem Bereich des Customizings in Kontakt. Dabei wird eine bestehende Standardlösung durch zusätzliche Erweiterungen auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen angepasst.

Beispiele hierzu:

• Einfügen eigener Asset Bereiche & Attribute
• Abbildung spezieller Workflows
• Einbindung von Protokollen (z.B. aufgrund von Compliance Vorgaben)
• Zusatzfunktionen
• Schnittstellen zu Drittsystemen

Da es sich hierbei um eine Abweichung vom Softwarestandard handelt, lauern hier natürlich große Zeit- und Kostenfallen. Ein Grund, weshalb bereits integrierte Anpassungsmöglichkeiten sehr wichtig sind.

Individualentwicklungen sind immer möglich und im Falle von Schnittstellen teilweise auch unumgänglich, da entsprechende Business-Logik umgesetzt werden muss. Man sollte trotzdem immer darauf achten, möglichst weit beim Standard zu bleiben.

Denn gerade bei umfangreichen Anpassungen kommen auch auf lange Sicht zusätzliche Wartungskosten auf einen zu und auch die Projekteinführung kann sich massiv verzögern. Achten Sie dabei auf die folgenden Punkte:

• Wie umfangreich wurden meine Anforderungen mit dem Anbieter vorab geplant (= Aufwandsschätzung)?
• Sind die Anpassungen wirklich nötig oder gibt es akzeptable Alternativlösungen?
• Wird die geplante Anpassung in 3-5 Jahren überhaupt noch genutzt oder benötigt?

6. Kosten- / Nutzen Verhältnis

Kommen wir zu den harten Fakten. Jedes Unternehmen muss bereits vor der Einführung eines IT Asset Managements die Kosten mit dem erwarteten Nutzen abwägen.

Wir haben hier die Erfahrung gemacht, dass man gerade in einem persönlichen Gespräch mit dem Kunden sehr schnell weitere Nutzungspotentiale aufdecken kann.

Es macht beispielsweise aus der Kostensicht weniger Sinn in einem Kleinunternehmen mit zwei Mitarbeitern direkt ein vollumfängliches Asset Management inkl. Verleih-, Standort- und Kostenstellenverwaltung einzuführen. Dahingegen kann ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern schon in den ersten Wochen durch zahlreiche Arbeitsentlastungen und Automatisierungen davon profitieren.

Der Nutzen lässt sich durch eine Verbesserung der Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen sehr schnell verbessern, wobei hier immer darauf geachtet werden muss, zu Projektbeginn nicht in die Falle #3 (Zu viele Beteiligte) zu laufen.

7. Unrealistische Budgetgrenzen

Wenn wir das Kosten- / Nutzen Verhältnis betrachten, spielt natürlich auch immer der letztendliche Preis eine Rolle.

Klar ist an dieser Stelle, dass sich dieser in 99% der Fälle nach dem Projektumfang richtet. Meist anhand der Gesamtzahl der Hardware-Assets, Anzahl der Mitarbeiter oder der genutzten Module einer Software.

Es ist also unrealistisch eine Asset Management Lösung für unser Beispielunternehmen mit 100 Mitarbeitern für 9,90€ / Monat einzukaufen. Das wird vielleicht bei einer US-amerikanischen Massenlösung gehen, ist bei einer Lösung Made in Germany inkl. Support eher unrealistisch.

Wir empfehlen den Preis daher immer pro Mitarbeiter und Monat zu betrachten. Machen Sie dann einfach mal das Gedankenspiel und überlegen sich, was sich der Mitarbeiter davon heutzutage kaufen könnte. Das Ergebnis wird Sie sicher verblüffen ;)

8. Falsche Tools / Lösungen

Zu guter Letzt kann die Einführung eines IT Asset Managements natürlich auch an der Auswahl der falschen Lösung scheitern. Man denke hier nur einmal an den Einsatz von Excel Listen in der Inventarisierung.

In Gesprächen mit Kunden erfahren wir häufig, dass viele Konkurrenzprojekte erst nach dem Vertragsabschluss gescheitert sind und damit noch zusätzliche Kosten verursachen. Woran liegt das?

• Mangelndes technisches Know-How des Anbieters
• Unzureichende Anforderungsanalyse
• Falsche und unverbindliche Versprechungen des Vertriebs
• Keine Testmöglichkeiten
• Schlechter Support bzw. keine Consulting Optionen

Fazit

Wie in jedem IT-Projekt gibt es viele Gründe weshalb die Einführung letztlich scheitern kann. Wer mehr zu diesem Thema erfahren möchte, dem können wir den Artikel Warum scheitern IT Projekte (dieprojektmanager.com) nahelegen. In manchen Projekten braucht es daher tatsächlich "Helden", die das Projekt intern nach vorne bringen.

Bei jeder Änderung wird man im Unternehmen auf gewissen Widerstände stoßen, das ist absolut normal und auch positiv zu sehen.

Unserer Erfahrung nach lassen sich viele der oben genannten Gründe aber mit einer guten Vorbereitung und fachlichen Unterstützung durch den Anbieter umschiffen.