ℹ Ausgangslage
Nichts ist so beständig wie der Wandel.
Die Welt nach Corona ist eine andere als zuvor, denn Homeoffice gehört zum Standard und brachte neue Anforderungen an IT-Systeme, -Hardware und auch Arbeitsformen hervor. Ebenso hat sich die Art und Weise wie die Mitarbeiter selbst arbeiten, die Zusammenarbeit und die Wechselwirkung in der Arbeit mit digitalen Medien nachhaltig in kürzester Zeit verändert.
Quelle: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Corona-hat-Bueros-dauerhaft-digitaler-gemacht
In der Vor-Corona-Welt waren Veränderungen in sehr langen Zeiträumen planbar und somit einfacher umsetzbar. Durch besondere Ereignisse in dieser Zeit, aber auch durch Kriege oder globale Sondereffekte, werden Veränderungen in kürzeren Zyklen von Unternehmen, deren Kunden und dem allgemeinen Markt zukünftig verlangt.
💸 Hardware-Ausgaben in Deutschland
Seit Jahren gehen die Hardware-Ausgaben generell nach oben, da immer mehr Digitalisierung stattfindet und zudem die Lebensbereiche der Menschen mit Technik verbessert werden. Besonders in den Jahren 2020 und 2021 gab es durch die Umstellung auf neue (hybride) Arbeitsformen einen stark wachsenden Bedarf an IT-Hardware, wie Monitoren, Notebooks, Peripherie-Geräten uvm.
In Deutschland sind die Ausgaben im Jahr 2021 auf über 30 Milliarden Euro gestiegen und werden sich aller Voraussicht im aktuellen Jahr knapp unter den 40 Milliarden bewegen.
Quelle: https://de.statista.com/statistik/kategorien/kategorie/15/themen/123/branche/it-hardware
Hardware-Ausgaben sind somit weiterhin ein großer Teil der IT-Ausgaben und müssen unter vielerlei Hinsicht überwacht und strategisch geplant werden:
- Benötigt man zur aktuellen Zeit neue Geräte für die Mitarbeiter oder können Geräte noch repariert, eventuell weitergenutzt oder durch noch vorhandene Hardware kompensiert werden?
- Wie viele Mitarbeiter kommen und verlassen das Unternehmen in der nächsten Zeit und welchen Einfluss hat dies auf die Bedarfsplanungen?
- Wie sieht der Hardware-Markt aus? Wie sind Lieferzeiten, entsprechende Fristen und wann sind welche Modelle verfügbar?
🆕 Veränderung der Arbeitsmodelle
Vor Corona war die Büro-Anwesenheit in vielen Unternehmen ein gesetzter Standard, an dem kein Weg vorbeiführte. Durch die massiven Einschränkungen, gerade zu Beginn, durch Lockdowns und einen hohen Einfluss auf die operativen Prozesse, war schnelles Handeln notwendig und der Wechsel auf hybride oder flexible Modelle notwendig.
Für die IT-Abteilung stellten sich auch hier in kurzer Zeit viele Fragen:
- Wie viele Mitarbeiter können aus dem Homeoffice heraus mit der passenden Hardware arbeiten?
- Gibt es die Möglichkeit für Mitarbeiter außerhalb des Firmennetzes zu arbeiten?
- Wie wird die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und deren Abteilungen gewährleistet?
- Sind ausreichend VPN-Zugänge und passende Software verfügbar?
Ohne die passenden Daten, die es natürlich vorab geben musste, war eine Planung und strategische Beurteilung der gesamten Lage nicht möglich. Vielfach mussten Vermutungen angestellt und Abschätzungen auf Basis von Erfahrungen und Wissen gemacht werden!
Wären die Informationen in solchen Fällen zentral einsehbar, zwischen den Abteilungen jederzeit austauschbar und im Rahmen einer Inventarverwaltung weiterhin zu aktualisieren gewesen, dann wären einige Unternehmen schneller in den regulären Geschäftsbetrieb zurückgekehrt.
😨 Unsicherheit an allen Fronten
Der wichtigste psychologische Faktor in den Anfängen der Pandemie war die Unsicherheit: Unsicherheit über die Dauer dieser Situation, den zentralen Auswirkungen auf jegliche Lebensbereiche und somit auch auf das Wirtschaftsleben.
Um als Unternehmen nicht durch solche Situationen stark belastet zu werden oder sogar in die Insolvenz zu gelangen, stellten sich zentrale IT-Fragen:
- Ist die eigene Infrastruktur (Netzwerk, Skalierungsmöglichkeiten oder Sicherheit) gegenüber solchen Veränderungen in kurzer Zeit gerüstet?
- Muss die IT-Abteilung kurzfristige, mittelfristige oder langfristige Planungen durchführen?
- Welche Investitionen sollten getätigt werden? In welchem maximalen Rahmen dürfen sich Hardware-Käufe, Umstellung von Software und der Einsatz von Mitarbeitern bewegen?
Aus heutiger Sicht kann man diese Fragen ganz anders bewerten und somit auch besser beantworten! Grundlage für Entscheidungen solcher Tragweite sind Daten, Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen und ein zentrales Verständnis von Technologie und dem praktischen Einsatz! – Eine Inventarverwaltung kann also auch in unvorbereiteten Szenarien von Nutzen sein und die Wettbewerbssituation positiv beeinflussen.
🥇 Homeoffice als neuer „Gold-Standard“
Um den Geschäftsbetrieb weiterhin aufrecht erhalten zu können, war ein fast vollständiger Arbeitswechsel ins Homeoffice notwendig. IT-Hardware war häufig bis zu diesem Zeitpunkt nur innerhalb des Firmengeländes in Nutzung und wurde nur in Ausnahmen zu Hause verwendet.
Diese zentrale Änderung stellte die IT-Abteilungen dieser Welt vor sehr schwierige Aufgaben:
Heruntergebrochen bedeutet dies:
- Etablierung von neuen Standards und Prozessen
- Dezentralisierung der IT
- Skalierbarkeit von Lösungen
- Kontaktlose Services
- Abdeckung neuer Anforderungen
Um Entscheidungen in den doch sehr unterschiedlichen Themengebieten zu treffen ist weiterhin eine gute Informationslage das A und O. Wenn man durch eine Inventarverwaltung kontaktlose Services unterstützen kann, die Anforderungen auch zum Teil mitberücksichtigen kann und die Dezentralisierung der IT aus unterschiedlicher Sicht besser bewerten kann, wäre man in der damaligen Situation (2020) besser gefahren!
Aus heutiger Sicht geht am hybriden Arbeitsbetrieb, also einer Mischung aus Anwesenheit vor Ort, Remote in unterschiedlichen Ländern, Standorten und zu Hause, kein Weg mehr vorbei. Damit die Mitarbeiter arbeiten können, entstehen ganz natürliche Anforderungen an allgemeine IT-Services, IT-Inhouse-Services und an eigens genutzte Hardware.
Mit den passenden Tools kann man solche Prozesse unterstützen, den IT-Mitarbeitern die nötige Zeit für die Umsetzung geben und zugleich immer die passenden Informationen zur Verfügung stellen.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
👎 Schlechte Hardware-Verfügbarkeit durch starke Nachfrage
Problem Nummer 1 innerhalb der Pandemie war: Jeder wollte Hardware haben! – Für die Hardware-Hersteller und -Zulieferer war dies ein sehr gutes Geschäft und nach kurzer Zeit zeigte sich zudem, dass der Bedarf das Angebot bei Weitem überstieg.
In der Vergangenheit vor 2020 war es immer so, dass der Bedarf an neuer Hardware beliebig gedeckt werden konnte. Die Hersteller hatten sich auf die Lage am Markt eingestellt und gewisse Kapazitäten im Voraus immer auf Lager. Durch den sprunghaften Anstieg der Nachfrage veränderte sich die Lage innerhalb von Wochen bis wenigen Monaten und führte zum Abverkauf fast sämtlicher weltweiter Lagerware.
Da auch in den Hersteller-Ländern auch Corona wütete, musste die Produktion eingestellt oder gedrosselt werden. Dieser doppelseitige Effekt führte dann zu unterschiedlichen Effekten:
- Lange Lieferzeiten von wenigen Wochen bis viele Monate mit wiederkehrenden verschobenen angekündigten Lieferterminen
- Stark angestiegenen Preisen (zum Teil um mehrere 100 Prozent)
- Totaler Ausverkauf ohne Informationen zur nächstmöglichen Nachbestückung
- Unklare Lage, wann die Hersteller überhaupt wieder lieferfähig sind
Der Druck von stark gestiegenen Preisen, unklarer Liefersituation und zugleich dem eigenen gestiegenen Bedarf musste die IT-Abteilung mit erfinderischen Methoden Hardware quasi von überallher beschaffen.
Wie hätte die IT-Abteilung reagiert, wenn Informationen zur aktuell freien Hardware, aktiven Bestellungen und Mitarbeiter-Zugängen und -Abgängen immer zur Verfügung gestanden hätten?
Auch anhand dieser plakativen Situation kann man gut erkennen, dass Informationen nicht nur das Öl des 21. Jahrhunderts sind, sondern Grundlage für jegliche strategische Entscheidungen. Eine Inventarverwaltung kann diese Informationen einfach und effizient zur Verfügung stellen und somit zur Bewältigung von kritischen Situationen
💡 Fazit: Was hat die IT aus den letzten 3 Jahren gelernt?
Eine funktionierende IT, deren Verwaltung, Pflege und die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen war nie so wichtig wie in der damaligen Pandemie-Zeit.
IT-Abteilungen mussten sich auf neue Kernaspekte Ihrer Arbeit fokussieren:
- Etablierung von neuen Arbeitsweisen und Standards
- Schnellere Skalierung von Systemen
- Kurzfristige Integration und schneller Rollout von Technologien
- Erweiterung des BCM (Business Continuity Management)
- Optimierung der Zusammenarbeit zwischen IT und allen Fachabteilungen
- Neue Definition und Festigung des Teamspirits
Teams, die dies bewerkstelligen konnten, waren im Rückblick erfolgreicher, nachhaltiger und stressfreier unterwegs und konnten dem Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit garantieren.
Ohne die IT war es den Unternehmen nicht möglich die Mitarbeiter zu dezentralisieren und die Prozesse über verschiedene Arbeitsorte zu verteilen.
Bei jedem Punkt dieses Rückblicks sind und waren Informationen die Grundlage für Entscheidungen, Strategie und Bewertung. Mit einer Inventarverwaltung konnten schon zu diesem Zeitpunkt viele Aspekte abgedeckt werden und halfen den IT-Abteilungen in ungeahnter Art und Weise.
