Als wären IT und Einkauf in Zeiten der Corona Pandemie mit Lieferengpässen und tiefgreifenden Restrukturierungen nicht schon genug ausgelastet lauert ein weiteres Problem:
Homeoffice & Remote Work erschweren die Verwaltung und Inventarisierung von Geräten drastisch. Der Überblick geht verloren.
Inventur - nicht mehr möglich? Oder doch?
Das Thema Inventur wird gerade durch die Themen Homeoffice und Remote Work noch viel schwieriger. Eine Inventarerfassung zum Jahresende ist unmöglich, denn die Hardware liegt - je nach Unternehmensgröße - verteilt auf mehrere hundert bis tausend Standorte.
Die Standortzuweisung rückt also in den Hintergrund Umso wichtiger wird es zu erfassen, welches Gerät welchem Mitarbeiter zugewiesen ist.
Auch Techniken zur automatischen Inventarisierung kommen hier leider aufgrund von Firewallbeschränkungen oder Nicht-Erreichbarkeit der Geräte schnell an Ihre Grenzen.
Umso wichtiger ist es, Inventurprozesse direkt in Beschaffungs-, Wartungs- und Verschrottungsprozesse zu implementieren.
Nur mit dem Ansatz einer permanenten Inventur behalten Sie in Zeiten von Homeoffice und Remote Work den Überblick.
Kein Gerät darf ohne kurze Prüfung der Inventardaten die Zentrale verlassen. An dieser Stelle erleichtern Barcodescanner und eine saubere Etikettierung der Geräte die Abläufe.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
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Einkauf am Limit
Der Bereich Einkauf hat durch die Arbeitskonzepte Homeoffice & Remote Work nicht weniger zu tun. Ganz im Gegenteil.
Ersatzbeschaffungen für feste Workstations und die Koordination der Auslieferung / Versand direkt an die Privatadressen der Mitarbeiter sind zusätzliche Belastungen.
Dazu kommen noch zusätzliche Recherchearbeiten zur korrekten Lizenzierung von Softwarepaketen.
Ein zentrales Problem - gerade in 2021 - sind zudem Lieferengpässe bei Notebooks und Monitoren. Lieferzeiten von teilweise über 3 Monaten erfordern ein geschicktes Jonglieren mit bestehendem Inventar und Neubestellungen. Wer hier einen Überblick zu offenen Bestellungen und neuen Bedarfsanforderungen hat ist klar im Vorteil.
Neubeschaffungen
Gerade im Backoffice Bereich (Zentrale, Verwaltung, Buchhaltung) arbeiteten viele Mitarbeiter bisher mit festen PCs oder vor Ort installierten Thin Clients.
Der sofortige Wechsel ins Homeoffice zog eine sehr hohe Anzahl an Ersatz- bzw. Neubeschaffungen von Notebooks nach sich.
Das zeigt sich auch am stärksten Wachstum der Absatzzahlen des PC- / Notebooks Marktes seit 2010.
Verträge & Cloud Dienste
Mit zunehmender Flexibilität der Mitarbeiter und Remote Work steigen auch die Anforderungen an dynamisch skalierbare Dienste und vor allem Cloud Dienste.
Ein Beispiel ist hierfür der Siegeszug der Microsoft 365 Lösungswelt in vielen Unternehmen. Hierzu kommen weitere Verträge für z.B. CTI / Telefonie, VPN Einwahl, etc.
Die Erfassung der Verträge in einer Inventarverwaltung ist daher ein must-have. Dies ist wichtig um später keine Kündigungs- oder Subventionierungsfristen zu verpassen sowie im Falle von Audits nachweisen zu können mit welchen Dienstleistern eine Verbindung besteht.
Verleih
Gerade in der Anfangsphase der Corona Pandemie spürten auch wir den verstärkten Bedarf der Kunden nach Lösungen zur Erfassung von verliehenen Geräten.
Hier ein Bildschirm, dort ein Netzteil. An anderer Stelle gleich eine komplette Büroausstattung für das Homeoffice. Man verliert sehr schnell den Überblick.
Vieles wurde zunächst für einen bestimmten Zeitraum an die Mitarbeiter ausgeliehen um weiterhin den Überblick zu behalten. Umso wichtiger, die Mitarbeiter automatisch an den Ablauf einer Frist bzw. die Rückgabe zu erinnern.
Fazit
Wer das Thema Inventarverwaltung gerade jetzt nicht im Blick hat verliert sehr schnell den Überblick.
Man sollte hier nicht vergessen, dass für alle angeschafften Geräte in einigen Jahren auch Ersatzbeschaffungen notwendig werden.
Dies wird viele IT und Einkaufsabteilungen dann erneut überrollen - und wer weiß schon welche Herausforderungen in 2023-2025 auf uns warten?
