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Mythos – Mein Unternehmen braucht keine Inventarverwaltung

Alles ist unter Kontrolle, man hat nicht viele Assets und das eigene Unternehmen ist doch klein genug – Erfahren Sie, warum es meist anders ist und wieso der Einsatz einer Inventarverwaltung sinnvoll ist.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 15.11.2022

🚀 Ab wann wird Kontrolle im Unternehmen wichtig?

Prinzipiell entscheidet die Größe von Unternehmen darüber, welche Formen von Tools, Standards und Prozessen man benötigt. Trotz gestiegener Anforderungen an KMUs gibt es natürlich Unterschiede zwischen einem 10-Personen- und einem 100-Personen-Unternehmen.

So sind Themen, wie z.B. IT-Sicherheit, Daten-Transparenz oder auch der Reifegrad einer Organisation differenziert zu betrachten. Je größer Unternehmen werden, desto interessanter wird im Bereich der IT-Sicherheit ein Angriffsszenario, aber auch der schnelle und einheitliche Zugriff auf Informationen jeglicher Art.

Wie effizient ist mein Unternehmen? – Wie kann ich mit möglichst wenig Aufwand einen gewissen Umsatz erzielen oder auch Projekte umsetzen? – Solche Fragen stellen sich die Unternehmer jeden Tag, um Ihre Wettbewerbssituation kontinuierlich neu zu bewerten.

Welche Tools, Standards und Prozesse sich ab welchen Unternehmensstadium lohnen, hängt dann wiederum von der Branche, den etwaigen bestehenden Problemen auf Prozess-Ebene oder auch von Faktoren wie der Mitarbeiterzufriedenheit ab. Über eine Kosten-Analyse kann schnell entschieden werden, welche Maßnahmen sich rentieren und die höchste Priorität genießen sollten und welche Themen nachgelagert angegangen werden müssen.

🤷‍♂️ Falsche Einschätzung – Mein Unternehmen ist zu klein

Größe ist nicht alles!

Yoda - Star-Wars

Vielfach ist die Einstufung für ein Problem oder eine passende Maßnahme die Unternehmensgröße. Das ist per se nicht falsch und ist meist eine ausgewogene und gute Messgröße für Entscheidungen.

Dennoch kann über die Unternehmensgröße, also die Anzahl der Mitarbeiter, keine absolute Aussage zur Gesamtmenge der Assets gemacht werden. Folgende Beispiele untermauern dies:

  • Unternehmen (50 Mitarbeiter) mit vielen Standorten:
    • In der Unternehmenszentrale gibt es ein kleines Team von 10 Mitarbeitern, um die Administration und Verwaltung abzuwickeln.
    • In den Standorten arbeiten jeweils ein Standortleiter, ein Stellvertreter und ansonsten ein paar Aushilfen.
    • Jeder Standort hat eigene Hardware (z. B. Point of Sales-Systeme), Zugriff auf Netzwerk-Ressourcen und zudem hat jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone.
    • Insgesamt hat das Unternehmen 15 kleine Standorte und eine zentrale IT-Verwaltung.
    • Die gesamte Asset-Anzahl bewegt sich in dieser Konstellation auf Hardware-Ebene bei ca. 400 Assets.
    • Weitere Asset-Kategorien und Prozess-Optimierungen sind denkbar und daher ist die Menge in diesem Szenario noch nicht vollständig.
  • Kleines Unternehmen (ca. 10 Mitarbeiter) mit großem Vertragsanteil:
    • Ein Standort liegt vor, der auch gleichzeitig die Zentrale ist.
    • Jeder Mitarbeiter hat ein Notebook, 2-3 Monitore, übliche Peripherie-Geräte (weitere 3-4 Assets), Chips für den Bürozugang und ein Smartphone. Somit sind in der Summe ca. 85 Hardware-Assets vorhanden.
    • Das Unternehmen arbeitet sehr viel mit SaaS-Software (6-8 unterschiedliche Tools!) und hat jeweils einzelne unterschiedlich laufende Verträge mit individuellen Vertragsbedingungen.
    • Die Telefonverträge je Smartphone und die der Zentrale müssen ebenfalls von der IT-Abteilung oder einem IT-Dienstleister kontrolliert werden.
    • Somit kommen nochmals grob 20 Verträge zu den Assets in diesem Rahmen hinzu, wodurch die gesamte Anzahl auf mehr als 105 Assets insgesamt anwächst.
    • Auch hier sind weitere Asset-Kategorien und Prozess-Optimierungen denkbar, welche die Menge noch erweitern können.

Zusätzlich muss berücksichtigt werden, dass jedes Asset seinen eigenen Lebenszyklus besitzt. Wartung und Pflege, einheitliche Dokumentation, initiale Inventarisierung und vieles mehr sind wichtige Schritte und bringen innerhalb des Lebenszyklus Übersicht und Kontrolle.

Gerade Verträge sind eine extrem wichtige Asset-Kategorie, da diese hohe Kosten beinhalten und Strafzahlungen auslösen können, werden klassischerweise von der IT nicht direkt betrachtet!

🤞 Die Asset-Menge ist angeblich zu gering

Viele Unternehmen sehen nur IT-Hardware als ein klassisches Asset an.

CEO EntekSystems - Michael Kostka

Haben Sie Ihre Verträge, Software und Lizenzen oder auch Hardware-Assets, wie Zugangssysteme und technische Anlagen auf dem Schirm und erfassen diese zentral? – Falls nein, sollten Sie sich dazu unseren Artikel „Was muss alles inventarisiert werden?“ genauer anschauen.

Stellen Sie sich einmal unterschiedliche Fragen dazu:

  • Habe ich einen Überblick über alle direkt genutzten Assets, wie z. B. PCs, Notebooks, Server oder Infrastruktur-Elemente?
  • Sind auch Nicht-IT-Assets, wie z. B. Büroausstattung oder Zugangssysteme für mich wichtig?
  • Möchte ich den Fuhrpark in die Erfassung auch aufnehmen?
  • Sind technische Anlagen, wie Maschinen oder Lüftungsanlagen, ebenso wichtig für die Inventarisierung?
  • Habe ich eine Übersicht zu Verbrauchsmaterialien oder Lagerbeständen?
  • Welche Anforderungen muss ich zwecks Compliance erfüllen? Welche Asset-Kategorien müssen aufgrund von Compliance-Regeln erfasst werden? Welche nicht?
  • Wie messe ich die Kosten, die für die Beschaffung und die Wartung aufwenden muss?

Wenn Sie einen 360 Grad Blick auf Ihr Unternehmen erreichen wollen, erhöht sich automatisch die Anzahl der Assets, da bisher nicht bedachte Unternehmensbereiche mit inkludiert werden.

Der Hardware-Bereich bildet für die IT-Abteilung den Kern jeglichen Handelns. Dennoch ist es aber so, dass die IT-Abteilung immer mehr Asset-Kategorien aus anderen Unternehmensteilen verwalten muss, die früher einmal rein gar nichts damit zu tun hatten.

Die stärkere Vernetzung und fortschreitende Digitalisierung zwingt die IT-Abteilung immer mehr Randbereiche, wie z. B. technische Anlagen aus der Logistik, Schlüsselsysteme oder teure Verbrauchsartikel zu berücksichtigen. In der initialen Aufbau-Phase einer Inventarverwaltung werden solche Bereiche meist nicht mit eingerechnet, wodurch die finale Asset-Anzahl zu gering ist.

Trends wie das Internet of Things (IoT) werden dies zukünftig noch verstärken.

❌ Eine Inventarverwaltung ist für unsere IT-Abteilung uninteressant

Bevor ein Standard auf Unternehmensebene eingeführt wird, werden eigene Standards und Listen in Form von Excel geführt. Diese Art der Verwaltung ist ein legitimierter Prozess aller Mitarbeiter, die Ihn bisher ausgeführt haben und steht somit meist nie zur Diskussion. Ob Ineffizienzen vorliegen, offensichtliche Fehler geschehen, übliche Branchen-Standards missachtet werden oder andere problematische Fehler auf Prozess-Ebene geschehen, wird meist nicht offen gelegt.

Eine Inventarverwaltung hilft hier genau:

  • Definierte Standards und einheitliche Prozesse direkt aus dem Tool heraus verwenden:
  • Einheitliche Daten unterschiedlichen Zielgruppen jederzeit und fehlerfrei zur Verfügung stellen:
  • Effiziente Schnell-Erfassung von großen Bestellungen abwickeln:
  • Auflistung von automatisch aus dem Netzwerk erkannten Geräten:

Es gäbe noch viel mehr Möglichkeiten und Szenarien, wo eine Inventarverwaltung die IT-Abteilung unterstützend bei Ihrem Tagesgeschäft helfen kann. Die Entlastung der IT-Mitarbeiter, aber auch die bessere Zusammenarbeit von interoperablen Teams steht dabei maßgeblich im Vordergrund und kann Zeit sparen und ungeahntes Potenzial heben.

💰 Kosten sind nicht alles! - Eine Inventarverwaltung ist für uns zu teuer

Grundlegend muss der Mehrwert jeder Software unter den aktuellen Kriterien immer wiederkehrend bewertet werden. Lohnt sich der Einsatz einer Software-Lösung noch oder muss nach einer Alternative gesucht werden? – Lesen Sie dazu unseren Blog-Artikel „7 Kosten der passenden Softwareauswahl“.

Ob eine Software zu teuer ist oder nicht, muss unter sehr differenzierten Kriterien geprüft werden. Wenn eine Inventarverwaltung exemplarisch 100 Euro pro Monat kostet, dann müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Können Mehrwerte im Unternehmen erzielt werden, die in unterschiedlichen Abteilungen, unterschiedlichen Punkten der Wertschöpfung oder auf Mitarbeiter-Ebene Auswirkungen haben?
  • Werden Kosten durch bessere Bestellungen, schnelleren einheitlichen Datenzugriff und bessere Transparenz gesenkt?
  • Wird die abteilungsübergreifende Arbeit gefördert und somit die Mitarbeiterzufriedenheit angehoben werden?
  • Gibt es durch den Software-Einsatz neue Insights, die vorher gar nicht bekannt waren? Welche Entscheidungen können nun optimiert getroffen werden?
  • Kann die IT-Sicherheit angehoben und das Unternehmen robuster gegenüber Hackerangriffen gemacht werden?

Die Fragen lassen sich großteilig mit einem „Ja“ beantworten! – Die monatlichen Kosten sind in diesem Kontext eher als gering anzusehen, da die Mehrwerte und Synergien wesentlich bedeutender sind.

Gerade in der heutigen Zeit sollten Kriterien wie Wettbewerbsfähigkeit, Innovationsfähigkeit und auch Sicherheit sehr stark bei der Auswahl einer Software berücksichtigt werden. Die Inventarverwaltung und deren Vorteile und der Einfluss auf das eigene Unternehmen sind hiervon nicht ausgenommen.

💘 Fazit

Vielfach wird angenommen, dass eine Inventarverwaltung für das eigene Unternehmen nicht notwendig sei. Bei genauerer Betrachtung wird aber meist klar, dass diese erste Annahme leider falsch war und sich zu einem Wettbewerbsnachteil und Sicherheitsproblem entpuppen kann.

Die Definition der wichtigen Asset-Kategorien, die Eingrenzung der Kosten und die Berücksichtigung der Mehrwerte sind hierbei wichtige Schritte und sollten vor der Entscheidung abgewogen werden.

Der 360 Grad Blick auf das Unternehmen verhilft meist zu neuen Synergien, entsprechend besseren Entscheidungen und einer mittelfristig technisch besser ausgerüsteten IT-Abteilung.

Haben Sie sich initial geirrt? – Brauchen Sie nun doch eine Inventarverwaltung, um genau diese Themen und Schritte anzugehen? – Dann melden Sie sich bei uns und testen Inventory360 im Rahmen einer Demo.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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