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7 Kosten der passenden Softwareauswahl

Kosten sind unbestritten einer der Faktoren bei der Auswahl geeigneter Unternehmenssoftware. Doch worauf gilt es zu achten und wie kann man möglichst kostenneutrale, gute Entscheidungen treffen?

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 09.08.2022

Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sein Unternehmen. Wer immer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität.

Philip Rosenthal

💰 Kosten?

In einem unserer letzten Artikel gingen wir auf die richtige Auswahl der passenden Software ein. In diesem Beitrag gehen wir einen Schritt weiter und möchten uns dem großen Thema stellen: Kosten.

Hier sollte man stets die Balance im Blick halten zwischen dem Mehrwert des Produktes, langfristigen Partnerschaften und den begleitenden, positiven Effekten von gutem Service, Support & Co.

Gerade die folgenden drei Fragen sind zentral bei der Einführung einer neuen Software im Unternehmen:

ℹ️ Welche Kosten sind zu erwarten?
ℹ️ Welche Kosten sind vielleicht zu vermeiden?
ℹ️ Und welche Fehler geht es zu umgehen?

Welche Kosten sind zu erwarten?

Als Entscheider ist es wichtig einen intelligenten Blick auf die Faktoren zu legen und sich über den Mehrwert der Software im Klaren zu sein. Man muss genau wissen, was durch die Zusammenarbeit mit einem Partner und der Nutzung seiner Software anders ist und welchen positiven Effekt es auf das eigene Unternehmen hat.

Schließlich ist jede Partnerschaft auch eine emotionale und möglichst langfristige Bindung aneinander und hier ist der Schlüssel wie in jeder guten Ehe: Vertrauen und das Wissen daran, dass man gemeinsam die gewünschten Ergebnisse erreicht & gemeinsam weiterwächst!

Dennoch sollte man sich einen Überblick über mögliche individuelle Kosten machen, die je nach Bedürfnis eines Unternehmens sehr unterschiedlich ausfallen können.

1. Entwicklungs- und Lizenzkosten

Je nach Bedarf muss Individualsoftware entwickelt werden. Hier entstehen zu Beginn Kosten, die gerade zu anfangs natürlich etwas stärker ins Gewicht fallen.

Jedoch sind bei Out-of-the-Box Produkten die Kosten anfangs oft geringer, fallen langfristig durch Anpassungen unter Umständen doch wesentlich höher aus.

2. Hardware- und Kapitalkosten

Software benötigt Hardware.

Wer es eigenständig verwaltet, sollte sowohl an Server, Speicher, Backup und Recovery denken, aber genauso an die anteiligen Kapitalkosten.

Viele (SaaS-)Softwareanbieter decken Teile dieser Kosten bereits mit ihren modernen Lösungen ab.

3. Setup, Implementierung und Anpassung

Meistens ist das Setup bereits in den Kosten eines Ersterwerbs einer Software enthalten, oft sieht es bei individuellen Anpassungen und der Implementierung durch Konfigurationen, Testing und Sicherungs-Erstellung jedoch nachvollziehbar anders aus.

Entwicklung für den Kunden zählt ebenfalls zu den variablen Kosten, je nach Erfordernissen im Customizing.

4. Schulungskosten

Vom End User bis zum Systemadministrator muss die Handhabung neuer Software geschult werden.

Dies entscheidet über den Erfolg einer neuen Software und professionelle Softwarehersteller bieten hier oft entsprechende Pakete, die Unternehmen beim Umgang mit der neuen Lösung unterstützen.

5. Wartung, Support und Verwaltung

Diese Kosten können oft bis zu ¼ der Gesamtkosten ausmachen!

Gerade Wartungs- und Supportkosten sind für manche Produkte die Kostentreiber schlechthin und hier zeigt sich oft auch der Unterschied der Software-Anbieter.

Schauen sie daher genau darauf, was angeboten wird. Und vergessen sie nicht: Auch firmeninterner Support bindet Ressourcen und bringt sowohl Verwaltungs- als auch Personalkosten mit sich, die einkalkuliert werden sollten.

Gerade auch unter der Prämisse, dass interner Support das Produkt meist nicht oder nur unzureichend kennt und sich das Wissen vorher selbst aneignen muss.

Daher ist der Griff zu einem starken Partner mit entsprechender Expertise oft kostengünstiger und bietet den Mehrwert für das eigene Unternehmen!

6. Upgrades und Entwicklung

Der Anspruch an Qualität von Software steigt, Nutzungsbedingungen und Anforderungen verändern sich, Kompatibilitätsstandards werden vorausgesetzt und die Arbeitswelt wird digitaler.

In diesem Umfeld sind gerade Softwarehersteller gefragt, die die erforderlichen Upgrades bzw. Weiterentwicklungen vorantreiben und ihre Tools modern halten. Wirklich gute Hersteller bieten an dieser Stelle beispielsweise Schulungen für neue Versionen oder Features an und halten ihre Kunden über Neuerungen stets informiert.

Die herausragenden Unternehmen gehen sogar einen Schritt weiter und nehmen den Kunden mit in die Entwicklung, hören genau auf die Wünsche und den Bedarf und entwickeln die praxisnahen Lösungen direkt dort, wo der Schmerz des Kunden liegt.

7. Sicherheit

Eine regelmäßige Überprüfung der Software ist ein Standard und für den Betrieb und die Kosten für die notwendige Hardware, Desaster-Recovery-Pläne oder auch Backups sollten von vornherein mit eingeplant werden.

Einen 100% Schutz gibt es in keinem System, daher ist es umso wichtiger gut geschultes Personal zu haben, dieses Up-to-date zu halten und die eingesetzte Lösung wirklich zu kennen und korrekt zu nutzen, auch um Anwenderfehler zu eliminieren und Risiken zu minimieren.

❓ Was sind vermeidbare Kosten?

Um verschiedene Geschäftsentscheidungen seriös treffen zu können, ist es wichtig den Unterschied zwischen vermeidbaren und unvermeidbaren Kosten zu verstehen und ein Verständnis für die Unterschiedlichkeit zu erlangen.

Der Hauptunterschied zwischen vermeidbaren und unvermeidbaren Kosten besteht darin, dass unvermeidbare Kosten Kosten sind, die durch die Einstellung der Geschäftstätigkeit beseitigt werden können, während unvermeidbare Kosten Kosten sind, die auch dann verbleiben, wenn die Tätigkeit nicht ausgeübt wird.

Oft ist die Vermeidung von Kosten zwar eine beliebte Strategie um einen Return-on-Invest zu verbessern, jedoch in der Praxis kaum umsetzbar oder schlicht der falsche Ansatz.

💸 Variable Kosten

Die variablen Kosten variieren je nach Produktionsmenge, da sie mit zunehmender Anzahl produzierter Einheiten steigen.

Beispiele: Direkte Materialkosten, direkte Lohnkosten und variable Gemeinkosten

Abgestufte Fixkosten

Die abgestuften Fixkosten sind eine Unterform von Fixkosten, die sich innerhalb bestimmter Aktivitäten auf hoher und niedriger Ebene nicht ändern. Eine Änderung liegt jedoch vor, wenn das Aktivitätsniveau über einen bestimmten Punkt hinaus ansteigt.

Was sind unvermeidbare Kosten?

Unvermeidliche Kosten sind die Kosten, die einem Unternehmen unabhängig von seinen operativen Entscheidungen entstehen. Die unvermeidlichen Kosten sind fix und indirekt.

Kurzfristig werden viele Kosten als unvermeidbar angesehen. Wenn beispielsweise eine Kundenbestellung innerhalb von zwei Wochen fällig wird, sind selbst die Kosten wie direktes Material, direkte Arbeitskräfte und variable Gemeinkosten für diese bestimmte Bestellung unvermeidbar.

Fixe Kosten

Dies sind die Kosten, die je nach Anzahl der produzierten Einheiten geändert werden können.

Beispiele: Miete, Leasing, Zinsaufwand und Abschreibungsaufwand

Vermeidbar oder unvermeidbar?

Vermeidbar Unvermeidbar
• scheiden bei Einstellung der Geschäftstätigkeit aus • fallen auch an, wenn die Aktivität nicht ausgeführt wird
• sind direkte Kosten • sind indirekte Kosten
• werden durch Leistung beeinflusst • werden durch Leistung nicht beeinflusst

Fazit

Grundsätzlich gilt es auch bei der Beschaffung einer neuen Software auf die Kosten zu schauen und zu unterscheiden welche Kosten man als vermeidbar oder unvermeidbar ansieht.

Die Unterschiede zwischen vermeidbaren und unvermeidbaren Kosten hängen primär davon davon ab, ob die Kosten je nach Aktivitätsniveau steigen oder sinken. Der eigene Bedarf, Anspruch und die geforderte Qualität spielen dabei eine zentrale Rolle.

Bestimmte Kosten können vermieden werden, aber andere Kosten sind für die Auswahl unvermeidlich. Durch die Identifizierung und Entfernung von nicht wertschöpfenden Prozessen & die Herausnahme von Produkten mit begrenzter Nachfrage können Unternehmen unnötige Kosten vermeiden und höhere Gewinne erzielen.

Doch sollte jeder Entscheider nicht an der falschen Stelle sparen und seinen Blick umso mehr auf eine saubere Einführung eines Tools legen, auf Schulungen für die Mitarbeiter und auf eine Weiterbildung von bestehender Unternehmenssoftware.

Zum Schluss sollten sie sich auch folgendes Zitat von John F. Kennedy ansehen:

Aktiv sein beinhaltet Risiken und Kosten, aber diese sind viel geringer als die langfristigen Risiken und Kosten von bequemer Inaktivität.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

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