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Immer die passende Software!

Die Auswahl einer geeigneten Software fällt oft schwer und ist aufgrund der Vielfältigkeit der Lösungen am Markt oft keine leichte Aufgabe. Das richtige Tool steigert die Effizienz im Unternehmen und kann gleichzeitig ein Unternehmen aufs nächste Level heben. 🚀

Alexander Ritter
Alexander Ritter Veröffentlicht am 26.07.2022

🚀 Einleitung

Bevor es zu der Einführung einer neuen Software geht, muss zuerst die passende Software ausgewählt werden. Hier möchte man möglichst einen Blick auf den gesamten Auswahlprozess werfen, gerade auch um die individuellen Unternehmensziele bestmöglich abzudecken. So wird aus einer bestmöglich geeigneten Software in der Regel die neue Unternehmenssoftware!

Neben der Auswahl des eigentlichen Produktes ist ebenfalls die Wahl des richtigen Partners von großer Bedeutung, da die Software-Einführung oft gemeinsam mit diesem Unternehmen durchgeführt wird und man aus unternehmerischer Sicht auf langfristige Partnerschaften baut.

In diesem Beitrag erfahren sie welche Gedanken man sich im Vorfeld machen sollte und lernen Methodiken kennen, die sie bei der Auswahl der für sie richtigen Software unterstützt.

⏱️ Das richtige Vorgehen

Die Basis des Erfolgs einer Software liegt in einer vorher festgelegten und durchdachten Strategie. Sie definiert den Prozess, legt die Weichen für das Datenhandling und trägt entscheidend zur Weiterentwicklung des eigenen Unternehmens bei. Im Anschluss eine entsprechende Strategie folgt eine Anforderungsanalyse, bei der jeder Punkt konkret in den Fokus rückt und man sich mit geeigneten Methoden Schritt für Schritt zum konkreten Bedarf arbeitet.

Sobald diese Analyse final ist, kann eine erste Beobachtung des Markts geschehen. So können bereits ein erstes Gefühl für die Anbieter am Markt eingeholt werden und potenzielle Interessenten rücken in den Fokus.

Im Anschluss beginnen die Gespräche mit den gewählten Software-Anbietern und man bespricht die aufgestellten Fragen im Detail und lässt sich beispielsweise in einer Produkttour weitere Funktionen und Features eines Tools erklären.

Wenn bis zu dieser Stelle alles passt, folgt mit der Implementierung der letzte Punkt und das Tool steht einsatzbereit dem Unternehmen zur Verfügung.

📉 Die falsche Wahl

Laut einer Gartner-Studie vom 12.07.22 kommen mehr als zwei Drittel der Kaufentscheidungen von Personen mit wenig oder keinem IT-Hintergrund. 

Viele Unternehmen bereuen ihre Entscheidung nach dem Kauf eines neuen Technologieprodukts oder einer Lösung im IT-Bereich. Das berichtet die Marktforschungsagentur Gartner. Daher sind mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen mit ihren Einkäufen unzufrieden.

Diese Reklamation erhöht die Zeit, die benötigt wird, um ein Produkt in Ihre Infrastruktur zu integrieren oder einen Kauf abzuschließen, um bis zu 10 Monate.

Das Gefühl des Bedauerns ist bei Technologiekäufern, die noch nicht mit der Implementierung begonnen haben, am größten, was auf eine erhebliche Frustration über das Kauferlebnis hindeute. In der Vergangenheit war es für Produktverantwortliche relativ einfach, die Käufer vorherzusagen, aber das ist vorbei. Die Dynamik in den Einkaufsteams verändert sich, und für die Kunden kann der Einkauf zu einer echten Herausforderung werden.

Hank Barnes, hochdekorierter VP-Analyst von Gartner in der Gartner-Studie vom 12.07.22

🌩️ Verhaltende & begeisterte Kunden

Der Umfrage zufolge sind 67 % der Personen, die an Entscheidungen über den Kauf von Technologien beteiligt sind, nicht in der IT-Abteilung tätig, was bedeutet, dass jeder für sein Unternehmen ein Technologie-Einkäufer sein kann.

In diesem Umfeld entsteht eine neue Kluft bei der Technologieeinführung. Dieser neue Graben trennt die Unternehmen, die Technologie selbstbewusst einsetzen und kaufen, von der großen Mehrheit, die dies nicht tut. Hightech-Anbieter brauchen neue Ansätze, um diese verschiedenen Arten von B2B-Kunden zu identifizieren und anzusprechen und um vorherzusagen, mit welcher Art von Kunden sie es zu tun haben, um die Chancen auf gute Geschäfte zu verbessern.

Es wird eine große Grauzone dazwischen geben, in der Sie sorgfältig abwägen müssen, ob Sie die Gelegenheit wahrnehmen wollen. Hier geht es darum, die Chancen zu verbessern und Ressourcen und Investitionen effektiv einzusetzen

Hank Barnes

Dadurch entsteht eine Kluft zwischen den beiden Unternehmenstypen. Technologiekunden, die sich schnell und selbstbewusst anpassen und Unternehmen, die dies nicht tun.

Daher müssen B2B-Partner laut Gartner genau überlegen, was ihre Kunden wirklich brauchen.

💡 Tipp für die Hightech-Anbieter

Ein genaues Verständnis der idealen Kunden hilft Hightech-Anbietern, ihre Strategien zu gestalten. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse empfiehlt Gartner den Hightech-Anbietern drei Dinge zu tun:

  • Konzentrieren Sie den Großteil der Investitionen und Bemühungen auf die Unterstützung der "Best-Fit"-Situationen mit dem richtigen Angebot, der richtigen Botschaft und der richtigen Art von Inhalten und Engagement-Aktivitäten.
  • Schulung der Teams im Erkennen von Kundenmerkmalen, die auf einen "Best Fit" hinweisen.
  • Schulung der Teams, wie sie ihre Vorgehensweise anpassen können, wenn sie auf potenzielle Kunden treffen, die in die Grauzone zwischen "best fit" und "should avoid" fallen.

📈 Die richtige Wahl

Um nicht im nächsten Gartner-Bericht aufzutauchen ist dieser Absatz für sie besonders wichtig und hilft ihnen dabei die passende Software für sie zu finden.

Achten Sie insbesondere bei Ihrer Software-Auswahl und Einführung auch auf mehrheitlich in der Praxis eingesetzte Lösungen, im Sinne von „common-“ bzw. „best practices“. Professionelle Software-Unternehmen bieten immer eine strukturierte Vorgehensweise, bieten Transparenz und bieten einen Beratungsprozess, der sie bei der Auswahl der jeweiligen Softwarelösung zusätzlich mit Expertise unterstützt, ihnen eine fundierte Informationsbasis garantiert und somit zu einer sicheren Entscheidung beiträgt. Die Themen Qualitätssicherung, Arbeitsanleitung, Standardisierung und Effizienzsteigerung spielen hier eine genauso wichtige Rolle wie das Instrument selbst und der Kundenwunsch.

Unternehmen sollten sich hier an den folgenden drei Aspekten orientieren:

  1. Organisation
    • Die Rahmenbedingungen sind Basis und Start. Prozesse müssen definiert und etabliert werden & ein genereller Überblick schafft Sicherheit und Vertrauen.
    • Wichtig ist hier ebenfalls, dass man sich selbst keine Blockaden schafft und möglichst dynamisch im Arbeitsalltag agieren kann.
    • Welche anderen Dienstleister muss ich eventuell miteinbeziehen?
  2. Fachliche Vorgaben
    • Welche Informationen werden sowohl von intern als auch von extern benötigt?
    • Eine vollumfängliche Strategie berücksichtigt alle Fachabteilungen, da die Anforderungen oft zwar ähnlich, aber nur sehr selten identisch sind.
  3. Technischer Aspekt
    • Effizienz als Ziel benötigt klare technische Vorgaben.
    • Welche Standards müssen erfüllt werden?
    • Welche Instrumente sollen eingeführt werden?
    • Welche Daten sollen in welcher Form verarbeitet werden?
    • Welche Schnittstellen sind unter Umständen notwendig?

🛠 Methodik

Anforderungsanalyse
Bedeutung:
Die Daten einzelner Anforderungstypen werden ermittelt, um die Anforderungen an die Arbeitssysteme oder Software bei der Anforderungsermittlung quantifizieren zu können.

Ziel: Die Kundenanforderungen an das zu entwickelnde System zu ermitteln, zu strukturieren und zu prüfen.

-          Idealsystem der Unternehmung
-          Späterer Anwender
-          Durchdringungsgrad

Marktanalyse
Bedeutung:
Die systematische Analyse vorhandener Marktdaten eines bestimmten Marktes zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Ziel: Mit der Marktanalyse können Sie Ihre Geschäftsideen anhand von Zahlen, Daten und Fakten untermauern und Ihre Geschäftspläne überzeugen. Sie erkennen Marktpotenziale frühzeitig und vermeiden Fehlentscheidungen. Sie können Ihre Wissenslücken erkennen und rechtzeitig füllen.

-          Leistungsprofil
-          Kompatibilität (Inhouse-Systeme)
-          Interne Dienstleistungen 

Für die digitalen Umsetzung von Unternehmensprojekten und Innovationen ist eine geeignete Evaluierung mehr als sinnvoll. Die Entscheidung für die passende Software liefert die nötigen Informationen über die Voraussetzungen für mögliche Entwicklungen und Verbesserungen der eigenen unternehmerischen Wertschöpfung.

📊 Kriterien der Softwareauswahl

1. Entwicklung

Zukunftsorientierte Softwarepartner handeln schnell bei der Weiterentwicklung von Features.

Stellen Sie sich bei der Softwareauswahl folgende Fragen:

• Berücksichtigen Anbieter Trends und Bedürfnisse der Nutzer und leiten daraus neue Features ab?
• Mit welchen Methoden entwickeln Entwickler ihre Software weiter?
• In welchem ​​Zyklus veröffentlichen Softwarepartner Innovationen?

2. Usability

Intuitive Benutzeroberflächen bringen sofortige Erfolge bei der Arbeit mit neuer Software.

• Sind die Features und Einsatzmöglichkeiten auf den ersten Blick ersichtlich?
• Sind die Menüführung, Informationsdarstellung und die Bedeutung der einzelnen Buttons leicht verständlich aufgebaut?
• Kann man die Lösung auch ohne IT-Vorkenntnisse unfallfrei verwenden?

3. Support

Umfassenden Support unterstützt über die Einarbeitungszeit hinaus aus.

• Bieten Softwareentwickler neben dem Kauf von Software auch Support?
• Wie kann ich eine mögliche Frage stellen?
• Wie schnell kommt die Antwort auf die Anfrage?
• Kann ich meinen Softwareanbieter direkt kontaktieren?

4. Verfügbarkeit

• Wie greifen Benutzer auf die Software zu?
• Benötigt jeder Benutzer eine Lizenz oder folgt der Zugriff einem anderen Zugriffsmodell?
• Wie schnell kann die Software auf digitalen Geräten verwendet werden?
• Wie wird die Software angepasst, muss die Software lokal installiert werden oder erfolgt der Zugriff über einen Browser?
• Welches Endgerät hat Zugriff auf Softwarefunktionen?

5. Innovation

• Der Fortschritt der Softwareentwicklung hängt vom Entwicklungszyklus und der Anzahl der Kunden ab, die die Software nutzen.
• Die Zukunftsfähigkeit definiert das Ausmaß, in dem ein potenziell fehlendes Merkmal bereits identifiziert wurde.
• Es zeigt auch die Bemühungen des Anbieters, potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

🎯 Fazit

Die richtige Wahl der passenden Software leistet einen wertvollen Beitrag zur Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens.

Ein Bewusstsein für die richtige Software ist absolut notwendig, um eine passende Entscheidung unter Berücksichtigung individueller Kriterien zu treffen.

Die Branche hat in den letzten Jahren eindrucksvoll gezeigt, dass digitale Lösungen die Produktivität eines Unternehmens nahezu verdoppeln, wenn nicht sogar verdreifachen können.

Das Gros dieses Fortschritts ist auf die Verwendung neuester Software und dem Schritt in Richtung digitalisierter Arbeitswelt zurückzuführen. Es zeigt deutlich, dass es für verschiedene Branchen an der Zeit ist, mehr denn je in die Digitalisierung zu investieren, ihre Hardware-Assets zu organisieren und sich entsprechend auf das nächste Audit vorzubereiten. 

Die Vorteile der neusten Software liegen auf der Hand: Benutzerfreundlichkeit, integrierte Zusammenarbeit, schnellere Prozesse, permanente Sicherheit und intelligente Datennutzung.

Ein ungehinderter Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens kann den finanziellen Erfolg sichern. Die digitale Vernetzung aller Projektbeteiligten ermöglicht Unternehmen deutlich schnellere, transparentere und nachvollziehbarere Prozesse.

Alexander Ritter
Alexander Ritter Autor

Head of Sales & Marketing

Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.

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