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Die Bedeutung von Unternehmenskommunikation und Weiterbildung für IT-Asset-Management (ITAM)

Unternehmenskommunikation und Weiterbildung werden im ITAM-Bereich oft übersehen. Dafür kann es eine Reihe von Gründen geben, wie z. B. fehlende Ressourcen, Zeitmangel oder sogar fehlende ITAM-Unterstützung innerhalb einer Organisation. Die Kommunikation und Weiterbildung für ITAM-Prozesse und -Themen ist jedoch einer der Schlüsselfaktoren für ein erfolgreich laufendes IT-Asset-Management.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 01.02.2022

Beteiligte im Unternehmen

Prozesse und Themen leben durch die Personen, die sich innerhalb des Unternehmens damit beschäftigen. Ebenso gibt es unterschiedliche Interessen und je nach Ebene, Hierarchie und Relevanz des Themas wird versucht das eigene Interessen durchzusetzen.

Folgende Beteiligte existieren im ITAM-Bereich:

Durch diese unterschiedlichen Interessen ist es sehr wichtig, dass eine klare Kommunikation und ein einheitliches Verständnis zum Thema besteht. IT-Asset-Management ist von Beginn an erstmal kein Umsatzthema und entfaltet seine wahren Potenziale erst über die Zeit im Bereich der Kostenreduktion und Verbesserung der Prozesse.

Unternehmenskommunikation

Bei allen Aspekten eines Unternehmens ist Kommunikation ein entscheidender Faktor für den Erfolg.

Mitarbeiter möchten jedoch nicht mit irrelevanten Informationen über eine Software oder Lizenz bombardiert werden, die sie nicht einmal verwenden. Administratoren wollen Mitarbeiter nicht überfordern und nur die wichtigen Informationen weitergeben und sind von Beginn an gehemmt. Eventuell entstehen durch zu komplexe Informationen Rückfragen, die Sie eigentlich zeitlich bearbeiten wollen oder können.

Ziel der Unternehmenskommunikation ist es sicherzustellen, dass jeder Beteiligte genau weiß, was innerhalb des IT-Asset-Managements passiert. 

Es trägt auch dazu bei, dass Prozesse gegenüber jedem in der Kette klar werden, die Gesamtkosten insgesamt sinken werden (Total Cost of Ownership - kurz: TCO) und die Fehlerrate bei Entscheidungen und Prozessen minimiert wird.

Welche Vorteile hat man durch effektive Unternehmenskommunikation bei ITAM?

Übergreifende und transparente Kommunikation ist ein genereller Schlüssel für Erfolg und bildet auch bei ITAM keine Ausnahme. Die Vorteile sind:

  • Kenntnis über Prozesse auf jeder Ebene
    Dies sorgt für Entscheidungssicherheit und eindeutige Durchsetzung von Regeln und Anwendung von Governance-Programmen (z. B. weniger Rückfragen, Administratoren können die Regeln direkt anwenden und allen Beteiligten erläutern, Manager kennen Abhängigkeiten, die bei Vertragsverhandlungen relevant sind).
  • Einfachere Change-Prozesse und bessere Anpassbarkeit des Unternehmens
    Sich verändernde Geschäftssituationen stellen das eigene Unternehmen immer wieder vor neue nicht bekannte Herausforderungen (z. B. Hardware-Mangel über Monate, Fokussierung auf Home-Office wegen Pandemie).
  • Bessere Einhaltung von Lizenzbedingungen
    Komplexe Lizenzbedingungen können durch Inventory360 vereinfacht werden. Durch nachhaltige Kommunikation im Team kennen die IT-Administratoren auch die Details der Software-Verträge, deren Besonderheiten und haben einen einheitlichen Wissensstand.
  • Keine Urheberrechtsverletzungen
    Wenn selbst den Mitarbeitern bekannt ist, dass Softwarenutzung kein Selbstzweck ist, ist die Kommunikation aller Beteiligten optimal gelaufen. IT-Asset-Management kann einen enormen Anteil für das Verständnis von Unternehmensprozessen leisten und sollte daher auch gegenüber den ganz normalen Mitarbeitern geschult werden.
  • Gestiegenes Sicherheitsniveau
    Durch Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten und zwischen den Abteilungen wird die Informationsqualität verbessert. Es gibt weniger Silo-Wissen und bei kritischen Themen kann entweder auf eine zentrale Datenbasis oder auf bekanntes Wissen zurückgegriffen werden.

ITAM ist kein Projekt, sondern ein Prozess

Laufendes IT-Asset-Management ist ein Prozess, der sich ähnlich wie das Geschäftsmodell, der allgemeine Wettbewerb und unsere Umwelt in stetiger Veränderung befindet.

ITAM darf niemals nur ein Projekt sein, denn Projekte werden nach dem Abschluss häufig nicht mehr angefasst oder im gesamten Unternehmenskontext berücksichtigt, was im aktuell agilen Umfeld sehr schlecht ist.

Damit dies auch von allen Beteiligten so wahrgenommen wird, sollten geplante Änderungen sinnvollerweise mit einem gewissen Vorlauf kommuniziert werden.

Beispiele für solche Änderungen in den nächsten 6-12 Monaten wären:

  • Geschäftsführung/Manager
    Die Freigaberichtlinien für Hardware haben sich geändert. Es erhält nun jeder Mitarbeiter nur noch ein Smartphone oder Tablet, wenn der Wert unter einem gewissen Betrag liegt.
  • Manager/IT-Admins
    Hardware-Lage am Markt hat sich stark verschlechtert, deswegen müssen die Abteilungsleiter Ihre Personalplanung früher mit HR besprechen und den Hardware-Bedarf früher kommunizieren.
  • IT-Admins/Mitarbeiter
    In Inventory360 wird im Sommer das Self-Service-Portal aktiviert und somit sollen die Mitarbeiter immer erst dort Ihre Daten einsehen und eventuelle Fehler über das Self-Service-Portal melden.
  • Geschäftsführung/Manager/IT-Admins/Mitarbeiter
    Der dokumentenbasierte Unterschriftsprozess hat sich in der Form geändert, dass die Mitarbeiter verpflichtet sind, immer eine Unterschrift bei Rückgabe der Hardware zu leisten.

Die Beispiele zeigen klar auf, dass jede Änderung in den ITAM-Prozessen direkte Auswirkungen auf einer Ebene haben (z. B. Mitarbeiter bei Lizenz-Nutzung), aber zugleich indirekte Auswirkungen auf anderen Ebenen (z. B. Manager in Vertragsverhandlungen).

Weiterbildung als Schlüssel zum perfekten ITAM

Interne ITAM-Workshops sind eine der häufigsten Schulungsformen, an denen eine Organisation teilnimmt.

Diese Workshops sind in Sitzungen unterteilt, die jeweils einem bestimmten Thema gewidmet sind. Dies kann von Angesicht zu Angesicht oder sogar per Video erfolgen. Das Erstellen von Dokumentation für das interne Intranet oder die SharePoint-Site ist eine weitere gängige Form der ITAM-Ausbildung. 

Mit einer ITAM-zentrierten Intranet- oder SharePoint-Seite kann ein Unternehmen seine gesamte ITAM-Dokumentation an einem Ort ablegen, einschließlich Schulungsdokumente und ITAM-Prozesse, -Richtlinien und -Verfahren.

Ein positives Ergebnis der Schulung von allen Beteiligten ist die Tatsache, dass das Verständnis für ITAM und seiner Konzepte gefördert wird. Mitarbeiter werden sich der internen ITAM-Prozesse bewusster und erfahren mehr z. B. über die Lizenzierung von Software.

Anstatt eine Software zu verlangen, werden Sie feststellen, dass der IT-Admin oder Mitarbeiter die Lizenzierungsfaktoren und -kosten berücksichtigt, bevor er einem dedizierten Softwareerwerbsprozess folgt. 

Mitarbeiter werden auch „auf Ihrer Seite“ sein, anstatt das Gefühl zu haben, dass ITAM gegen sie ist und nur dazu da ist, sie daran zu hindern, auf Software zuzugreifen oder sie zu kaufen.

Die Kenntnis von Änderungen innerhalb des ITAM-Bereichs, insbesondere von Softwarelizenzmodellen oder Lizenzänderungen, kann einem Unternehmen erhebliche Einsparungen bei der Software bringen.

Fazit

Es gibt nur positive Argumente für eine ausgeprägte Unternehmenskommunikation und Weiterbildung, in die alle Beteiligten integriert sind.

Die Bedeutung von IT-Asset-Management innerhalb eines Unternehmens ist aus IT-Perspektive offensichtlich, aber die Aufklärung und Kommunikation seiner Bedeutung mit Geschäftsführung, Managern, IT-Administratoren und Mitarbeitern wird dem gesamten Thema helfen und die Akzeptanz enorm steigern.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

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