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Vorteile der Inventarisierung für Ihre IT

Erfahren Sie welche konkreten Vorteile eine Inventarisierung für Ihre IT-Abteilung eigentlich bieten kann.

Frank Kister
Frank Kister Veröffentlicht am 09.11.2021

Die Erfassung meiner IT Assets erzeugt doch nur manuellen Aufwand.

Dies ist leider ein häufig verbreiteter Trugschluss, der aus einer sehr kurzfristigen Betrachtungsweise entsteht.

Der mittel- und langfristige Nutzen überwiegt die verbundenen manuellen Tätigkeiten bei weitem.

Klar, ein Inventarisierungssystem lebt letztlich auch von der laufenden Pflege und der Integration in interne Abläufe. Aber auch hierfür gibt es weitreichende Automatisierungsmöglichkeiten, die den Aufwand auf ein absolutes Minimum reduzieren.

Effizienzsteigerung

Der primäre Nutzen eine Inventarisierung für Ihre IT ist die enorme Zeitersparnis und damit verbundene Effizienzsteigerung in nahezu allen Abläufen.

Dies betrifft dabei nicht nur Hotline oder den 1st Level Support, sondern auch komplexe Abläufe in den Tiefen des "Maschinenraums".

Exemplarisch lassen sich hier u.a. die folgenden Use-Cases aufzeichnen:

  • Lagerbestände & Erinnerungen
    Wie viele Geräte eines bestimmten Typs sind aktuell noch auf Lager? Ist vielleicht übergangsweise ein Leihgerät verfügbar?

  • Über- & Rückgabe
    Welcher Mitarbeiter besitzt welche Geräte oder muss diese zurückgeben?

  • Hardware Details
    Ist ein Gerät aufrüstbar oder muss dieses ausgetauscht werden? Wo steht das Gerät?

  • Onboarding von Mitarbeitern
    Welche Geräte oder Zugänge müssen für einen neuen Mitarbeiter vorbereitet werden?

  • Lizenzen & Verträge
    Wann laufen Lizenzen oder daran geknüpfte Wartungsverträge ab? Wie ist der aktuell gültige Lizenzschlüssel?

Die hier aufgezeigten Abläufe führen ohne eine zentrale Inventarisierung zu sehr hohen Rechercheaufwände bei den IT-Mitarbeitern. Es müssen verschiedene Datenquellen (z.B. Excel-Listen, Papierordner, Hersteller-Portale) analysiert und dann irgendwie "auf die Schnelle" auch noch in Verbindung zueinander gesetzt werden.

Verbesserter Support

Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, ist die schnelle Informationseinsicht ein zentraler Punkt. Hierdurch lässt sich auch die Geschwindigkeit und Qualität des klassischen IT-Supports verbessern.

Ohne eine Inventarisierungs-Lösung müssen die Support Kollegen häufig zunächst erfragen welchen PC der Mitarbeiter besitzt. Spätestens bei Detailfragen wie "Welche Programmversion setzen Sie ein?" steigen die meisten Supportsuchenden meist aus. Jeder ITler kennt dann die zeitfressenden Nachfragen wie "welche Farbe hat denn das Symbol in der linken unteren Ecke" etc.

Der IT-Supporter kann viele Antworten bereits vorweg nehmen und hat beim Anruf ggf. schon direkt die Lösung parat. Beispielsweise wenn durch ein kürzliches Treiberupdate ein Problem mit einem bestimmten Notebook-Modell besteht.

Höhere Service-Qualität

Ein verbesserter und schnellerer Support steigert automatisch auch Ihre IT Service-Qualität im Unternehmen. Auf Basis der vorliegenden Informationen an zentraler Stelle können bessere Entscheidungen getroffen werden.

Abseits des Supports bestehen weitere Potentiale zu einer sukzessiven Steigerung der Prozessqualität im IT Umfeld:

  • Vorausschauende Kapazitätsplanungen
  • Auswahl der besten Hardware-Modelle (auf Basis der Service-Historie)
  • Vermeidung von Inkompatibilitäten (RAM Aufrüstungen, Storage- / SAN-Systeme)
  • Schnelleres Onboarding von neuen IT-Mitarbeitern (vor allem im Support)
  • Einsichtmöglichkeit für andere Bereiche in die Inventarisierung
  • Bessere Kommunikation zwischen IT, Einkauf, FIBU und Personalabteilung

Zertifizierungen

Jeder ITler, der bereits einmal eine (IT-) Zertifizierung mitgemacht hat, weiß welche Herausforderungen und schlaflose Nächte dieses Thema bereiten kann.

IT-Zertifizierungen stehen und fallen mit der Auskunftsfähigkeit.

Was meinen wir damit konkret? Im Zuge von Zertifizierungen werden gerade im IT-Bereiche viele kritische Punkte der Infrastruktur mittels unterschiedlicher Fragekataloge beleuchtet.

Exemplarisch kann man hier z.B. die folgenden üblichen Fragen aufzählen:

  • Bei welchen Systemen handelt es sich um kritische Infrastrukturkomponenten?
  • Welchen Patch- bzw. Versionsstand hat ein bestimmtes Serversystem?
  • Können Sie uns einmal zeigen welches Gerät sich hinter IP Adresse XYZ verbirgt?

Sicherheit

Im Zuge der Zertifizierungen schon einmal kurz erwähnt, schwingt auch der Security-Gedanke natürlich immer mit.

Neben Patch- und Versionsständen von bestimmten Systemen ist auch die Zuordnung eines Gerätes zu Organisationseinheiten ein wichtiger Punkt.

Die meisten Security-Lösungen wie Firewalls, Virenscanner und Co. liefern Ihnen im Alerting vielleicht nur eine MAC- oder IP Adresse. Aber wozu gehört diese überhaupt?

Mit einer IT Inventarisierungslösung lassen sich beispielsweise im Falle eines kompromittierten Endgerätes sehr schnell weitere essentielle Kontextinformationen beziehen:

  • Welches Gerät ist betroffen (MAC-Adresse, IP-Adresse)?
  • Welcher Anwender ist der Besitzer?
  • Wo steht das Gerät?
  • Welcher Standort oder welche Abteilung kann potentiell betroffen sein?

Auch im Bereich laufender Security-Scans (Pentesting) können die Scan-Daten und -Ergebnisse mit den Daten aus Ihrer IT-Inventarisierung angereichert werden.

Planungssicherheit

In Zeiten von knappen Budgets und langen Lieferfristen ist eine vorausschauende Planung gerade im IT-Bereich sehr wichtig. Auch hier kann eine Inventarisierungs-Lösung schnell mit Informationen helfen.

  • Welche Geräte sind älter als 3 Jahre?
  • Welche Geräte sind aktuell in Wartung?
  • Bei welchen Softwarepaketen werden die Lizenzen knapp?
  • Wie viele PCs oder Notebooks sind aktuell noch auf Lager oder müssen nachbestellt werden?
  • Wie hoch ist die durchschnittliche Lieferzeit von Verbrauchsmaterialien?

Fazit

Wie man sieht lassen sich durch die Charakteristik einer zentralen Informationsplattform in der IT-Inventarisierung für alle IT-Bereiche Verbesserungen erzielen.

Das Argument "das frisst doch nur Zeit" ist dank moderner Inventarisierungsansätze und praxisorientierter Lösungen keine valide Ausrede mehr.

Dies trifft dabei auch auf Randbereiche wie Zertifizierungen und Security Audits zu, die man beim Gedanken an IT-Inventarisierung vielleicht zunächst gar nicht auf dem Schirm hat.

Frank Kister
Frank Kister Author

Mitglied der Geschäftsleitung

Herr Kister ist bei uns für das gesamte Projektmanagement und den Bereich Sales sowie Finanzen zuständig.

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