In der heutigen digitalen Ära ist eine effektive IT-Infrastruktur für den Erfolg von Startups und kleinen Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Doch oft stehen diese Unternehmen vor der Herausforderung ihre begrenzten Ressourcen optimal einzusetzen, um ihre IT-Anforderungen zu erfüllen.
Hier kommt das IT-Asset-Management ins Spiel - ein strategischer Ansatz zur Verwaltung, Optimierung und Kontrolle von IT-Ressourcen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg.
💣 Die besonderen Risiken von Startups und "jungen" KMUs
Gerade in der Frühphase von Unternehmen gibt es eine Reihe von Risiken, die hemmend gegenüber Innovationen wirken können. Diese primären Faktoren sind:
- Geringes Budget:
Frühphasigen Unternehmen steht häufig sehr wenig Budget für eine Vielzahl an Projekten und Themen zur Verfügung. Hierdurch wird die Priorisierung und Durchsetzung von Projekten erschwert und Innovationen können erst verzögert gestartet werden.
- Geringes Personal:
Es existieren zu Beginn sehr viele Projekte in einer Breite an Themen, die von sehr wenigen Personen abgedeckt werden können. Dies führt zum Flaschenhalsproblem, wodurch eigentlich mehr Innovation und Wachstum möglich wäre, dies aber schlicht durch die Kapazität begrenzt wird.
- Bestehender Wettbewerb:
In bestehenden Branchen müssen Wettbewerber über den Preis oder das Feature-Set bezwungen werden. Der Wettbewerb ist Pflicht und Bürde zugleich, denn von Startups wird Innovation erwartet und zugleich ein stabiles Preisniveau vorausgesetzt.
Auch noch "junge" KMUs haben die gleichen Probleme, wenngleich mit besserer Kapital-Decke, und müssen das Umfeld für Innovationen schaffen. Gerade in der Auslagerung von Standard-Themen liegt hier eine Chance, so dass auch beim IT-Asset-Management mit etablierten Anbietern und Standard-Tools gearbeitet werden sollte.
🔥 Die Bedeutung von IT-Asset-Management für Startups und kleine Unternehmen
IT-Asset-Management (ITAM) ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Ressourcen effizient zu nutzen, Kosten zu kontrollieren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Fehlinvestitionen zu minimieren.
Für Startups und kleine Unternehmen, die oft mit begrenzten Budgets arbeiten, ist ein gezieltes ITAM von besonderer Bedeutung. Durch eine sorgfältige Planung und Verwaltung ihrer IT-Assets können sie finanzielle Ressourcen freisetzen, die sie für ihr Wachstum und ihre Innovation nutzen können.
✅ Schritte zur Implementierung eines effektiven IT-Asset-Managements
Ein durchdachtes IT-Asset-Management ist für Startups und kleine Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Durch die effiziente Verwaltung ihrer IT-Ressourcen können diese Unternehmen nicht nur Kosten kontrollieren, sondern auch ihre Betriebsabläufe optimieren, ihre Sicherheit verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.
Die wesentlichen Schritte sind hierbei für Startups aber auch KMUs:
1️⃣ Bestandsaufnahme - Welche Assets haben Startups?
Der erste Schritt besteht darin, einen umfassenden Überblick über alle IT-Ressourcen des Unternehmens zu erhalten, einschließlich Hardware, Software, Lizenzen und Verträge. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Assets zu identifizieren, zu kategorisieren und zu bewerten.
2️⃣ Bedarfsanalyse - Was benötigen Unternehmen zukünftig?
Basierend auf der Bestandsaufnahme sollte eine gründliche Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens zu verstehen. Dabei sollten Aspekte wie Benutzeranforderungen, technologische Anforderungen und Geschäftsziele berücksichtigt werden.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
3️⃣ Optimierung und Rationalisierung - Welche Assets werden wirklich benötigt und wo kann in der Planung gespart werden?
Nachdem der Bedarf festgestellt wurde, ist es wichtig, die IT-Infrastruktur zu optimieren und zu rationalisieren. Dies kann die Konsolidierung von Hardware, die Standardisierung von Software oder die Umstellung auf kostengünstigere Alternativen umfassen.
4️⃣ Lifecycle-Management - Kann der Lebenszyklus der eigenen Assets überwacht werden?
Ein effektives ITAM beinhaltet auch das Lifecycle-Management von IT-Assets. Das bedeutet, dass Assets von der Beschaffung über die Nutzung bis zur Entsorgung sorgfältig verwaltet werden, um deren Wert für das Unternehmen zu maximieren und Risiken zu minimieren.
5️⃣ Compliance und Sicherheit - Können die Richtlinien eingehalten werden?
Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsstandards ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Ein umfassendes ITAM stellt sicher, dass alle Assets ordnungsgemäß lizenziert sind und Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden, um Datenschutz und Unternehmenssicherheit zu gewährleisten.
❓ Welche Assets gibt es im eigenen Unternehmen und wer verwendet diese?
Klassischerweise werden die übliche IT-Hardware, Software & Lizenzen oder noch "eigene" Verträge als die primären Asset-Kategorien angesehen.
Vielfach werden aber andere Assets gar nicht berücksichtigt, die aber einen Einfluss auf Sicherheit, Kosten und Verwaltung haben, wie z. B.:
- Chips & Schlüsselkarten oder ID-Karten für Authentifizierung
- Verträge mit IT-Dienstleistern
- Verträge für SaaS-Produkte (z. B. Atlassian)
Auch viele Nicht-IT-Assets können hierbei eine Rolle spielen:
- Anlagen und Maschinen mit zum Teil sehr hohem Bewertungseinfluss auf die finanzielle Lage des Unternehmens
- Schlüssel oder Zugangschips, die in verschiedenen anderen Tools oder manuell in Listen durch einen Hausmeister oder IT-Sicherheitsbereich verwaltet werden
- Fahrzeuge aus dem Fleet-Management, welche über das Leasing zwar nicht primär dem Unternehmen gehören, aber hohe Kostenbindungen haben
Neben der Erfassung geht es auch hierbei um das Thema, wer verwendet seit wann diese Assets und wie werden diese bei Kündigungen an die passenden Personen und Abteilungen zurückgeführt.
Der Einsatz eines ITAM-Tools ist eine lohnende Investition, die meistens wegen geringer Priorität unterschätzt wird.
Der BITMi empfiehlt auch den Zugang zu Kapital zu verbessern, wodurch weitereichende Innovationen in Anlagen, Projekte und Technologien geleistet werden können.
Kapital alleine wird aber nicht reichen, sondern gerade der Umgang mit gegebenen Mitteln und der Verwaltung der eigenen Ressourcen bekommt in wirtschaftlich schwierigen Zeiten eine besondere Bedeutung.
Unternehmen, egal in welcher Phase (Startup bis etablierte Konzerne), können durch die Effizienzen und einen 360-Grad Blick auf die Daten alle Entscheidungen bewusst mit den passenden Auswirkungen treffen.
Hierbei kann eine Lösung im Umfeld von IT-Asset-Management helfen, denn diese listet alle Assets auf, beinhaltet alle Verträge und kann auch die veränderlichen Daten darstellen und wertvolle Informationen zwecks Software & Lizenzen, Einkauf oder Fleet-Management bieten.
