Digitalisierung

5 Methoden zur Optimierung Ihrer IT-Ausgaben

Steigender Wettbewerb in einer immer stärker vernetzten Welt führt dazu, dass die IT-Ausgaben kontinuierlich bewertet und auswertbar sein müssen. Die Kontrolle der Kosten ist gerade mit einer Inventarverwaltung und den gewonnenen Daten einfach und zugleich effizient durchführbar.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Veröffentlicht am 06.02.2024

✅ Cloud-Nutzung optimieren

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Cloud-Nutzung. Richten Sie Ressourcen so ein, dass sie entsprechend Ihren Anforderungen skalieren. Prüfen Sie auch, ob ungenutzte Ressourcen abgeschaltet oder in kleinere Instanzen verschoben werden können, um Kosten zu senken.

🚀 Top 7 Punkte zur effizienten Cloud-Nutzung

Gerade durch die Skalierbarkeit im Cloud-Umfeld können Kosten in sehr kurzer Zeit ansteigen, ohne dass dies wirklich direkt bemerkt wird. Kosten werden häufig am Monatsende für die vergangenen 4 Wochen oder einen anderen definierten Zeitraum gezahlt.

Folgende 7 Punkte sind elementar, um die Cloud-Kosten von Tag 1 im Zaum zu halten:

  • Richtige Ressourcenwahl:
    Wählen Sie die passende Art von Cloud-Ressourcen für Ihre Anforderungen aus. Das bedeutet, die richtige Instanzgröße, Speicherart und -größe sowie die optimale Rechenleistung für Ihre Anwendungen zu wählen.

  • Skalierung und Automatisierung:
    Nutzen Sie automatische Skalierungsfunktionen, um Ressourcen entsprechend der Nachfrage zu erhöhen oder zu verringern. Dies verhindert Überprovisionierung und senkt die Kosten für ungenutzte Kapazitäten.

  • Überwachung und Analyse:
    Verwenden Sie Tools zur Überwachung Ihrer Cloud-Nutzung, um ungenutzte oder unterausgelastete Ressourcen zu identifizieren. Analysieren Sie Nutzungsmuster, um Entscheidungen zur Optimierung zu treffen.

  • Reservierte Instanzen und Verträge:
    Nutzen Sie langfristige Reservierungen oder Verträge für Cloud-Ressourcen, um von Rabatten und günstigeren Preisen zu profitieren.

  • Kostenoptimierungstools:
    Es gibt zahlreiche Tools von Cloud-Anbietern oder Drittanbietern, die dabei helfen können, Kosten zu optimieren. Diese Tools bieten Einblicke in Kostenstrukturen, empfehlen Optimierungen und helfen dabei, ungenutzte Ressourcen zu identifizieren.

  • Datenarchivierung und -management:
    Archivieren Sie selten genutzte Daten oder verwenden Sie verschiedene Speichertierklassen (ABC-Klassifizierung oder Klassifizierung nach Wärmeschema von warmen zu kalten Daten), um die Kosten für die Datenspeicherung zu senken.

  • Optimierung der Netzwerkkosten:
    Überwachen und optimieren Sie den Netzwerkverkehr, um unnötige Datenübertragungen und damit verbundene Kosten zu minimieren.

Jeder Vorteil hat auch seinen Nachteil! - Die Cloud bietet ungeahnte Möglichkeit und einen einfachen Einstieg im Netzwerk- und Infrastruktur-Bereich. Die Kosten können durch sehr komplexe Einstellungsmöglichkeiten schnell außer Kontrolle geraten, weswegen das Wissen darüber enorm wichtig ist.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

✅ Virtualisierung und Konsolidierung

Nutzen Sie Virtualisierungstechnologien, um physische Infrastrukturen zu konsolidieren. Durch das Kombinieren mehrerer Server oder Ressourcen auf einer einzigen Plattform können Sie Hardware- und Betriebskosten reduzieren.

💲 Sinnvolles Sparen gibt es auch beim Thema Virtualisierung

Folgende Einsparungs- und Optimierungs-Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Konsolidierung von Ressourcen:
    Vereinheitlichen Sie Server und Ressourcen, indem Sie mehrere virtuelle Maschinen auf einem physischen Server betreiben. Dadurch können Sie Hardware leistungsfähiger nutzen und die Anzahl der benötigten physischen Server reduzieren.

  • Rechtzeitige Ressourcenzuweisung:
    Weisen Sie Ressourcen wie Speicher, CPU und RAM entsprechend den Anforderungen der Anwendungen zu. Durch eine genaue Anpassung können Sie Überprovisionierung vermeiden und Ressourcen zweckmäßig und optimal nutzen.

  • Automatisierung und Orchestrierung:
    Implementieren Sie Automatisierungstools, um die Bereitstellung und Verwaltung von virtuellen Maschinen zu automatisieren. Orchestrierungstools helfen dabei, die Ressourcennutzung zu optimieren und die Betriebskosten zu senken.

  • Datenmanagement und -sicherheit:
    Verwalten Sie Daten wirkungsvoll, indem Sie deduplizieren, komprimieren und Archivierungslösungen nutzen. Dies reduziert den Speicherbedarf und senkt die Kosten für die Datenhaltung. Ebenso ist eine gut durchdachte Sicherheitsstrategie wichtig, um potenzielle Risiken und Kosten für Sicherheitsvorfälle zu minimieren.

  • Virtualisierungsmanagement-Tools:
    Nutzen Sie Tools, die speziell für das Management und die Optimierung virtueller Umgebungen entwickelt wurden. Diese können Leistungsanalysen durchführen, Ressourcennutzung überwachen und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren.

  • Lastenausgleich und Ausfallsicherheit:
    Implementieren Sie Lastenausgleichstechniken, um die Arbeitslasten gleichmäßig auf virtuelle Maschinen zu verteilen. Dadurch wird die Effizienz verbessert und Ausfallzeiten minimiert, was wiederum die Kosten reduziert.

  • Schulung und Fachkenntnisse:
    Investieren Sie in Schulungen und Fortbildungen für Ihre IT-Mitarbeiter, damit sie die Virtualisierungsumgebung produktiver verwalten und optimieren können.

Die Virtualisierung ist weiterhin ein wichtiger Baustein auch um Kosten zu sparen, denn strategisch gut aufgebaute Virtualisierungsprojekte sind ein Segen für jeden IT-Admin und zugleich kosteneffizient.

Frank Kister - CFO EntekSystems

✅ Lizenzmanagement optimieren

Überwachen und verwalten Sie Ihre Software-Lizenzen sorgfältig. Eliminieren Sie ungenutzte Lizenzen und prüfen Sie, ob alternative Lizenzmodelle (z. B. Open Source) für Ihre Anforderungen geeigneter und kostengünstiger sind.

💡 Lizenzmanagement leicht gemacht

Kombiniert Lizenzen, Verträge, Erinnerungen und vieles mehr in einem System.

Einen grundlegenden Artikel zum Thema "Was ist Software-Asset-Management (SAM)? Grundlagen & praktische Beispiele" können Sie in unserem Blog-Bereich nachlesen.

Hierbei geht es vor allem um die grundlegenden Themen und Techniken, wie die besten Möglichkeiten zwecks Software- und Lizenz-Management aussehen und wie dies zum Erfolg für das eigene Unternehmen genutzt werden kann.

✅ Outsourcing und Managed Services

Erwägen Sie, bestimmte IT-Funktionen an externe Dienstleister auszulagern oder auf Managed Services umzusteigen. Dies kann Kosten senken, da Sie nur für die tatsächlich genutzten Dienstleistungen bezahlen.

💡 Fokussierung auf die eigenen IT-Kernkompetenzen kann Geld sparen

Vielfach werden Outsourcing und der Einkauf von "Managed Service-Leistungen" als negativ betitelt, da diese Arbeiten außerhalb des eigenen Unternehmens durchgeführt werden. Eine Bewertung der eigenen Unternehmensstrategie und der individuellen Lage ist daher dringend anzuraten bevor man solche Maßnahmen anstrebt.

Folgende Bewertungskriterien sollten angeschaut und gewichtet werden:

  • Konzentration auf Kernkompetenzen: Was soll die eigene IT noch machen?
  • Skalierbarkeit und Flexibilität: Wie gut kann die IT-Abteilung skalieren?
  • Expertenwissen und Effizienz: Kennt sich die IT-Abteilung in allen Themen gut aus?
  • Reduzierung von Investitionskosten: Wie hoch sind die aktuellen initialen Anschaffungskosten?
  • Kostentransparenz und -kontrolle: Können aktuell die SLA gehalten werden? Wie wird dies sichergestellt?
  • Risikominimierung: Ist die Risikominimierung aktuell möglich oder gibt es klare Kriterien in verschiedenen Themen dafür?

Leistungen, deren Qualität nicht mit dem eigenen Anspruch angeboten werden können, sollten in die nähere Auswahl für Outsourcing Themen oder den Einkauf im Managed-Service-Umfeld kommen. Natürlich sollte dies mit der nötigen Abwägung zwischen Nutzen und Kosten passieren und zur allgemeinen IT-Strategie passen.

Michael Kostka - CEO EntekSystems

Prüfung der eigenen IT-Strategie und technischen Konzepte

Nichts ist wichtiger als eine geeignete Planung in der IT, da quasi alle betriebswirtschaftlichen Prozesse mit der IT verwoben sind.

Logistik, Produktion, Verwaltung oder auch klassische IT-Themen ist der Erfolg maßgeblich auch ein Teil der vorherigen Konzeption und der Planung im Zusammenspiel mit der IT und anderen Abteilungen.

🥇 Priorisierung, Planung und dauerhafte Kontrolle - Die Strategie-Bewertung muss zur Routine werden

Folgende Punkte sollten immer wieder neu geprüft werden:

  • Langfristige Planung: Passen die langfristigen Ziele zu meinen aktuellen Kosten und wir wirken sich diese auf das Unternehmen aus?

  • Priorisierung von Projekten: Welche Projekte müssen wann in welcher Form gemacht werden?

  • Standardisierung von Technologien: Welche Technologien sind eventuell veraltet und kosten Geld? Welche Technologien müssen vereinheitlicht werden?

  • Investitionen in Innovation: Welche Kosten sind Investitionen, um langfristig erfolgreich zu sein und auch gegenüber dem Wettbewerb bestehen zu können?

  • Agilität und Flexibilität: Mit welchen Methoden möchte das Unternehmen, aber auch gezielt die IT-Abteilung arbeiten? Kann mit einer besseren Arbeitsweise auch Geld eingespart werden?

  • Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Wird regelmäßig das Ziel und der Erfolg gemessen? Passen Ziele, Kosten und Möglichkeiten noch zusammen oder müssen Anpassungen durchgeführt werden?

  • Partnerschaften und Kooperationen: Kann durch die Zusammenarbeit mit Unternehmen die Effizienz gehoben und dadurch der Kostendruck gesenkt werden?

  • Schulung und Kompetenzentwicklung: Können durch Investitionen (vornehmlich technische Ausbildung und Weiterbildung) in die Mitarbeiter Prozesse besser bearbeitet und dadurch Kosten gesenkt werden?

📃 Fazit: Daten sind für alle Facetten der Einsparung elementar wichtig!

Damit alle Punkte genau beleuchtet, eine passende Bewertung durchgeführt werden kann, braucht es hochwertige Daten.

Asset-Daten helfen als Beispiel die Szenarien besser einschätzen zu können. Durch die Koppelung einer Inventarverwaltung an andere Systeme können erweiterte Insights gewonnen werden. Dies kann bei der Sicherheit, Cloud-Kosten oder auch Wartungsprozessen dazu führen, dass man einen 360-Grad-Blick gewinnen kann.

Im Zusammenspiel mit der Geschäftsführung, aber auch den anderen Abteilungen entstehen die Synergien, um das Unternehmen fit für den Wettbewerb zu machen und nebenbei auch Kosten einzusparen.

Alexander van der Steeg
Alexander van der Steeg Autor

CTO

Herr van der Steeg ist bei der EntekSystems als Chief Technology Officer für alle Belange der Produktentwicklung und technischen Konzeption verantwortlich.

Inventory360 jetzt kostenlos testen

Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.

Mehr erfahren

Weitere Artikel und Beiträge

11.06.2024 Die Evolution der Inventarverwaltung: Eine historische Betrachtung mit Blick in die Zukunft

Die Verwaltung von Inventar und Ressourcen ist ein grundlegendes Element jeder Gesellschaft und hat sich von einfachen Aufzeichnungen in der Antike zu hochentwickelten Systemen entwickelt, die unsere Effizienz und Anpassungsfähigkeit in einer sich ständig wandelnden Welt widerspiegeln.

04.06.2024 Herausforderungen der Inventarisierung: 5 Gründe für eine unzureichende Bestandsverwaltung

Eine effektive Inventarisierung ist entscheidend für das reibungslose Funktionieren von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Doch viele Organisationen kämpfen mit Herausforderungen, die zu unzureichenden Bestandsverwaltung führen.

28.05.2024 Lizenzmanagement: OEM-Lizenzen und ihre besondere Bedeutung

In der Welt der Software spielt das Lizenzmanagement eine entscheidende Rolle. Insbesondere OEM (Original Equipment Manufacturer) Lizenzen nehmen eine besondere Stellung ein. Doch was sind OEM-Lizenzen und warum sind sie für Unternehmen so wichtig?