In diesem Teil unserer Knowledge Reihe möchten wir Ihnen einige unserer Best Practices für ein strukturiertes IT Asset Management in Ihrem Unternehmen mitgeben.
Diese basieren dabei auf langjähriger praktischer Erfahrung in den Bereichen Einkauf, 1st und 2nd Level Support sowie zahlreichen Migrations- und Inventarisierungsprojekten für unsere Kunden.
Stammdaten
Bevor man sich Überlegungen hinsichtlich Assetkategorien, Lizenzen und Co. macht sollte im ersten Schritt die eigene Unternehmensstruktur näher beleuchtet werden.
- Welche Organisationseinheiten gibt es?
- Welche Unterteilung ist möglich (Standort, Abteilung, Projekt)?
- Gibt es Anforderungen seitens der FIBU (z.B. Gesellschaften, Kostenstellen)?
- Welche besonderen Felder / Attribute benötige ich (Technik, Buchhaltung, Einkauf)?
- Gibt es Abrechnungsmodelle (z.B. Servicepauschalen)?
In der Regel macht es an dieser Stelle Sinn im Rahmen eines Workshops alle Bereiche (IT, Einkauf, Finanzbuchhaltung) an einen Tisch zu bringen und sich eine grundlegende Struktur zu überlegen.
Im Anschluss wird erarbeitet, wie sich das Konzept am besten in der gewünschten Asset Management Software abzubilden ist.
Was wird überhaupt inventarisiert?
Ist die grundlegende Organisation der Stammdaten soweit festgelegt, geht es darum erst einmal zu entscheiden welche Geräte inventarisiert werden sollen.
Für die meisten Organisationen macht es sehr wahrscheinlich wenig Sinn Kleinstartikel wie z.B. Arbeitsspeicher oder Kugelschreiber mit einer Inventarnummer zu versehen.
Als Maßgabe sollten die folgenden Kategorien in die Inventarisierung aufgenommen werden:
- IT-Komponenten
- Gegenstände mit Wert über 400€
- Gegenstände, die Bestandteil einer Versicherung sind
- Gegenstände, die Prüfungsfristen unterliegen (z.B. DGUV V3)
Nummernkreise / Namensschema
Den Vorschlag, den wir unseren Kunden stets an die Hand geben, ist für einzelne Hardware-Kategorien (z.B. Computer, Drucker, Switches) jeweils eigene Nummernkreise zu vergeben. Hierüber kann über dein Nummerkreis mit einem Blick unterschieden werden um welchen Gerätetype es sich handelt.
Sofern möglich sollte der Hostname eines Computers ebenfalls dessen Inventarnummer beinhalten. Um hier weitere Unterscheidungen zu ermöglichen, sollte dieser auch einem Schema erfolgen.
z.B. ESGWS7010329
An dieser Stelle schlüsseln wir wie folgt auf:
ESG (Gesellschaftskürzel) – EntekSystems GmbHWS (Typ) – Workstation7010329 – Fortlaufende Inventarnummer
Der Inventarnummerkreis für Workstations bewegt sich dabei im Bereich 7010000 – 7019999. Hier ist von Anfang an auf genug Platz für eine große Anzahl Assets zu achten. In unserem Fall ist Platz für 9.999 Workstations.
Diese Inventarnummern können in Form eines Etiketts als eindeutiges Label auf dem Gerät platziert werden. Die gängigsten Formate sind hier RFIDs und Barcodes.
Welche Punkte bei Inventarnummern noch wichtig sind, erfahren Sie auch in nachfolgendem Artikel:
Was bei Inventarnummern zu beachten ist
Automatische oder manuelle Inventarisierung
Die Entscheidung zwischen einer automatischen und manuellen Inventarisierung ist meist eine Frage der Überzeugung.
Sofern Ihre Verwaltung stark auf die Verknüpfung mit Verträgen, Kostenstellen ausgelegt ist, empfiehlt sich eine manuelle Inventarisierung. Auch wenn bereits Inventardatenbanken bestehen.
Möchten Sie hingegen einen stets aktuellen Überblick über Ihre Infrastruktur und haben bisher keine Inventardatenbank, empfiehlt sich eine automatische Inventarisierung.
Unsere Lösung Inventory360 bietet Ihnen darüber hinaus noch die Möglichkeit einen hybriden Ansatz zu verfolgen. Hierdurch können Sie die Vorzüge einer automatischen Inventarisierung mit der manuellen kombinieren.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Jährliche Inventur – Ja oder Nein?
Den tatsächlichen Bestand mit dem Soll-Bestand abzugleichen ist nie ein verkehrter Ansatz und sollte durchaus regelmäßig stattfinden.
Es gibt hier aber bessere Ansätze. Mit einem gepflegten IT Asset Management System ist Inventur ein laufender Prozess, der im Hintergrund abläuft – Stichwort: permanente Inventur
Ein kleines Beispiel: Ein Anwender kommt wegen eines Computerproblems in Ihrer IT vorbei. Hier wird für weitere Informationen zunächst die Inventarnummer abgescannt und geprüft ob alle Daten (wie z.B. Besitzer) noch aktuell sind.
Weitere integrierte Funktionen wie z.B. eine Onboarding Funktion für neue Mitarbeiter stellt sicher, dass Ihr Inventarbestand stets aktuell bleibt.
Für eine tatsächliche Jährliche Inventar sollten IT Asset Management Systeme zusätzlich die Möglichkeit einer Schnell-Erfassung bieten um den Aufwand zu reduzieren.
Alle mit an Board
Ein IT Asset Management beschränkt sich zwangsläufig nicht nur auf Ihre IT Abteilung. Je mehr Bereiche Sie mit an Board holen, desto reibungsloser laufen interne Prozesse wie z.B. die Bestellung eines Notebooks.
Über ein Berechtigungskonzept sollten Sie beispielsweise dem Einkauf lesenden Zugriff auf den Hardware und Lizenzbereich Ihrer Inventardatenbank geben.
So kann beispielsweise vor einer Bestellung der Lagerbestand gegengeprüft werden.
Verknüpfung und Verträge
Vertragsbasierte Abrechnungsmodelle befindet sich allgemein auf dem Vormarsch. Mit Ihnen entstehen aber auch einige Herausforderungen wie z.B. verpasste Vertragsverlängerungen, Subventionierungsfristen oder doppelte Bestellungen aufgrund fehlender Informationen.
Ein gutes IT Asset Management verknüpft daher auch weitere Informationen wie z.B. Verträge, Bestellungen, Lizenzen mit Ihren Hardware-Assets.
So können Sie beispielsweise einsehen, ab wann über einen Telefonvertrag ein neues Handy bezogen werden kann oder eine Softwarelizenz abläuft und ggf. Ihren Betrieb damit zum Stillstand bringt.
Customizing
Wenn wir eines innerhalb der letzten Jahre gemerkt haben dann eines:
Jedes Unternehmen ist verschieden und hat die unterschiedlichsten Anforderungen an ein Asset Management.
Wir haben mit Inventory360 daher sehr früh den Fokus auf umfangreiche Anpassungs- und Einstellungsmöglichkeiten gesetzt.
Assetkategorien brauchen selbst definierbare Felder / Attribute in all ihren Farben und Formen (Dropdown, Freitext, Checkbox, etc.).
Die Auswahl der anzuzeigenden Spalten muss für jeden Benutzer individuell einstellbar sein. Was interessiert die Finanzbuchhaltung z.B. der verbaute Prozessor eines Notebooks?
Für bestimmte Anforderungen führt auch kein Weg an einem Customizing der Anwendung vorbei. Ihr Anbieter sollte hier entsprechende Möglichkeiten und eine kompetente Beratung im Vorfeld anbieten.
Migration und Export
Nichts ist so beständig wie der Wandel.
Bei der Beschaffung einer IT Asset Management Lösung sollten Sie stets darauf achten, vom Anbieter nicht in der Lösung eingeschlossen zu werden. Es sollte zu jeder Zeit die Möglichkeit bestehen Ihre Daten wieder in einem lesbaren Format zu exportieren.
Prüfen Sie daher die folgenden Punkte:
- Bietet der Anbieter einen Migrationsassistent?
- Kann ich meine Daten in einem geordneten Format wieder exportieren?
- Bietet der Anbieter Unterstützung bei Migrationsprojekten?
- Wieviel Erfahrung hat der Anbieter mit Migrationen?
